Электронный документооборот: чего не стоит делать
21.06.2010
Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти. После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными. Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.
Вот пример:
Стоимость проекта: $500 000
Срок внедрения: 6 месяцев.
Окупаемость проекта 2 года.
Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.
На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается. А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота.
Вот основные из них:
Физическое освобождение места.
Уменьшение затрат на копирование.
Уменьшение затрат на доставку информации.
Уменьшение трудовых ресурсов.
Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
Повышение производительности труда
Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний.
Ключевые слова: автоматизация документооборота, СЭД, финансирование