Аппарат Совета депутатов муниципального округа Якиманка г. Москвы автоматизировал работу с документами

Постоянный рост объема обрабатываемых документов, а также желание главы муниципального округа сделать более прозрачной обработку обращений граждан подтолкнули к внедрению системы электронного документооборота.

Из представленных на рынке систем был сделан выбор на СЭД «Этлас», так как помимо наличия стандартных механизмов обработки документов, в данной системе представлен модуль по работе с обращением граждан, который соответствует требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных».

Основными предъявляемыми требованиями к внедряемой системы были:

• Возможность автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов.
• Наличие генератора отчетов, с помощью которого, можно самостоятельно строить отчеты по различным информационным срезам.
• Автоматизировать прием обращений граждан с корпоративной электронной почты
• Соответствие системы требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных»
• Возможность работы системы из любой точки страны.

В ходе реализации проекта по настройке и внедрению системы специалисты компании «Этлас-Софт»:

• Сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к сегментам архива документов.
• Произвели настройку карточек для всех типов документов.
• Произвели реструктуризацию справочника контрагентов.
• Настроили маршруты для следующих бизнес-процессов:
  o Согласование входящего договора
  o Обработка входящего документа
  o Согласование исходящего договора
  o Обработка исходящего документа
  o Обработка внутреннего документа

• Сформировали ключевые отчеты:
  o «Реестр исходящих документов».
  o «Реестр входящих документов».
  o «Реестр обращений».
  o «Реестр договоров».
  o «Реестр платежей».
  o «Отчет депутатов».
  o «Отчет главы».
  o Отчет исполнительной дисциплины.

• Настроили прием обращений граждан с сайта через корпоративную электронную почту с дальнейшей автоматической обработкой, в соответствии с установленными регламентами.

В результате внедрения системы электронного документооборота Аппарат Совета депутатов полностью автоматизировал регистрацию и обработку всех ключевых типов документов, повысил исполнительную дисциплину за счет прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан, обеспечив при этом сохранность персональных данных заявителей в соответствии с со 152-м ФЗ.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Этлас-Софт