Электронная подпись во внутреннем документообороте

Дмитрий Бацюро
23 апреля 2015

Коллеги, хочу обсудить некоторые особенности применения электронной подписи (в частности, простой электронной подписи) во внутреннем документообороте компании. Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» дает ряд определений, что считается подписанным электронным документом (ЭД), но ряд аспектов по-прежнему не до конца ясен - а именно:
- где в трактовке закона граница между разными ЭД и печатными формами, выводимыми на основании этих ЭД;
- что конкретно является актом подписания сотрудником ЭД, какое содержание этого ЭД он при этом должен видеть на экране устройства, с которого производится подписание;
- можно ли считать единым ЭД информацию, распределенную по нескольким системам, но связанную между собой, и, таким образом, считать, что подписание части этого ЭД в одной системе означает его подписание во всех системах.

Примеры:

1) В ERP-системе содержится ЭД, допустим, "Поставка в магазин". На основании этого ЭД выводится печатная форма - "ТОРГ-13" - которая и подписывается. Но в системе такого самостоятельного ЭД как "ТОРГ-13" нет - печатная форма создается при ее выводе налету по информации из ЭД "Поставка в магазин".
ВОПРОС: Если пользователь электронно подписал ЭД "Поставка в магазин", то считается ли при этом, что он электронно подписал документ "ТОРГ-13"? То есть, например, правомерно ли декларировать, что у нас оригиналы ТОРГ-13 подписываются в электронном виде и хранятся в системе, распечатывать форму ТОРГ-13, в подвале которой указывать: "Подписано электронно, Пупкин Василий Иванович", хотя Пупкин В.И. на самом деле электронно подписывал ЭД "Поставка в магазин", а вовсе не форму "ТОРГ-13"?

2) Допустим, архитектура ИС включает в себя ERP в офисе и WMS на складе. В офисе создали ЭД "Поставка в магазин". Автоматически в WMS ушла команда собрать товар, в ней появился документ "Груз для магазина", однозначно связанный с документом "Поставка в магазин" в ERP (по номеру поставки). На складе комплектовщик собрал товар. Когда приехала машина за этим товаром, то комплектовщик ПРР загрузил в нее этот груз (причем на этом этапе он знает только его номер и в какую машину загрузить, состав груза он не видит, да он его и не интересует - все коробки уже все равно упакованы, в них не заглянешь), в WMS отметил, что груз загружен - то есть, фактически, подписал простой ЭП документ "Груз для магазина". Можно ли автоматически считать при этом и ЭД "Поставка в магазин" в ERP подписанным - ведь эти документы однозначно связаны друг с другом?

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики:

Ключевые слова: ЭЦП

Дайджест Разработка резидентов «Сколково» ускорит подписание документов на 70%

Другие новости Directum Awards 2024 — проекты с заботой о людях идут в авангарде цифровизации Сайт «Память народа» пополнился миллионами новых документов и записей о солдатах и офицерах, воевавших на фронтах Великой Отечественной войны В «Цитрос ЮЗ ЭДО» появились новые функциональные возможности по работе с МЧД и ЭТрН Разработка резидентов «Сколково» ускорит подписание документов на 70% SL Soft (ГК Softline) интегрировал систему управления персоналом «БОСС» с сервисом КЭДО для Группы Ренессанс страхование