Достаточно ли ECM-системы для управления договорами?

Алексей Сафиулин
08.05.2013 15:01:50
Казалось бы, что может быть проще работы с договорными документами. Текст договоров почти не изменен, вставил в шаблон название контрагента и его реквизиты и готово. После этого, можно прогуляться по кабинетам, повидать коллег, обсудить последние новости, а заодно согласовать и подписать документ. Дальше остается только отправить договор контрагенту – всё предельно просто и быстро!
Но на практике происходит совсем не так. Например, в одной крупной компании договорные документы хранились в общей папке на сервере. Доступ к документам был не ограничен и любой сотрудник имел возможность их изменить, переместить или вообще удалить. Такое хранение документов не гарантировало их сохранности и значительно усложнял поиск.
Согласовывали документы вручную. Представьте себе, крупные производственные площади, несколько административных корпусов. Сотруднику ответственному за договор нужно было согласовать документ сначала с одним коллегой, а затем с другим. Ему приходилось ходить по корпусам, что само по себе занимает время и отрывает от рабочего процесса. А если согласующие просили внести в документ правки приходилось возвращаться на рабочее место, редактировать текст, распечатывать и заново проходить всех согласующих. Что сказать, не эффективно, трудоемко.
Не так давно предприятие автоматизировало договорные процессы на базе ECM- и CPM-систем.
ECM-система сделала договорную работу компании более эффективной – помогла сократить сроки подготовки документа, и согласования. Найти нужный документ сейчас не составляет никакого труда, при этом сохраняется конфиденциальность информации за счет разграничения прав доступа.
Если с ECM всё удобно и просто, зачем тогда подключать к этим процесса CPM?
Тандем CPM и ECM позволяет контролировать суммы договоров на соответствие лимитам по статьям бюджетов, это происходит автоматически при занесении договора в ECM-систему. Точно также проверяется сумма выставленного контрагентом счета с суммой самого договора, что исключает переплату и несогласованное увеличение стоимости договора. Также, комплекс систем повышает эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностью и многих других процессов.

А как вы считаете, нужен ли тандем ECM- и CPM-систем для решения бизнес-задач компании?

Ключевые слова: ECM