Страхование жизни без бумаг: Страховая компания Everia Life перевела документооборот на платформу TESSA

В компании Everia Life завершен масштабный проект по переходу на новую систему электронного документооборота. Внедрение платформы Tessa позволило полностью отказаться от устаревшего решения, автоматизировать ключевые бизнес-процессы и сократить время согласования документов на 30%. Интегратором проекта выступила компания Интрадокс - сертифицированный партнер компании Синтеллект, вендора Tessa.

Потребность в замене системы возникла как естественный этап развития компании и ее бизнес-процессов. Предыдущая система успешно выполняла свои задачи в течение длительного времени, однако со временем требования бизнеса существенно изменились: выросла сложность маршрутов согласования, повысились ожидания к прозрачности процессов, удобству пользователей, скорости изменений и интеграции с другими корпоративными системами.

Старая система уже не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития. Многие изменения требовали дополнительных доработок, часть операций оставалась ручной, а пользователям хотелось более удобного и современного интерфейса.

- Поэтому было принято решение перейти на новую систему электронного документооборота. Для нас это было не просто техническое обновление, а шаг к повышению зрелости документооборота и бизнес-процессов. Новая система должна обеспечить более гибкую настройку процессов, удобный и современный интерфейс, прозрачность на всех этапах согласования, лучшую интеграцию с ИТ-ландшафтом компании и возможность масштабирования на будущие задачи, - Анна Воловикова, Руководитель проекта Эверия Лайф.

- Внедрение платформы TESSA позволило Эверия Лайф не просто сменить систему электронного документооборота, а взглянуть на процессы делопроизводства сквозь призму новых технологических возможностей и добиться большей эффективности сложившихся годами процедур. За 1,5 года команды «Эверия Лайф» и интегратор «ИНТРАДОКС» создали комплексное решение, которое охватывает все ключевые направления работы с документами — от входящей корреспонденции до оформления командировок и нормативных актов. Проект стал примером того, как при грамотном выборе платформы и тесном взаимодействии с интегратором можно за разумный срок вывести документооборот крупной страховой компании на принципиально новый уровень, - Вячеслав Буздин, Директор ДИТ Эверия Лайф

Для нас этот проект - хороший пример того, как замена устаревших решений и совершенствование внутренних процессов напрямую влияет на эффективность бизнеса. Важно, что созданное решение не только дало измеримый результат сегодня, но и сформировало основу для дальнейшего развития и автоматизации бизнес-процессов компании на многие годы вперед. Мы рады, что у нас сложилось общее видение с командой «Эверия Лайф», это позволило совместно находить наиболее оптимальные решения и быстро их реализовывать. - Томас Викулин, Директор по развитию проектов Интрадокс

Проект внедрения системы документооборота стал важным шагом в повышении прозрачности и управляемости внутренних процессов. Было важно не просто автоматизировать работу с документами, а сделать ее удобнее, понятнее и предсказуемее.

Система охватывает 6 бизнес-блоков:

• Входящие документы – загрузка реестров из удаленных филиалов, автоматическое распределение задач
• Исходящие документы – загрузка реестров из удаленных филиалов, полный цикл подготовки и отправки корреспонденции.
• Служебные записки – конструктор маршрутов, интеграция с порталом агентской сети и Service Desk
• ОРД/ВНД (организационно-распорядительные и внутренние нормативные документы) – конструктор маршрутов, подписание листов ознакомления электронной подписью, процесс актуализации документов
• Договоры – конструктор маршрутов, предпросмотр маршрута, 3 типа договорных документов, договоры ГПХ
• Командировки – конструктор маршрутов и шаблоны ключевых документов: заявка на командировку, отчет по командировке, авансовый отчет, заявление на удержание суточных

Новая СЭД успешно связана с 4-я внутренними системами:

• Active Directory – синхронизирована нестандартная организационная структура компании
• 1С – подтягиваются данные о контрагентах, сотрудниках и подразделениях
• Портал документов агентской сети – обеспечено взаимодействие с порталом агентской сети
• Service Desk – реализована двусторонняя интеграция: из Tessa автоматически создаются заявки в Service Desk, а оттуда поступает ответ об исполнении

Внедрение проходило поэтапно. Каждый новый модуль последовательно проходил стадии аналитики, настройки и разработки, затем тестовой и, наконец, промышленной эксплуатации. Примечательно, что разработка следующих модулей велась параллельно с завершающими этапами предыдущих. В итоге новый функциональный блок вводился в промышленную эксплуатацию примерно каждые 3 месяца.

Общая продолжительность проекта составила 1,5 года, с сентября 2024 по февраль 2026. Первичный запуск в работу: Январь 2025

Результаты:

• на 30% ускорено согласование документов
• на 80% ускорена загрузка реестров документов
• 300 000 документов обработано за первый год эксплуатации

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД, электронный документооборот, бизнес-процессы, СЭД TESSA