5 причин внедрить электронный архив технической документации

Любой организации приходится ежедневно обмениваться большим количеством документов с поставщиками, клиентами, банками и другими структурами. И если небольшая торговая фирма часто обходится преимущественно бухгалтерской и финансовой документацией, то на производственном предприятии ведется масштабный технический документооборот. Внедрение архива технической документации в электронном виде оптимизирует работу организации, экономит время персонала и защищает проектные документы.

Что представляет собой техническая и проектная документация

Под технической документацией понимают базу комплектов документов, используемых при проектировании, строительстве или изготовлении, а также последующей эксплуатации зданий и сооружений, техники, программного обеспечения, а также любой другой продукции. Выделяют следующие группы технических документов:

• Конструкторские, проектно-технические, проектно-сметные: чертежи, пояснительные записки, ТУ, нормы, регламенты, спецификации, связанные с проектировочными работами, сметы.

• Технологические: любые документы, в соответствии с которыми осуществляются производство и эксплуатация описываемого объекта.

Помимо этого, к технической документации относят программные документы, описывающие и регулирующие работу программного обеспечения для промышленного оборудования, вычислительной техники и других технических средств.

Проще говоря, техническая документация – это комплекс правил, регулирующих все стадии изготовления и использования продукции предприятия. При этом, понятия «техническая» и «проектная» не тождественны. Технический архив – более общее и объемное понятие, кроме проектных, сюда входят также многочисленные рабочие документы, описывающие все этапы технологии производства.

Архив технических документов на предприятии выполняет сразу несколько важных функций:

• регламентирует все этапы производственного цикла, от выбора сырья и материалов до утилизации, 

• используется при взаимодействии с деловыми партнерами, поставщиками, покупателями, представителями проверяющих госорганов,

• применяется для обязательной оценки соответствия качества выпускаемой продукции,

• формирует базу проектного опыта для возможного переиспользования. 

Введение электронного архива

Все больше организаций переводят технический документооборот в цифровой формат. Причины очевидны. На обработку сотен бумажных документов ежедневно уходит большое количество времени. Особенно остро такой вопрос стоит перед крупными предприятиями, которые часто вынуждены содержать штат сотрудников для работы с базами документов. Как показала практика, единственным выходом в такой ситуации становится внедрение архива технической документации предприятия в электронном виде. И если в прошлом электронный архив часто считался своеобразной «энциклопедией», то сегодня это экосистема, интегрируясь в которую можно успешно работать с любыми техническими и проектными документами как по отдельности, так и совместно.

В качестве примера - программный продукт «Логика: ТЕХДОК», разработанный компанией «Логика бизнеса». Решение предназначено для компаний и производственных предприятий с любым объемом технического, технологического и проектно-технического документооборота. Благодаря «Логике: ТЕХДОК» организация может в краткие сроки выстроить простую и эффективную централизованную систему для сбора, регистрации, учета и хранения практически неограниченного количества документов в электронном формате. Возможности удаленного доступа позволяют работать с документами сотрудникам структурных подразделений с территориальной распределенностью.

Рассмотрим 5 основных причин, по которым предприятию есть смысл внедрить электронный архив технической документации.

Автоматизация контроля комплектности пакетов проектно-технической документации

В пакет технологической и проектной документации входят десятки, а иногда и сотни разных бумаг: от концепции, смет и калькуляций до пояснительных записок и инструкций для готовой продукции. Приведем в качестве примера ориентировочный состав разделов проектной документации строительной компании:

1. Пояснительная записка.
2. Планировка земельного участка, отведенного под строительство объекта.
3. Архитектурные решения.
4. Объемно-планировочные, конструктивные решения.
5. Данные о сетях инженерных коммуникаций.
6. Проект организации строительства.
7. Проект демонтажа капитальных сооружений на участке.
8. Мероприятия по защите окружающей среды и минимизации влияния на экосистему.
9. Меры пожарной безопасности.
10. Доступность объекта для людей с ограниченными физическими возможностями.
11. Энергоэффективность. Учет и использование энергоресурсов.
12. Сметный раздел.
13. Другие материалы, имеющие отношение к проекту.

