Онлайн-семинар «Делопроизводство. Подготовка проектов документов в системе электронного документооборота (на примере СЭД CompanyMedia 3.6)»

Компания «ИнтерТраст» провела онлайн-семинар, посвященный вопросам работы с документами в СЭД CompanyMedia 3.6. В ходе семинара ведущий преподаватель Центра обучения и тестирования (компания «ИнтерТраст»), Мария Николаевна Зуева рассказала о создании в СЭД регистрационно-контрольной карточки по шаблону и без него; о согласовании документа с помощью СЭД; о выборе в системе исполнителей, получателей, подписантов документов; о создании связанного документа и о том, как связать уже созданный документ с другими; а также осветила многие другие важные вопросы работы с документами в СЭД CompanyMedia 3.6. Все эти возможности предоставляет база «Документы».

По словам Марии Зуевой, база «Документы» - это отдельно стоящая база в линейке CompanyMedia 3.6, но при этом связанная со всеми другими базами СЭД по необходимости.

Скриншот базы «Документы»

База «Документы» сделана по тому же принципу, что и база «Договоры», это вторая база которая хранит версии документов. Она позволяет при подготовке документов сохранять их версии, возвращаться к предыдущей версии и так далее. После того, как подготовка документов завершена, пройдены все этапы согласования, выбран один из вариантов договора - он автоматически перемещается в базу «Договоры», со всеми нужными листами согласования.

Кроме того в базе «Документы» системный администратор может настроить работу таким образом, что у сотрудника появляется право удалять различные папки или документы, которые ему больше не нужны. Это невозможно сделать в делопроизводческой базе. А в базе «Документы» сотрудник сам может очищать свою папку.

В базе «Документы» можно создавать любые документы из делопроизводческих баз: исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. Также существует возможность создавать универсальные документы для общего доступа, например, инструкции.
База «Документы» работает с уведомлениями, с согласованием, со справочником персон, организаций. Ей не нужен нумератор, так как в ней документы не нумеруются.

В ходе онлайн-семинара был рассмотрен пример работы с данной базой. Для образца была представлена простая база, имеющая 2 вида папок: личную и общую. Общая папка может быть открыта на общих правах доступа. Права доступа настраиваются администратором. При создании личного документа его можно сделать доступным для всех. Ссылка на него будет размещена в обеих папках, но сам документ будет один - таким образом, не увеличивается объем базы. Права могут быть настроены самым различным образом.

Пример содержания базы «Документы», включающей в себя личную и общую папки

Все документы, находящиеся в данной базе, можно обсуждать. Также есть возможность совместной подготовки документов.
В продолжение семинара Мария Зуева в качестве примера создала новый документ - накладную. И показала, как ее можно согласовывать и обсуждать. Устанавливая «галочки», можно выбрать тех людей, с которыми необходимо обсудить документ. Или можно отправить документ напрямую на согласование, без обсуждения. Автоматически он сохранится в личной папке. При необходимости его можно сохранить и в других папках. Сообщения из папки «Документы» попадают в папку «Уведомления». Далее документ можно завизировать и добавить комментарий. Отправляющий автоматически получает сообщение о согласии/несогласии того, с кем документ согласуется, а также видит его комментарий.

Выбор адресатов в базе «Документы»

При необходимости сохранить текущую версию документа нужно нажать «Сохранить». Дальше документ можно исправить и опять отправить на согласование.

В базе «Документы», в личной папке отправляющего появляется документ, который содержит сохраненную текущую версию, с пометкой «На согласование». После согласования документа к его одобренной версии прикрепляется результат согласования. На этом этапе есть возможность передать полученный материал в базу «Документы». В нее передается только последняя версия документа. Тогда как в базу «Договоры» передались бы все версии. Также существует возможность частично удалить версии документа.
После передачи документа на регистрацию делопроизводитель получают уведомление. У него есть возможность отказать в регистрации документа, если он по каким-либо причинам не соответствует требованиям.
После регистрации в карточке документа появляются регистрационные данные, содержащие его номер.
В базе «Документы» существует возможность создания документа по шаблону. В ходе онлайн семинара была продемонстрирована такая возможность.

Также Мария Зуева показала, как можно организовать совместную подготовку документа с помощью СЭД. Сначала определяется дата, до которой будет проходить совместная подготовка, затем выбирается тип обсуждения (в случае совместной подготовки удобен последовательный тип), потом назначаются участники. Принцип близок к согласованию, но отличия заключаются в том, что правки вносятся в одну версию документа. Последовательный тип обсуждения предполагает редактирование документа одним пользователем до полного внесения его замечаний, причем не обязательно за один раз и за один день, и только затем, после подтверждения пользователем окончания работы с документом, он поступает к следующему пользователю. Каждый из пользователей может вносить свои правки, передавая потом документ следующему. Затем документ возвращается к отправителю. Такой тип обсуждения востребован, например, при обсуждении цены товара.
Еще одной особенностью базы «Документы» является возможность добавления связей, причем они будут передаваться вместе с документом в основную базу.

Есть возможность прописать отношение к делу. Это можно сделать и после регистрации документа.
В базе «Документы» можно ограничить или расширить доступ к документу.

Изменение прав доступа в базе «Документы»

Дополнительно есть возможность поиска по ключевым словам, просмотра иерархии ответов.
Таким образом, база «Документы» является полно функциональной и предоставляет больше возможностей, чем обычная делопроизводческая база.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот, ИнтерТраст