“Что делать?” - размышления о переходе к электронному документообороту в органах власти.

Вадим Малых
28.09.2013 13:45:44
Теги: СЭД
В последнее время все более или менее соглашаются с мыслью, что технических проблем организации электронного документооборота сегодня практически не осталось. Возможно необходима некоторая стандартизация в вопросах формата файлов и протоколов обмена. Но в целом техническая сторона вопроса сравнительно проста и может быть достаточно быстро реализована при принятии определённых волевых решений. Однако понимания того, кто и что должен делать, по прежнему нет. Пока ведутся обсуждения именно технических вопросов, которые уже, казалось бы, проработаны так, что дальше некуда.

Что же делать, чтобы наконец начать реально переходить на электронный документооборот в органах власти и органах местного самоуправления? Кто здесь должен предпринять решительные шаги — наука, государство, бизнес? И что именно им необходимо сделать? Почему, учитывая сколько уже сделано, никакого реального движения нет?

Являясь практиком, занимающимся внедрением и развитием СЭД в гос. органах, часто задаю себе эти вопросы. И это не праздное времяпровождение или желание порассуждать о высоких материях. Каждый день вижу сколько усилий (в том числе и моих собственных) уходит «в песок». Есть желание, технические средства, понимание. Чего же не хватает?

Для начала хочется понять, как появилось классическое бумажное делопроизводство? Кто его придумал? Учёные-академики? Эксперты-чиновники? Или все сегодняшние правила делопроизводства появились постепенно, сами-собой, эволюционным путём? Я склоняюсь к последней версии. Все теории документоведения были построены позже поверх уже имеющейся структуры, которая развивалась постепенно, на основе опыта и прецедентов.

Каким образом осуществить переход на совершенно иную технологию работы? Следует ли продолжать идти по эволюционному пути? Строить электронный документооборот по имеющимся правилам традиционного делопроизводства. Сегодня мы именно этим и пытаемся заниматься. При этом, возможная эффективность от применения СЭД практически сводится на нет. Больше половины всех сложностей (по моим лично-субъективным ощущениям процентов 70-80) связаны с необходимостью соблюдения тех или иных делопроизводственных ритуалов, а также параллельным запуском бумаги, даже когда документ получен в электронном виде. Примеры можно приводить сколько угодно, кое что уже писал здесь и здесь.

И всё-таки, если не так, то кто и что должен делать? Нужна ли какая-то академическая наука — электронное документоведение? Думаю нет. Необходимо экспертное сообщество, возможно вроде того, что создано недавно при минкомсвязи. В него должны входить специалисты — информационщики, специализирующиеся на разработке и сопровождении ECM систем, специалисты по вопросам безопасности, электронной подписи, веб-сервисам и другим транспортам и протоколам передачи данных, юристы, возможно некоторые, прогрессивно настроенные документоведы и архивисты. Обязательно необходимо участие практиков — людей, участвовавших в крупных проектах внедрения СЭД. Этой группе необходимо разработать правила ведения электронного документооборота, возможно и взяв за основу бумажное делопроизводство, но исключив из него всё лишнее, заменив всё что необходимо электронными аналогами (не имею в виду глупости вроде «электронных дел»), и проведя оптимизацию всех процедур, учитывая возможности СЭД и ЕСМ систем и все требования законодательства, безопасности и так далее. На основе разработанных правил, выпустить типовые регламенты и инструкции по организации электронного документооборота и разослать их во все органы власти и местного самоуправления, взамен непонятных методических рекомендаций о «делах, которые можно или нельзя создавать в электронном виде». Сюда же необходимо включить вопросы межведомственного взаимодействия в рамках гос. услуг (запросы-ответы СМЭВ). Я знаю, что многие сегодня пытаются проводить это в рамках стандартного делопроизводства, регистрируя пришедшие запросы и направляемые ответы в СЭД наряду с другими входящими/исходящими документами, видимо опасаясь определённых проблем с законом, учитывая отсутствие какого-либо нормативного сопровождения такого обмена. Эти вещи для меня вообще находятся за рамками здравого смысла.

Далее, при внедрении СЭД в органах власти, электронный документооборот должен организовываться на основе новых регламентов и инструкций. Бумажный документооборот (а он ещё какое-то время будет параллельно присутствовать) необходимо вести по старым регламентам и инструкциям, возможно даже в других информационных (учётных) системах. Ничего плохого в этом не вижу.

Такой порядок позволит внедрять электронный документооборот изначально «правильно», а значить увидеть все его преимущества, которые сегодня сводятся на нет необходимостью соблюдения всех церемоний делопроизводства. Когда всем станет очевидно, что удобно, надёжно и так далее, а что нет, думаю, очень скоро классическое учётное делопроизводство, основанное на бумаге, отомрёт само собой. Это естественный закон - все неэффективные процессы постепенно заменяются более эффективными аналогами, сегодня никто не пользуется счётами и не считает на бумаге «в столбик». Беда в том, что электронный документооборот, организованный по законам бумажного, оказывается зачастую ещё менее эффективным, чем чисто бумажный. В этом сегодня наша главная проблема на мой взгляд.

Ключевые слова: электронный документооборот