Среднестатистический проект строительной организации включает большое количество разделов. В каждый из таких разделов входят десятки документов, которые нужно систематизировать, хранить и учитывать. В случае с традиционными бумажными архивами обеспечить полную комплектность пакетов удается далеко не всегда. А электронный архив технической документации (например, «Логика: ТЕХДОК») справляется с такой задачей на отлично.

Формирование базы знаний по типовым проектам и проектным решениям

Внедрение архива технической документации в цифровом виде позволяет создать уникальную для предприятия базу знаний, которая пополняется с каждым реализованным проектом. Это упрощает ведение последующих проектов, а также помогает избежать типовых ошибок. Изучая факты, закономерности и проблемы, возникшие в ходе работы, организация получает возможность существенно сэкономить время, ресурсы и трудозатраты при реализации аналогичных проектов в будущем.

Вся проектная информация консолидируется в централизованной цифровой базе, и ей может легко воспользоваться каждый сотрудник, обладающий правами доступа. Это позволяет совершенствовать работу предприятия с каждым реализованным проектом, а электронный формат базы знаний обеспечивает комфортную работу и высокий уровень безопасности.

Снижение времени на поиск информации

Еще один аргумент в пользу электронного архива – высокая скорость взаимодействия с любой документацией. Если на поиски нужной спецификации или инструкции в бумажном виде уйдет до нескольких часов и даже дней (учитывая то, что для получения бумаг из архива придется создать запрос в соответствующем отделе), то в случае с электронным архивом речь идет о нескольких минутах. При этом сотрудники предприятия получают возможность осуществлять быстрый поиск по разным параметрам: номенклатурам, разделам, отдельным поисковым запросам и другим. Внедрение программного решения оптимизирует работу с документами, сокращая время на поиск нужной информации: сотрудники получают возможность выполнять сложный перекрестный поиск по заданным параметрам с любого устройства (при наличии доступа), затрачивая на такие операции всего несколько минут.

Минимизация рисков безвозвратной утери

Случается так, что организация по каким-либо причинам теряет ценные документы или техническую информацию. Пожар на предприятии, затопление, неосторожное обращение, неправильная транспортировка – лишь некоторые ситуации, которые могут повлечь физическое уничтожение бумаг. Внедрение электронного архива – способ, позволяющий предотвратить критические последствия перечисленных проблем. Информация хранится в едином защищенном пространстве с настраиваемыми правами доступа. Для обеспечения сохранности данных обязательно выполняется резервное копирование. Максимальную безопасность электронному архиву технической документации обеспечивают такие инструменты, как версионность, разграничение прав доступа, встроенные средства репликации/защиты. При этом резервное копирование электронных документов занимает несравнимо меньше времени, чем тотальное копирование бумажного архива.

Минимизация обращений в бумажный архив

Внедрив цифровую базу документов, предприятие снижает частоту обращения за оригиналами, что экономит время сотрудников и минимизирует риск порчи бумажных носителей. Частое обращение за документами сокращает срок их «жизни», поскольку бумага имеет свойство истираться и изнашиваться. Электронным копиям не страшны подобные проблемы: сотруднику достаточно получить доступ к централизованной цифровой базе, задать нужные поисковые параметры и работать с информацией в виртуальном формате. Другими словами, электронные технические документы практически вечны, и это еще один аргумент в пользу внедрения цифрового архива.

Разумеется, это далеко не все возможности электронных архивов технической документации. Например, «Логика: ТЕХДОК», в числе других встроенных инструментов, имеет функции каталогизации и многоуровневого связывания документов, разграничение прав доступа по различным параметрам, автоматизированный учет поступлений новой документации. Внедрение продукта «Логика: ТЕХДОК» увеличивает объемы и темпы работы с технической документацией, сокращая число задействованных сотрудников.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Логика Бизнеса, Логика ECM, автоматизация архива