Автоматизация учёта в музее-усадьбе А. Т. Болотова
31 марта 2017 г. команда «СофтЭксперт» успешно внедрила программные продукты «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в музее-усадьбе А. Т. Болотова «Дворяниново».
Об учреждении
Расположенное в Заокском районе Тульской области родовое имение основоположника русской агрономической науки Андрея Тимофеевича Болотова обрело статус музея в 1988 году. В настоящее время учреждение активно занимается просветительской деятельностью: проводит выставки, конференции, конкурсы. При музее функционируют научная библиотека и кружок эстетического воспитания учащихся местной школы.
На территории туристического объекта работают сувенирная лавка, кафе, игротека. Все эти объекты оказывают платные услуги гостям музея-усадьбы. В среднем учреждение принимает по 18 000 посетителей в год.
На сегодняшний день в копилке учреждения — победа в престижном конкурсе «Меняющийся музей в меняющемся мире».
Цели и задачи проекта
Стремясь и дальше идти в ногу со временем, руководство музея-усадьбы «Дворяниново» приняло решение модернизировать системы бухгалтерского и кадрового учёта. Учреждению необходим был инструмент эффективного контроля и управления финансовыми средствами, позволяющий корректно и оперативно формировать всю регламентированную отчётность и отправлять её в контролирующие органы по электронным каналам.
Выбор программного обеспечения
В качестве решения для автоматизации учёта была выбрана связка современных программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Помимо функциональных преимуществ перед ранее использовавшимся в учреждении ПО «Парус», учитывался и тот факт, что «1С:БГУ» и «1С:ЗКГУ» бесшовно интегрируются между собой, что позволяет выгружать проводки и прочие документы из одной системы в другую и исключает необходимость вести двойной учёт.
Выбор партнёра по внедрению
За помощью в комплексной автоматизации учёта руководство учреждения культуры обратилось к крупнейшему системному интегратору Тульского региона — ГК «СофтЭксперт». Компания с 1999 года занимается внедрением программных продуктов «1С», имеет статус «Центра компетенций по бюджетному учёту» и обладает колоссальным опытом в деле автоматизации бухгалтерии и кадровых служб.
Этапы реализации проекта
В ходе реализации проекта автоматизации бухгалтерского и кадрового учёта в музее-усадьбе А. Т. Болотова сотрудниками отдела сопровождения бюджетных учреждений «СофтЭксперт» были выполнены следующие работы:
- Удалённое (через интернет) обследование базы учреждения с целью оценки объёмов данных, подлежащих переносу в «1С».
- Перенос данных* из программного продукта «Парус» в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения». В частности, была выгружена информация по основным средствам, материалам и остаткам по забалансовому счёту 21.
- Выверка перенесённых данных, исправление ошибок автоматической миграции.
- Установка программных продуктов** «1С:ЗКГУ» и «1С:БГУ» на рабочие компьютеры сотрудников.
- Ввод первоначальных настроек, настройка видов расчётов.
- Обучение сотрудников со стороны заказчика работе в новых программных продуктах на местах.
- Бесплатное решение возникающих в ходе эксплуатации ПО вопросов в рамках информационно-технического сопровождения по договору «1С:ИТС ПРОФ».
** Услуги установки, настройки и обучения оказаны специалистом бюджетного отдела Надеждой Мошечкиной.
Ключевые итоги проекта
Переход с «Паруса» на «1С:Бухгалтерию» позволил:
- вести учёт в рамках действующего законодательства РФ;
- оперативно отслеживать текущие изменения методологии учёта;
- снизить трудоёмкость учёта и исключить счётные ошибки;
- оперативно получать доступ к бухгалтерским данным за любой временной период;
- повысить достоверность, прозрачность и качество учёта;
- повысить скорость формирования и достоверность бухгалтерской отчётности;
- оперативно получать информацию в разрезе источников финансирования, целевых программ;
- повысить эффективность управления затратами, не допускать принятия обязательств свыше установленных лимитов, сметных, плановых назначений;
- наладить эффективный контроль над денежными средствами и материальными ценностями; состоянием счётов с физическими и юрлицами; дебиторской и кредиторской задолженностью; соблюдением финансовой дисциплины; исполнением смет и планов финансово-хозяйственной деятельности.
В свою очередь автоматизация кадрового учёта и расчёта заработной платы с помощью решения «1С:ЗКГУ» позволила добиться следующих результатов:
- возможность онлайн-отправки отчётов в контролирующие органы напрямую из программы «1С» (за счёт подключения сервиса «1С-Отчётность»);
- автоматическое формирование регламентированной отчётности в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренними стандартами учреждения;
- возможность использования широкого перечня типовых настраиваемых отчётов с последующим их редактированием, сохранением в самых ходовых форматах и выводом на печать;
- повышение удобства и скорости расчёта з/п (возможность вести единовременный расчёт отпускных и зарплаты, а также матпомощи и единовременных выплат; синхронный расчёт начислений, НДФЛ и страховых взносов в документе начисления заработной платы).
Таким образом, отслеживать поступления и расходы денежных средств, рассчитывать и начислять з/п для 38 сотрудников и отчитываться перед вышестоящими инстанциями с программными продуктами «1С» музею-усадьбе А. Т. Болотова стало намного проще.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: автоматизация