СЭД в России. Время мобильных решений

Мобильность сегодня — важнейшая тенденция не только в обществе, но и в отрасли СЭД/ECM-систем. Первоначально все мобильные устройства предполагались как мультимедийные, и лишь позднее пришло понимание, что они могут использоваться и при оптимизации рабочих бизнес-процессов. Ведь большинство сотрудников всех уровней сейчас хотят иметь возможность работать не только со стационарными ПК, но и на мобильных устройствах независимо от своего местоположения и времени суток. Такой подход — неотъемлемый элемент делового стиля нашего времени. Мобильными решениями все чаще начинают пользоваться и рядовые сотрудники. Напомним, что электронный документооборот начал зарождаться 20 лет назад, когда общее количество мобильных устройств составляло всего 100 млн. на несколько миллиардов человек. Сегодня насчитывается 10 млрд. смартфонов и планшетов, поэтому возникновение потребности клиентов в мобильных решениях СЭД было лишь вопросом времени.

В России популярность мобильных решений сейчас уже перестала быть данью «мобильной моде», это необходимость, продиктованная временем и высокой конкуренцией на рынке. Потенциал развития этого сегмента поистине огромен. Уже практически все крупные игроки рынка СЭД выпускают мобильные приложения для своих систем. Однако первопроходцем оказалась компания «Электронные офисные системы» (СЭД), первой выпустившая на рынок решение для работы на любых мобильных устройствах. На сегодняшний день ЭОС предлагает самый большой портфель приложений на рынке России для работы с СЭД/ECM-системами «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib , а также накопила значительный экспертный опыт в области автоматизации работы с мобильных устройств, обеспечения безопасности данных и использования ЭП.

Работа приложений, выпущенных компанией ЭОС, направлена на возможность быстрого получения всей необходимой информации в удобном виде, позволяя сотрудникам фокусироваться на проблемах и задачах, которые необходимо решить. ЭОС предлагает своим клиентам широкую линейку приложений для полноценной работы в корпоративных информационных системах при помощи мобильных устройств с ОС Windows, Android и iOS.

Для операционной системы iOS компании Apple ЭОС выпустила приложение iEOS, обеспечивающее взаимодействие пользователей с системами электронного документооборота при помощи планшета iPad. Возможности решения позволяют осуществлять практически любые действия с электронными документами: создавать текстовые и графические аннотации, получать и пересылать документы, контролировать исполнение поручений, выносить резолюции, выбирать исполнителей, рассматривать и подписывать документами, создавать инициативные поручения.

Реализация решения электронной подписи в приложении iEOS включает в себя ридер и Smart-карту (разработка компании «Алладин Р.Д.»), на которой хранится криптографический ключ и сертификат. Таким образом ЭЦП в iOS формирует усиленную квалифицированную подписью, т. е. обеспечивается юридически значимый электронный документооборот. При этом комплект Smart-карты и ридера не привязан к версии iOS — его можно использовать на всех версиях iPad и одновременно для полнофункциональной СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib. Smart-карта имеет также ряд других преимуществ. Например, она может служить и в качестве электронного пропуска с визуальной идентификацией сотрудника и допуском в помещение, и для строгой аутентификации пользователя в корпоративной среде. Кроме того, она может содержать в себе платёжное приложение. Всё зависит только от специфики компании.

Однако Apple сегодня уже не является единственным производителем планшетов, одного из самых популярных мобильных устройств. Обладатели мобильных устройств на базе ОС Windows также могут воспользоваться решениями компании ЭОС «АРМ Руководителя RT» (Windows 8) и «АРМ Руководителя» (Windows 7, 8), предоставляющими доступ сотрудникам различного уровня к электронным документам и информации. Приложения включают в себя пять режимов работы: рассмотрение, согласование и подписание документов, создание инициативных поручений и работа с отчетами. Также в функционал «АРМ Руководителя» встроена возможность редактирования документов с помощью приложений Microsoft Office.

За безопасность в решениях «АРМ Руководителя» и «АРМ Руководителя RT» отвечает специализированное решение ЭОС — система криптографического обеспечения «КАРМА», которая позволяет работать практически с любыми видами криптопровайдеров.

Особую важность развития мобильных приложений обсуждали ещё на ежегодной конференции «Осенний документооборот 2013», состоявшейся в октябре прошлого года. В частности, представители компании отметили, что мобильные решения выводят на абсолютно новый уровень работу с электронной подписью и соответственно степень защищенности при работе с электронными документами. Юрий Назаров, заместитель генерального директора компании ЭОС, уточнил, что появление среди пользователей СЭД руководителей высшего звена влечет за собой и изменения в требованиях к контенту, содержащемуся в системе. Этой категории пользователей очень важно иметь для работы мобильные решения. Особенно актуальной тема мобильных решений стала на прошедшей в мае конференции «Весенний документооборот» для партнеров компании, которых насчитывается около 260 в России и СНГ. В рамках мероприятия был организован круглый стол, в ходе которого участники обсудили вопрос развития мобильных приложений.

Если говорить о внедрении мобильных приложений, наиболее интересны следующие сценарии.

Наверное, каждый из нас не раз задумывался о том, что намного приятнее работать на природе, чем сидеть в душном офисе. Особенно летом, когда до отпуска ещё далеко, душа просит солнца и отдыха. Удивительно, но один из клиентов ЭОС, использующий СЭД «ДЕЛО», практически осуществил мечту миллионов.

Этот заказчик является владельцем и управляющим небольшой фермы по производству мясопродуктов, расположенной в Московской области. Практически каждый день он должен был объезжать свои владения, контролируя работу сотрудников. Раньше приходилось записывать все важные события в тетрадь или постоянно держать связь с помощницей, которая фиксировала все поручения. Сейчас же благодаря использованию мобильного приложения iEOS он раздаёт поручения своим сотрудникам, следит за их своевременным выполнением и вовремя знакомится с отчётами.

А вот второй пример. Не секрет, что представители государственных органов люди публичные. Специфика их деятельности такова, что они много времени находятся вне офиса, на различных мероприятиях, конференциях, совещаниях. Именно в таких условиях использование мобильных приложений позволяет руководителям не прерывать рабочий процесс. Типичный случай: глава администрации, выступил с речью на открытии конгресса и вынужден сидеть до перерыва перед аудиторией в несколько сотен человек. После выступления был задан ряд вопросов, для ответа на один из которых ему потребовалось уточнить некоторую информацию. Понятно, что в таком случае не идёт речи ни о каких звонках или переговорах, хотя необходимость ответить на данный вопрос, да и, кстати, продолжать рабочий процесс никуда не пропадала. В таких ситуациях приложение iEOS является незаменимым помощником для любого руководителя: решение позволяет работать с документами, согласовывать или давать поручения и следить за их исполнением. К тому же формирование своего имиджа успешного и прогрессивного руководителя сегодня не на последнем месте. В свою очередь, глава администрации предложил отложить этот вопрос на оставшееся время перед перерывом и перейти к выступлению следующего спикера. Сам он, воспользовавшись приложением iEOS, дал поручение помощнику срочно подготовить для него отчет о состоянии дел по заданному вопросу. Получив отчет и ознакомившись с ним, глава администрации смог не только ответить на вопрос, но и дать поручения соответствующим лицам о принятии мер по разрешению ситуации, выяснившейся после ознакомления с отчетом. Таким образом, он смог не только дать ответ на заданный ему ранее вопрос, но и обратил внимание аудитории на то, что меры по решению поднятой проблемы уже приняты.

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС