Всеохватывающая автоматизация на городском уровне: в Администрации г. Стрежевой "в связке" работают
Эти задачки были решены методом модернизации официального веб-сайта органов местного самоуправления городка, также через интеграцию установленных в организации систем электрического документооборота "ДЕЛО" и eDocLib с освеженным веб-сайтом.
СЭД "ДЕЛО" и работа с воззваниями людей
Система электрического документооборота "ДЕЛО" в Администрации ГО Стрежевой была внедрена еще в 2003 году. К концу 2012 года в "ДЕЛЕ" велась регистрация входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов.
Средствами СЭД были автоматизированы контроль выполнения поручений и работа с воззваниями людей. В системе работали Управление делами Администрации ГО, Финансовое управление, приемная, также руководители – 1-ый заместитель и заместитель Мэра городка.
СЭД "ДЕЛО" обхватило весь цикл работ с воззваниями людей. Все поступающие в Администрацию воззвания и документы по их рассмотрению были разбиты на несколько регистрационных категорий: "Заявления", "Поручения по рассмотрению воззваний", "Жалобы", "Воззвания людей", "Личный прием Мэра городка" и "Ответы на воззвания людей".
Совместно с тем, в этой стройной системе работы с воззваниями не хватало принципиальной составляющей – Интернет-приемной на официальном веб-сайте. Популярность таковой формы взаимодействия людей с властью в последние годы резко возросла: больше воззваний в органы власти (от Президента Рф до сельсовета) приходит конкретно по таким каналам.
От потребностей – к проекту
Конкретно потребность сделать Интернет-приемную стала одной из обстоятельств принятия решения о модернизации официального веб-сайта.
Приняв решение о масштабной переделке веб-сайта, Администрация Стрежевого задумалась об автоматизации процесса заполнения ресурса информацией. В блоке, неотклонимом для размещения в Вебе, наибольший объем – это нормативные правовые акты.
Процесс правотворчества (разработка проектов правовых актов и их согласование) в Администрации Стрежевого был реализован в системе eDocLib. Публиковать документы на веб-сайте по мере их принятия было может быть исключительно в виде перечня. В данном случае отыскать на веб-сайте животрепещущие документы (с учетом последних конфигураций) заинтересованному жителю городка было очень трудно. Процесс добивался оптимизации и внедрения современных технических решений.
Сформулировав общие пожелания по проекту, Администрация Стрежевого в конце 2012 года обратилась к компании "КС-Консалтинг", которая в конечном итоге и выполнила весь комплекс работ.
Модернизация веб-сайта и интеграция с "ДЕЛОМ" и eDocLib
На первом шаге проекта спецы "КС-Консалтинг" в удаленном режиме вместе с работниками муниципалитета обусловься с списком функций, которые должны были решать модернизированный веб-сайт и встроенные с ним системы.
Заавтоматизировать публикацию нормативных актов было решено через интеграцию eDocLib с официальным веб-сайтом. База документов, сделанная таким макаром, должна была позволять выслеживать историю конфигураций в документах и их текущий статус. Также требовалось организовать поиск посреди размещенных правовых актов для наружных гостей веб-сайта.
Проект начался с модернизации веб-сайта. В качестве системы управления веб-сайтом (CMS) была выбрана joomla, версия 2.5. Наряду с разработкой нового веб-сайта спецы "КС-Консалтинг" вели адаптацию собственного модуля интеграции СЭД "ДЕЛО" с интернет-приемной и модуля публикации документов из eDocLib.
Для обеспечения публикации документов из eDocLib была использована испытанная схема обмена пакетами по e-mail. Был сотворен особый тип документа – "Публикация". Во избежание вероятных ошибок автоматический процесс публикации нуждается на конечной стадии в людском участии. Сформированные в eDocLib карточки "Публикации" попадают к оператору, который инспектирует и корректирует короткое описание публикуемого документа, по мере надобности – укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и т.п.
Модернизированный веб-сайт с интеграционными модулями был сдан заказчику в декабре 2012 года. В течение первого квартала 2013 года выполнялось его заполнение контентом. После чего новенькая редакция веб-сайта, встроенная с СЭД "ДЕЛО" и eDocLib, стала доступна в сети Веб.
В 2013 году работа по модернизации веб-сайта была продолжена – а именно, разработана версия для слабовидящих. Тестируются несколько новых функций Интернет-приемной: возможность прикрепить к воззванию файлы документов, также выбора гражданином метода получения ответа на воззвания – почтой и/либо в электрическом виде на e-mail.
В последующих планах заказчика – расширение функционала встроенных систем (а именно, поисковых способностей). Думают спецы Администрации и о продолжении интеграции систем – высказаны пожелания о способности выгрузки данных из СЭД "ДЕЛО" в eDocLib.
Ключевые слова: электронный документооборот