«Ни один наш сотрудник не представляет свою работу без СЭД «ДЕЛО», - заместитель главы городского округа «город Якутск», руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска Георгий Михайлов
СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» - одна из важнейших составляющих информационной инфраструктуры Окружной администрации города Якутска. Внедрение СЭД осуществлялось с 2012 года по 2014 год и в настоящее время полностью завершено. На сегодняшний день в системе задействовано 71 структурное подразделение Окружной администрации и 493 пользователя. В общей сложности заказчиком приобретена 591 лицензий продукта, что полностью удовлетворяет потребность в оснащении рабочих мест автоматизированной СЭД. Решение позволило не только упорядочить документооборот, но и наладить межведомственное электронное взаимодействие с исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия) – участниками МЭД Республики Саха (Якутия), использующими технологию «Сервер Электронного Взаимодействия» компании ЭОС. На сегодняшний день таких организаций насчитывается 61. Интегратором проекта выступила компания «Инфосистемы». Об этом рассказывает заместитель главы городского округа «город Якутск» - руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска Георгий Михайлов.
- Уважаемый Георгий Николаевич, расскажите, пожалуйста, об истории автоматизации деятельности Окружной администрации города Якутска.
- Работа по автоматизации Окружной администрации программно-целевым методом началась с принятия муниципальной программы «Электронный Якутск» в 2011 году. С 2013 года действует муниципальная программа «Развитие информационного общества на территории ГО «город Якутск», в рамках которого реализуются мероприятия по созданию инфраструктуры информатизации, внедрению электронного взаимодействия между различными ведомствами, а также организации предоставления услуг в электронном виде.
Заместитель главы городского округа «город Якутск» - руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска Георгий Михайлов
- На каком этапе началась автоматизация документооборота? Какие были предпосылки?
- В 2003 году была внедрена система «БОСС-референт», которая действовала до 2012 года. С 1 января 2013 года мы перешли на новую систему СЭД «Дело» в связи с тем, что функционал системы СЭД «Дело» больше соответствует нашим потребностям.
- Каким образом были выбраны СЭД и интегратор? Почему внедрение доверили компании «Инфосистемы»?
- СЭД «Дело» позволяет осуществлять управление документооборотом в виде поручений, служебных записок, создавать проекты документов, вести электронный архив и контроль над поручениями, организовывать защиту информации. Также важную роль сыграл тот факт, что СЭД «Дело» постоянно развивается, дополняется различными опциями, в том числе с использованием электронных подписей, имеет возможности организации межведомственного электронного документооборота и интеграции с другими системами.
А компания «Инфосистемы», на момент принятия решения, имела уже более чем 12-летний опыт работы на рынке систем электронного документооборота и крепкую деловую репутацию в сфере информационных технологий республики. Именно поэтому выбор пал на «Инфосистемы».
Специалисты компаний «ЭОС» и «Инфосистемы»
- Какую роль в проекте играют специалисты компании «Инфосистемы» и ИТ-специалисты Окружной администрации?
- При внедрении, а также в эксплуатации СЭД «Дело», сотрудники ООО «Инфосистемы» предоставили качественные консалтинговые услуги, обучили наше руководство, сотрудников и администраторов системы работе в СЭД «Дело». А сейчас консультирование и обучение новых сотрудников ведут уже специалисты Окружной администрации.
- Какие стадии прошел проект? Какие структуры, рабочие места охватывает система в настоящее время?
- Внедрение системы «Дело» осуществлялось в течение трех лет: с 2012 года по 2014 год.
Первый контракт был заключен в декабре 2012 года. На первом этапе были закуплены лицензии программного обеспечения СЭД «Дело» на 200 рабочих мест. В последующие этапы их количество расширялось, и на сегодняшний день в системе задействовано 71 структурное подразделение Окружной администрации и 493 пользователя.
На данный момент, в Окружной администрации, в общей сложности, имеется 591 лицензия программного обеспечения СЭД «Дело», что полностью удовлетворяет потребность в оснащении рабочих мест автоматизированной системой электронного документооборота.
- Какие особенные достижения при реализации проекта по внедрению СЭД специалистами компании «Инфосистемы» Вы бы отметили? Что оказалось самым сложным, какие интересные решения были найдены?
