200 подразделений Центра ГАУ «МФЦ Иркутской области» работают в единой системе электронного документооборота

Центр ГАУ «МФЦ ИО» до старта проекта работал с бумажными документами «в ручном режиме», отсутствовали регламентирующие документы по документообороту. В связи с активным развитием сети филиалов Центра понадобилась разработка и внедрение СЭД, для того чтобы сделать эти процессы прозрачными, удобными и легко контролируемыми. Специалистами компании-интегратора RKIT (г. Иркутск) были разработаны соответствующие регламенты, процедуры управления документами стали прозрачными и эффективными, а для руководства учреждения был обеспечен удобный контроль процессов. К 2019 году количество подключенных подразделений МФЦ выросло с 16 до 200, в СЭД работают директора и их заместители, сотрудники дирекции и начальники отделов по обслуживанию заявителей.

ГАУ «МФЦ Иркутской области» даёт гражданам возможность физическим и юридическим лицам получать государственные и муниципальные услуги по принципу «одного окна». Процессы учреждения формализованы, а предоставление каждой услуги предваряет многоступенчатое согласование документов. В 2014 году в связи с активным развитием сети филиалов началась разработка и внедрение СЭД.

Важным требованием к системе автоматизации была её масштабируемость для дальнейшего подключения новых территориально-распределенных подразделений. ГАУ «МФЦ ИО» уже сейчас включает 200 подразделений по Иркутской области, в том числе в районах крайнего севера с коммуникацией по спутниковой связи. По итогам оценки предложений поставщиков СЭД было принято решение выбрать компанию RKIT –  ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе.

По итогам проведённой работы полностью автоматизирована обработка входящих и исходящих писем, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки), согласование проектов документов и поддержка библиотеки типовых документов. Ведется работа с личными поручениями: и сотрудникам, и руководителям удобно контролировать в системе исполнение задач.

Главное удобство – в повышении оперативности работы с документами, простоте соблюдения регламентов, появлении электронного архива. Система настроена с учётом всех регламентов и организационной структуры МФЦ.  Дополнительно реализовано параллельное согласование документов. Сегодня в Docsvision ежегодно регистрируется более 4000 входящих/исходящих писем, свыше 10000 служебных писем и договоров.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision, ДоксВижн