Родимые пятна практики МЭДО

Иван Агапов
09.09.2013 17:10:18
Теги: межкорпоративный ЭДО, СЭД
Вовсю готовлюсь к выступлению на RECS 2013, где попробую суммировать весь опыт, накопленный в ходе перевода предприятий на межкорпоративный электронный документооборот (МЭДО). В этом посте хочется немного порассуждать о том, что легло в основу доклада (кстати, я выступлю в секции «Юридически значимый документооборот, электронная подпись, безопасность»).

Как и в любой другой области автоматизации, у всех компаний-пользователей МЭДО существуют общие паттерны задач. Я попробовал их соединить в один пост в виде таких коротких заметок. Итак, пусть они будут называться «родимые пятна МЭДО», поскольку это даже не проблемы, а некие рудименты МЭДО. Сейчас все поймете.

1. Зачем нужны «пилоты».

Пилотные внедрения пришли следом за большими корпоративными информационными системами. Для больших проектов, со сложными интеграционными решениями пилотный проект нужен, но в большинстве других случаев, для небольших и средних компаний, проект представляет собой подключение к веб-клиенту сервиса. И все. Вы же не подключаетесь к оператору связи, чтобы попробовать поговорить по телефону в тестовом режиме? Тем не менее, сейчас клиенты достаточно часто подключаются к оператору ЭДО с целью просто «попробовать» в тестовом режиме обмен ЭД с ЭП со своими контрагентами, но не имеет смысла таким образом что-то пробовать, так как решение такой задачи часто очень далеко находится от практического использования МЭДО и не всегда оправдано тратить на это время.

2. МЭДО – не СЭД.

Еще один нюанс: сервис МЭДО О не может заменить собой СЭД. Вопрос о том, как внутри компании хранить и использовать документы, переданные через оператора, почему-то у многих возникает не сразу. Операторы ЭДО могут закрыть ряд существенных задач по хранению электронных документов, но все же главная их задача – транспорт. Это не СЭД, где управление доступом и документами весьма обширное. Конечно, этот вопрос будет закрыт с развитием линейки услуг операторов, в которую уже активно включается электронный архив, но пока возможности ограничены. Или, как вариант, можно сейчас рассматривать какие-то комплексные бизнес-решения по автоматизации всех процессов, связанных с первичкой.

3. Внутренние процессы.

Самое интересное: может ли компания перейти на МЭДО без использования внутренней СЭД. Я скажу: можно. Но в некоторых процессах все равно неизбежны изменения. Я говорю не только про использование ЭП и интеграцию с КИС, но про изменение процессов обработки документов. Изменения ждут и тех, кто уже использует СЭД . И речь тоже не просто про интеграцию, а про изменение сути документа. Ведь раньше в СЭД, как правило, заносились электронные версии документов, а теперь работа пойдет с самими оригиналами, уже подписанными контрагентами. Возникают вопросы: как теперь организовать обработку, согласование, как и чем подписывать и т.п.

4. Подключение контрагентов.

МЭДО – как социальная сеть, в которую никто не пойдет, если там не будет друзей. Какое бы решение компания ни приняла, нужно его довести и до партнеров. Поэтому в проект перехода на межкорпоративный обмен надо всегда включать этап работы с контрагентами. А работа с контрагентами – это уже тонкая материя, со своими нюансами и фишками. Например, операторы ЭДО могут предложить множество вариантов и различных схем подключения.

И это, на мой взгляд, только некоторые из распространенных «родимых пятен». Но подробности – уже при личной встрече на саммите RECS 2013:)

Ключевые слова: межведомственный электронный документооборот