Автоматизация документооборота в строительстве: внедряем архив проектно-сметной документации

В этой статье мы рассмотрим тему создания электронного архива проектно-сметной документации на базе СЭД в строительных компаниях. Именно с этим видом документов строительные организации работают на всех этапах проекта. Перед тем как приступить к возведению объекта, компания разрабатывает, согласовывает и проводит экспертизу проектно-сметной документации. Это может длиться целые месяцы. Кроме того, все документы по проекту требуют учета и хранения, согласно федеральному закону «Об архивном деле в РФ». Но как быть с большим объем документации? Только один проект может сопровождаться сотнями документов. В таком случае сотрудникам становится проблематично найти нужные бумаги, не говоря о том, что риск потери документов возрастает. Организовать удобное управление документами можно двумя способами:

1. Создать электронный архив в виде библиотечной системы - когда бумажные документы хранятся в помещении, а в информационной системе отображается на какой именно полке находится документ;
2. Внедрить корпоративную систему электронного документооборота, которая позволит оптимизировать не только поиск документов, но и процессы учета и согласования, гарантируя при этом сохранность данных.

Мы расскажем подробнее о возможностях СЭД для строительной отрасли.

Электронный архив ПСД на базе СЭД

СЭД позволяет организовать не только единое хранилище электронных версий бумажных документов, но и предоставляет инструменты для совместной работы и быстрого доступа к данным, разграничивая при этом права доступа пользователей. Например, если сотруднику нужно найти статью затрат по проекту среди тысячи документов, то ему нужно лишь ввести в систему определенные атрибуты документа. Если компания крупная и имеет множество проектов строительства, то при выборе СЭД стоит обратить внимание на производительность системы при больших объемах данных. На базе СЭД WSS Docs можно создавать 10 000 документов в день и 3,5 млн в год. Кроме того, компании самостоятельно настраивать маршруты согласования документов.

Возможности решения «WSS Docs архив ПСД»

• Перевод проектной документации в электронный вид для удобства работы с ней;
• Структурирование документации и быстрый поиск по атрибутам;
• Защита информации за счет настройки доступа к документам;
• Подготовка комплектов проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов

WSS Docs поддерживает работу со следующими типами документов ПСД:

• Проекты
• Объекты
• Договор
• Календарный план
• Инвестиционная программа
• Статья затрат
• Внешнее ТЗ
• Внутреннее ТЗ
• Комплект
• Проектно-конструкторская документация
• Извещение о выполненной работе
• Смета
• Разрешение на внесение изменений
• Исходящая накладная
• Входящая накладная

Благодаря интеграции WSS Docs и Microsoft Project Server можно связать управление проектами и управление проектно-сметной документацией. Для этого нужно при создании карточки документа в WSS Docs выбрать задачу графика проекта в MS Project. Тогда в Project web access сохранится ссылка на данный документ и связь будет установлена.

Для строительства даже малого объекта обычно формируется большой перечень сопроводительной документации. А если проект крупный, то сроки его выполнения могут растягиваться на месяцы и годы. За время реализации проекта сотрудникам приходится часто обращаться к документам, поэтому к ним должен быть обеспечен быстрый и удобный доступ. Система WSS Docs предусматривает возможность отображения в карточке проекта сразу всех документов по данному проекту: комплекты, чертежи, сметы, ТЗ, извещения о выполненной работе, входящие и исходящие накладные, а также документы ОРД, связанные с данным проектом (входящие и исходящие письма, протоколы совещаний, договоры, приказы и прочие).

Стоит отметить, что СЭД имеет еще дополнительную функцию построения отчетов благодаря системе SQL Reporting Services. С помощью данного решения можно формировать любые отчёты по организационно-распорядительным документам и проектно-сметной документации.

Бизнес-выгоды внедрения архива ПСД очевидны – три главных эффекта:

• Благодаря структурированному архиву сотрудники самостоятельно могут осуществлять поиск документации в архиве за счет унифицированной структуры всех проектов, что в итоге сокращает временные издержки

• Соблюдаются сроки согласования и утверждения документации, что позволяет избежать штрафов со стороны заказчиков

• Улучшается исполнительская дисциплина за счет прозрачности процессов согласования

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация, электронный документооборот, WSS-Consulting, Электронные архивы