Администрация Магнитогорска обеспечила мобильную работу руководства города в СЭД

Администрация города Магнитогорска использует систему электронного документооборота (СЭД) на базе российской платформы Docsvision с 2018 года для обеспечения мобильности при работе с документами в электронном виде. Отказ от бумажных экземпляров позволил существенно сократить временные затраты до нескольких секунд, а также ускорить принятие решений при ежедневном потоке порядка 500 документов.

Администрация города Магнитогорска оказывает государственные и муниципальные услуги бизнесу и гражданам, участвует в реализации национальных проектов, формирует комфортную городскую среду и осуществляет муниципальный контроль. Насчитывая порядка 1000 штатных сотрудников, Администрация включает более 250 подведомственных муниципальных предприятий, учреждений и хозяйствующих субъектов, территориально находящихся в разных зданиях.

Основной проект внедрения системы электронного документооборота был реализован в 2018 году: в начале года была установлена система на базе платформы Docsvision 5.4. Настроен внутренний юридически значимый электронный документооборот с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП), в том числе согласование проектов нормативно-правовых актов и исходящих писем за подписью главы и заместителей главы города. Для всех документов настроен вывод на печать с отображением штампов ЭП. К системе, в том числе, были подключены 16 подведомственных муниципальных предприятий и хозяйствующих субъектов.

Руководящему составу Администрации необходимо было обеспечить мобильность при работе в системе, поэтому был реализован дополнительный проект. Обеспечена работа не только со стационарных рабочих мест, но и с мобильных устройств. Настроен удобный адаптированный интерфейс с возможностью применения квалифицированной ЭП. Обеспечена мобильность работы всего руководящего состава администрации города в СЭД: время утверждения резолюций подписания и согласования документов сократилось до нескольких секунд. Сократилось количество просроченных заданий.

Дополнительно были внедрены две подсистемы для автоматизации процессов. Подсистема «Дорожные карты» контролирует исполнение планов мероприятий и инициатив за подписью Главы города, формирует отчётность по исполнению. Подсистема «Обращения граждан» помогает вести учёт обращений граждан в Администрацию и упрощает процесс подготовки ответов на них. В начале 2019 года система была доработана в части формирования отчётности по обращениям, импорта данных на портал ССТУ.РФ.
В результате внедрения СЭД в Администрации города Магнитогорска сократилось время согласования документов, усилился контроль за исполнением поручений в электронном виде, документооборот стал прозрачным. Ускорилось взаимодействие с подведомственными организациями и хозяйствующими субъектами, снизились затраты на бумагу и обслуживание оргтехники.

Проект был реализован сертифицированным Gold-партнёром Docsvision в Екатеринбурге – компанией «Парадок» в рамках муниципального контракта, заключенного по итогам проведения электронного аукциона в соответствии с Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 №44-ФЗ.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Docsvision, ДоксВижн