- Внедрение СЭД позволило, в первую очередь, упорядочить документооборот. Ранее, до внедрения СЭД «Дело», поступало очень много жалоб от населения, что документы в мэрии теряются. Сейчас жалоб о потере документов нет.
Во-вторых, СЭД позволило не только автоматизировать документооборот, но и наладить межведомственное электронное взаимодействие с исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия) – участниками МЭД Республики Саха (Якутия), использующими технологию «Сервер Электронного Взаимодействия» компании «Электронные офисные системы». На сегодняшний день таких организаций насчитывается 61.
Самым сложным, как и везде при внедрении новой системы, было заставить самих сотрудников начать работать в этой системе. В этом, конечно, основным движущим фактором является административный ресурс, но немаловажное значение имеет скоординированность действий с внедряющей компанией. Так, при внедрении СЭД «Дело» в Окружной администрации специалисты компании «Инфосистемы» именно в этих целях работали напрямую с конечными пользователями, сотрудниками мэрии, от самого начала и до конца. Это и явилось залогом успешного внедрения и запуска системы в эксплуатацию. А теперь ни один наш сотрудник не представляет уже свою работу без системы «Дело».
- Какие работы ведутся в СЭД в настоящее время? Какие задачи Окружной администрации удалось решить с помощью внедрения СЭД?
- В настоящее время внедрение СЭД полностью осуществлено. Планируется заключение муниципального контракта с ООО «Инфосистемы» на техническое обслуживание. То есть будет вестись работа по устранению неполадок, если таковые будут возникать.
С помощью СЭД «Дело» значительно ускорилась работа с документами и поручениями. Раньше документы подписывались, регистрировались секретарями и далее, в бумажном виде, направлялись адресатам, это занимало длительное время. Сейчас каждый специалист может самостоятельно зарегистрировать письмо в системе и направить электронную копию документа адресату. Адресаты получают письма в системе мгновенно. И документы больше не проходят длительный этап согласования, переходя из кабинета в кабинет.
Ввод резолюций, отчеты об исполнении – все это отображается в системе оперативно и быстро. Таким образом, начальник структурного подразделения всегда в курсе о ходе исполнения поручений своими подчиненными. Для этого ему достаточно открыть письмо в системе «Дело» и ознакомиться с отчетом исполнителя.
- Как Вы оцениваете работу специалистов компании «Инфосистемы»?
- С компанией «Инфосистемы» мы работаем уже третий год. За этот период они проявили себя только с положительной стороны. Сотрудниками компании осуществлено внедрение системы с самого начального этапа и было проведено обучение всех пользователей системы «Дело».
- Насколько эффективен стал контроль исполнения поручений и пунктов локальных нормативных актов с внедрением СЭД?
- Контроль исполнения поручений с введением СЭД значительно усилился, поскольку система позволяет отслеживать исполнение поручений, автоматически формируя сводку об исполнении на каждого работника. В данной сводке отображаются все пункты и поручения, по которым не введен отчет об исполнении и у которых истекает срок. Этим у нас централизованно занимается Отдел текущего контроля Окружной администрации, который выполняет мониторинг своевременности исполнения пунктов нормативных актов и протокольных поручений вышестоящих органов, главы и заместителей главы города, формирует сводку об исполнении и справки-напоминания и доводит их до сотрудников для своевременного отчета об исполнении.
Также, при вводе резолюции, любое должностное лицо может самостоятельно назначить контролера, который будет отслеживать исполнение поручения внутри их структурных подразделений.
- Как с внедрением СЭД изменился процесс согласования проектов документов с удаленными подразделениями?
- Согласование локальных нормативных актов стало происходить быстрее. Они проходят согласование в ряде заинтересованных структурных подразделений, и этих подразделений может насчитываться от 6 и выше. Раньше они направлялись в бумажном виде – сначала поступали на рассмотрение в один кабинет, потом, после проставления визы, в другой, и так далее. Это занимало довольно большой период времени, учитывая, что визирующими лицами могут быть работники разных структурных подразделений, которые могут находиться не только в разных кабинетах, но и в разных концах города. С помощью СЭД «Дело» проекты документов направляются на согласование мгновенно. Ознакомление с документом может производиться не только поочередно, но и всеми визирующими лицами сразу, в один день. Таким образом, процесс согласования и подписания документа стал занимать гораздо меньше времени.
