Благотворительный фонд Елены и Геннадия Тимченко управляет ходом проектов в системе Docsvision
Крупнейший семейный благотворительный фонд в России, Фонд Тимченко, повышая эффективность работы, успешно реализовал стратегическую задачу автоматизации документооборота и ряда внутренних процессов в системе Docsvision. Решение настроено компанией-интегратором «Смарт-Докс». Сегодня контроль над реализацией проектов Фонда полностью происходит в системе.
Деятельность Фонда нацелена на системное решение социальных проблем в России и направлена на помощь семье и детям, поддержку активного долголетия, развитие непрофессионального детского спорта и развитие регионов России средствами культуры. В основе работы Фонда – долгосрочные партнерские отношения и личная ответственность учредителей – супругов Тимченко, которые занимаются благотворительностью уже более 20 лет.
Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты компании «Смарт-Докс» – партнёра «ДоксВижн» – представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы.
На первом этапе проекта автоматизации необходимо было перевести в единую электронную систему всю документацию, сопровождающую планирование и реализацию проектов Фонда, сократить время согласований документов и обеспечить удобство управления поручениями. Проект был полностью завершён за 3 месяца. На основе встроенного приложения «Управление документами» Docsvision произведена уникальная разработка для автоматизации процессов проектного планирования, настроена интеграция с Microsoft Project и ProjectLibre для максимального удобства работы пользователей, добавлены специальные процессы мониторинга хода выполнения проектов и выданных поручений.
Сегодня все проекты Фонда заведены в систему, и решение полностью обеспечивает управление их реализацией: руководство получает полную картину по работе Фонда, а сотрудники четко планируют занятость.
На втором этапе проекта были автоматизированы процессы договорного и финансового документооборота на базе готового решения компании «Смарт-Докс». Это структурировало и ускорило согласование и подписание договоров. Автоматизация процесса оплаты счетов формирует графики платежей, отслеживает бюджетные ограничения и формирует расходную часть бюджета Фонда.
Благодаря автоматизации и структурированию процессов, которые ранее выполнялись вручную, Фонд смог сократить прямые финансовые издержки по этим направлениям.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision