АО «РКЦ «Прогресс» развивает и масштабирует функциональность своей СЭД с новой версией платформы Docsvision12.08.2019
Специалисты АО «Ракетно-Космического центра «Прогресс» поэтапно расширяют возможности работы с документами в СЭД в связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5. АО «РКЦ «Прогресс» работает в СЭД уже более 8 лет. Система охватывает целый ряд внутренних процессов по работе с договорами, служебными записками, распоряжениями и другой документацией. Одним из проектов 2019 года, реализованным в СЭД, стал процесс работы с входящими письмами, о котором мы расскажем чуть подробнее. Регистрация входящих писемРегистрация входящих писем – один из базовых процессов делопроизводства – был реализован ещё в 2011 году, но не было предусмотрено масштабирование на все подразделения предприятия. Письма с резолюцией Генерального директора выгружались на внутренний информационный портал АО «РКЦ «Прогресс», дополнительно в подразделение передавалась бумажная копия письма. В связи с переходом на новую версию платформы Docsvision 5 было принято решение доработать процесс и включить в него все подразделения предприятия (около 300). На предприятие ежедневно поступает 300-350 писем различными способами доставки (электронная почта, факс, СЭДО «Роскосмоса», с нарочным). Письма, поступившие на официальный почтовый электронный адрес, факс автоматически сохраняются в виде регистрационных карточек в СЭД, далее сотрудник канцелярии заполняет оставшиеся атрибуты письма. После наложения резолюции Генеральным директором, исполнителям по его поручению рассылаются задания в СЭД, письма публикуются на внутренний информационный портал (на базе Microsoft SharePoint), автоматически формируются журналы регистрации в виде отчетов, реализованные с использованием SQL Server Reporting Services. В результате:Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД. Docsvision интегрирована с внутренним порталом на базе Microsoft SharePoint 2016, с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников, с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций. Сегодня в СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек (из них чуть меньше половины публикуются на внутреннем портале с резолюцией Генерального директора или его первых заместителей). Следующий процесс, подлежащий реализации – работа с исходящими письмами. Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»: Тематики: Интеграция Ключевые слова: СЭД, Docsvision
|