«Архив технической документации» на платформе Docsvision: решение для автоматизации полного цикла сопровождения документов

«Архив технической документации» - готовое решение, разработанное на платформе Docsvision нашим крупнейшим партнёром Digital Design для автоматизации полного цикла работы с документами технического архива.

Специфику работы с технической документацией специалисты компании-разработчика досконально изучили в ходе реализации проектов по созданию электронных архивов крупных производственных и конструкторских предприятий, в том числе ОПК.  

Нюансы работы с технической документацией

Любой крупной компании приходится иметь дело с множеством документов, но работа с технической документацией имеет ярко выраженную специфику: 

1. Объёмы. В крупных компаниях накапливаются миллионы технических документов, с которыми ежедневно работают инженерные и производственные службы: проектная, сметная, нормативная, эксплуатационная и прочая техническая документация. Это огромные массивы бумажных документов, сотни типов и размеров (документы, схемы, чертежи), в разном состоянии (новые и совсем ветхие) и количестве экземпляров (дубли или, напротив, утерянные). 
2. Зачастую остро стоит задача их категоризации и поддержки в актуальном состоянии. Когда работа ведется на бумаге – документы расползаются по разным службам и цехам, прямо в них вносятся изменения, что приводит к дальнейшим расхождениям при сверках и отправках.
3. От архива требуется обеспечить не просто хранилище и удобный доступ, но и поддержку всего цикла сопровождения документации. Процессы документооборота отчасти диктуются спецификой самой организации, а отчасти – внешними требованиями и контрольными органами. 
4. В большинстве случаев такие организации являются географически распределенными: управление в одном месте, техническая служба - в другом, служба эксплуатации - в третьем, нужно обеспечить оперативность и удобство в части обмена документами. 

Способ решения обозначенных сложностей - создание электронного архива

Готове решение позволяет создать электронный архив и в разы повысить эффективность работы по обработке документов. 

Проект включает в себя 4 ключевых этапа. Самый важный - систематизация документов, после чего идёт настройка информационной системы, ретроконверсия физического архива (самый длительный этап) и собственно дальнейшая оперативная эксплуатация архива. 

Для занесения в архив документы сканируются, распознаются (с применением технологии ABBYY FlexiCapture), верифицируются и передаются в систему.

Что получает компания в результате внедрения электронного архива техдокументации

1. Единый архив всех технических документов предприятия, упорядоченных по видам и категориям, 
2. возможность хранения в системе в электронном виде файлов любых видов и размеров, 
3. надежное и безопасное хранение документов, доступ в зависимости от роли и прав сотрудника, 
4. механизмы ведения версий и инструменты поиска документов, 
5. предоставление доступа к документам сотрудникам архива и инженерным службам через различные интерфейсы – Windows-клиент, web-клиент и мобильные приложения,
6. возможность интеграции архива с другими IT-системами предприятия. 

Эффективность работы повышается за счёт того, что устраняются потери и дублирование документов, автоматизируются процессы внесения изменений в документы архива в соответствии с регламентами компании. 

Удобный доступ к актуальным версиям документов оценят и инженеры в ежедневной работе, и архивариусы, и руководство компании, снизив временные и финансовые издержки, порой связанные с отсутствием актуальных версий в нужный момент. 

Видеопрезентация

Специалисты Digital Design провели вебинар, на котором подробно рассказали о своём решении, его возможностях, показали на примерах все этапы реализации архива, не обойдя стороной даже тонкости сканирования.

Как показала практика - процесс довольно непростой, а сканирование ветхих документов – это и вовсе отдельная задача, требующая высокой квалификации сотрудников и хорошего технического оснащения. Впрочем, коллеги делятся всем, что для этого необходимо: перечнем оборудования, помещений, необходимого персонала и даже выверенным на практике списком мелочей, вплоть до йода, пластыря и кистей для очистки сканера. 

Об управлении корпоративной информацией 

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»:

«Мы всегда разрабатывали Docsvision не как СЭД, а как платформу для управления корпоративной информацией, к которой, конечно, относится и различная техническая документация. Поэтому мы очень рады, что наши партнеры предлагаю своим клиентам и такие решения на базе платформы Docsvision»

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Docsvision, Digital Design , автоматизация архива, ДоксВижн