Удаленные подразделения, такие как администрации пригородов, имеют доступ к веб-версии системы. Им также доступны функции отправки и получения документов и проектов документов.
- Каким образом автоматизированы процессы по работе с гражданами?
- Взаимодействие с гражданами в электронном виде в части подачи заявлений, выдачи документов, информации к муниципальным услугам, предоставляемым Окружной администрацией города Якутска, организованы на федеральном портале www.gosuslugi.ru и на региональном портале www.e-yakutia.ru. Организована возможность электронного взаимодействия с гражданами по различным вопросам города и через портал www.oneclickyakutsk,ru.
- В какой степени и на каких участках сейчас продолжается использование бумажного документооборота? Каковы планы по отказу от бумаги?
- Так как Окружная администрация города Якутска имеет широкую сеть территориально-распределенных структурных подразделений, на данном этапе текущий уровень развития нашей инфраструктуры информатизации не позволяет полностью отказаться от бумажного документооборота. Кроме того, необходимо учесть опыт других городов России, проработать вопрос возможности реализации такого проекта.
- Используются ли мобильные рабочие места в СЭД, если да, то какими чиновниками? Какие это решения? Если нет, то ожидаются ли такие проекты?
- В настоящее время еще не используются, но при выходе новой версии СЭД «Дело» планируем использовать по всему спектру возможностей СЭД, начиная от визирования документов до контроля.
- В какой стадии находится внедрение технологий для работы с электронной подписью?
- В начальной стадии.
- Дайте, пожалуйста, Вашу оценку необходимости, своевременности, важности таких проектов.
- Считаем, что использование электронной подписи необходимо для обеспечения юридической значимости действий в межведомственном электронном взаимодействии.
- Расскажите, пожалуйста, подробнее о городском портале «OneclickYakutsk» (http://www.oneclickyakutsk.ru/). Сколько чиновников и горожан пользуются ресурсом?
- Городской портал OneclickYakutsk – простой и удобный инструмент для прямого взаимодействия граждан, чиновников, общественных организаций и муниципальных служб. Он создан для улучшения города, создания и реализации новых идей, контроля эффективности инфраструктурных изменений в Якутске с помощью современных технологий и использования принципов краудсорсинга.
Любую проблему можно зафиксировать камерой телефона или фотоаппаратом, описать и отправить на сайт. Она будет передана для решения ответственной организации. Есть возможность решения проблем самостоятельно, объединившись с друзьями или соседями или позвав на помощь волонтеров.
В 2014 году были запущены все сервисы портала. Сейчас их насчитывается восемь. Каждый из них является отдельным инструментом, помогающим горожанам сделать жизнь более комфортной.
2653 запросов горожан поступило в течение 2014 года на сервис «Мониторинг проблем». Из них решены 2175, что составляет 81,9%, 361 запросов (13,6%) находятся в работе, 117 (4,4%) без ответа. На портале зарегистрированы свыше 3 тысяч пользователей, около 1000 посещений в день.
- Какие еще новые информационные технологии для муниципальных услуг используются в Окружной администрации города Якутска?
- Внедрена и эксплуатируется информационная система земельно-имущественных отношений и градостроительной деятельности, внедряется информационная система в сфере реализации бюджетно-финансовой политики.
- Расскажите, пожалуйста, о ближайших планах в части автоматизации процессов документооборота и взаимодействия с гражданами в Якутске. Продолжится ли в дальнейшем сотрудничество с компаниями «Электронные офисные системы», с ООО «Инфосистемы»?
- В планах использование в СЭД «Дело» мобильных приложений для руководства, а также обеспечение юридически значимого взаимодействия с различными ведомствами через СЭД «Дело» с использованием электронной подписи. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с нашим партнёром – компанией «Инфосистемы» и, пользуясь случаем, желаем ей дальнейшего процветания!
Благодарим за уделенное время и желаем успехов!
Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция, Маркетинг