Беларусь: Новые стандарты управления электронными документами

В республике Беларусь в сфере стандартизации управления документами и архивного дела происходят довольно-таки любопытные события.

Во-первых, с 1 января 2015 года отменен предстандарт СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования».

В то же время продолжают действовать стандарты:
•СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» объёмом 16 страниц. Стандарт разработан ОАО «АГАТ-СИСТЕМ», г. Минск. См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-1221-2000

Стандарт распространяется на официальные документы, выполняемые на машинных носителях, в том числе создаваемые в соответствии с требованиями унифицированных систем документации. Он устанавливает требования к порядку создания, обращения и архивного хранения официальных электронных документов, независимых от конкретных способов обмена и обработки информации.

•СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом году БелНИИДАД должен подготовить новую, пересмотренную редакцию данного стандарта.
Во-вторых, с 1 ноября 2015 года вступили в силу несколько стандартов, касающихся вопросов управления электронными документами:
•СТБ 2402-2015 «Документы электронные. Порядок хранения и использования сертификатов открытых ключей и отозванных сертификатов в качестве доказательства» объёмом 8 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2402-2015

Стандарт устанавливает требования к порядку хранения и использования сертификатов открытых ключей у поставщика услуг и отозванных сертификатов в архиве организации в качестве доказательства. Стандарт может быть применен для хранения и использования сертификатов открытых ключей и отозванных сертификатов и использования их в качестве доказательства в соответствии с политикой долговременного хранения электронных документов (ЭД).

•СТБ 2403-2015 «Документы электронные. Форматы электронных документов для офисной работы и хранения электронных документов в архиве» объёмом 12 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2403-2015

Стандарт устанавливает требования и рекомендации к структуре и составу электронных документов и рекомендации по выбору форматов электронных документов для офисной работы и хранения в архиве. Стандарт может быть применен при выборе форматов электронных документов для офисной работы и хранения в архиве.

•СТБ 2404-2015 «Документы электронные. Порядок защиты, учета, хранения и использования электронных документов в архиве» объёмом 16 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2404-2015

Стандарт устанавливает требования к порядку защиты электронных документов (ЭД) при приеме и долговременном хранении в архиве, порядку учета и использования электронных документов в архиве, а также содержит рекомендации по обеспечению сохранности и экспертизы ценности электронных документов в архиве. Стандарт может быть применен для обеспечения приема, учета, сохранности, использования и экспертизы ценности электронных документов в архиве организации.

•СТБ 2405-2015 «Документы электронные. Создание копии электронного документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения» объёмом 12 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2405-2015

Стандарт устанавливает требования к созданию копии электронного документа в форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе и порядку ее удостоверения. Стандарт может быть применен для удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

•СТБ 2406-2015 «Документы электронные. Политика долговременного хранения электронных документов в архивах» объёмом 12 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2406-2015

Стандарт устанавливает требования и рекомендации к политике долговременного хранения электронных документов (ЭД) в архивах, которая должна разрабатываться в организации с целью обеспечения достоверности и пригодности для использования электронных документов, сохраняемых в архивах, с учетом проблем технологического устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также ограниченного срока службы машинных носителей информации. Стандарт может быть применен для разработки политики долговременного хранения электронных документов в архиве организации.

•СТБ 2407-2015 «Документы электронные. Создание электронной копии документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения» объёмом 12 страниц. Стандарт разработан ООО «Лайт Вел Организейшн». См. также http://shop.belgiss.by/ru/gosudarstvennye-standarty/stb-2407-2015

Стандарт устанавливает порядок оцифровки существующего архива документов на бумажных носителях, включающий создание электронного образа документа, удостоверение электронной копии документа на бумажном носителе и передачу электронной копии документа на бумажном носителе на хранение в архив. Стандарт может быть применен для создания и удостоверения электронной копии документа на бумажном носителе в архиве организации.
Данные стандарты можно приобрести на сайте ФГУП «Стандартинформ 

Мой комментарий: Названия стандартов очень «завлекательные»! Что касается их разработчика, то компания Light Well Organization (LWO,  http://lwo.by/company ) позиционирует себя как «эффективную международную IT-компанию, поставщика разумных и элегантных решений для любых бизнес вертикалей» и, по её словам, является шестой в десятке крупнейших поставщиков программного обеспечения на белорусский рынок. Она предлагает решения для банковской и финансовой сферы (см. http://lwo.by/products/ ).

Источник: сайт Национального фонда технических нормативных правовых актов Республики Беларусь
http://www.tnpa.by/

Автор:  Наташа Храмцовская
http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_89.html

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот