АО «РКЦ «Прогресс» развивает и масштабирует функциональность своей СЭД с новой версией платформы Docsvision

Специалисты АО «Ракетно-Космического центра «Прогресс» поэтапно расширяют возможности работы с документами в СЭД в связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5.

АО «РКЦ «Прогресс» работает в СЭД уже более 8 лет. Система охватывает целый ряд внутренних процессов по работе с договорами, служебными записками, распоряжениями и другой документацией.

Одним из проектов 2019 года, реализованным в СЭД, стал процесс работы с входящими письмами, о котором мы расскажем чуть подробнее. 

Регистрация входящих писем 

Регистрация входящих писем – один из базовых процессов делопроизводства – был реализован ещё в 2011 году, но не было предусмотрено масштабирование на все подразделения предприятия. Письма с резолюцией Генерального директора выгружались на внутренний информационный портал АО «РКЦ «Прогресс», дополнительно в подразделение передавалась бумажная копия письма. В связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5 было принято решение доработать процесс и включить в него все подразделения предприятия (около 300). 

На предприятие ежедневно поступает 300-350 писем различными способами доставки (электронная почта, факс, СЭДО «Роскосмоса», с нарочным).

Письма, поступившие на официальный почтовый электронный адрес, факс автоматически сохраняются в виде регистрационных карточек в СЭД, далее сотрудник канцелярии заполняет оставшиеся атрибуты письма. После наложения резолюции Генеральным директором, исполнителям по его поручению рассылаются задания в СЭД, письма публикуются на внутренний информационный портал (на базе Microsoft SharePoint), автоматически формируются журналы регистрации в виде отчетов, реализованные с использованием SQL Server Reporting Services. 

В результате:

Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД.

Docsvision интегрирована с внутренним порталом на базе Microsoft SharePoint 2016, с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников, с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций.

Сегодня в СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек (из них чуть меньше половины публикуются на внутреннем портале с резолюцией Генерального директора или его первых заместителей). 

Следующий процесс, подлежащий реализации – работа с исходящими письмами. 

Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»:
«За 8 лет работы через СЭД прошли десятки тысяч документов, заданий и бизнес-процессов. Активное развитие началось примерно с 2015 года, когда у нас появилась собственная команда специалистов по этому направлению. Система обеспечивает работу 1000 одновременно работающих пользователей, 7500 уникальных пользователей. Сегодня мы продолжаем внедрять новые процессы, планомерно реализуя возможности, которые предлагают новые версии платформы Docsvision: повышение скорости работы, оптимизации существующих функций и интерфейса».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, Docsvision