Цифровая трансформация позволила Группе компаний AGC перейти на новый уровень управления задачами и работой с документами

Сотрудники нескольких подразделений группы компаний AGC – от производственных площадок до головного офиса – перешли к работе с документами в электронном виде, в системе, настроенной на российской платформе Docsvision.

Внедрение позволило пересмотреть внутренние процессы, облегчить и ускорить работу, минимизировать риск ошибок при работе с документами, среди которых приказы, служебные записки, путевые листы и авансовые отчеты. Кроме того, появился эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины, что немаловажно для компаний такого уровня, как AGC. К системе подключены 1200 человек. 

Группа компаний AGC – это два уникальных производственных комплекса. Предприятие производит стекло с энергосберегающими и ударопрочными характеристиками, интерьерное и автомобильное стекло. Компании, активно развивающей бизнес, был необходим инструмент для отслеживания стадий исполнения заданий, контроля их выполнения и сокращения временных затрат сотрудников – к примеру, на поиск документов. Кроме того, требовалась единая электронная база, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы.

Партнером проекта по внедрению такой системы выступила компания Smart-Docs, предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.  

Проект был реализован в 2019 году. В электронный вид были переведены приказы на командировки, путевые листы и авансовые отчеты, приказы на представительские расходы, служебные записки, автоматизирован блок работы с доверенностями. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Дистрибьюционная сеть складов автомобильного стекла компании AGC организована во всех крупных городах Российской Федерации, что определило начало внедрения платформы именно с территориально-отдаленных локаций дивизиона автомобильного стекла AGC в России. Сотрудники, которые направляли по электронной почте скан-копии документов для централизованной обработки, быстро освоили новую систему. 

Внедрение системы позволило отказаться от обработки в бумажном виде более чем 10 типов документов, создать электронный архив документов, высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов, и сократить расходы на приобретение бумаги. Процесс согласования и учёта документов стал более удобным, прозрачным и контролируемым. Операции со структурированными карточками документов в системе выполняются легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы. Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, сейчас инициируются в СЭД самими сотрудниками. Задача Объединенного сервисного центра теперь сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.
Настроен также потоковый ввод сканов бумажных документов (с помощью сканера Fujitsu fi-6230z) в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива.

В настоящее время в рамках повышения эффективности процессов специалистами компании Smart-Docs ведется интеграция Docsvision с внешними системами, в частности:

• «1С:Зарплата и управление персоналом» -  для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учета рабочего времени;
• с учетной системой SAP ERP - с целью автоматизации проводок бухгалтерских записей по авансовым отчетам;
• с платформой поставщика полного спектра услуг в сфере организации деловых поездок -  для загрузки в СЭД Docsvision документов, связанных с поездками в командировку сотрудников, тем самым исключая ручную обработку информации по билетам, бронированию места проживания и т.п.;
• с сервисом «Контур. Фокус» - для автоматизации поиска, оценки благонадежности и создания контрагентов в системах Группы компаний AGC.

Кроме того, специалисты компании Smart-Docs в первом квартале 2020 года внедрили в Группе компаний AGC функциональность по регистрации и дальнейшей обработке входящей и исходящей корреспонденции, а также по автоматизации работы с такими внутренними документами компании, как заявки на выдачу ЭЦП сотрудникам, заявки на выпуск корпоративных карт и другими видами заявок.

Руководитель Объединенного сервисного центра AGC Russia Лазарев А.А.:

«Docsvision – инструмент повышения эффективности и прозрачности процессов внутреннего документооборота Группы компаний AGC, основанный на их стандартизации с одновременным переводом данных процессов в электронный формат»

Генеральный директор компании Smart-Docs Далматский Д.А.:

«Функциональность на платформе Docsvision, разработанная экспертами Smart-Docs в рамках проекта внедрения, выполненного в Группе компаний AGC - подтверждение как масштабируемости платформы Docsvision (в системе работает более 1000 пользователей), так и возможности перевода в электронный вид большинства бизнес-процессов компании любой отрасли, независимо от численности штата сотрудников и территориальной структуры» 

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Docsvision, ДоксВижн