DocSpace: новый игрок на рынке СЭД/ЕСМ
Рынок электронного документооборота в России сформировался уже достаточно давно и на сегодняшний день поделен между основными крупными разработчиками СЭД/ЕСМ-систем. Но время от времени появляются и новые компании, желающие занять свою нишу и получить свою долю рынка. Некоторым из них это удается, а какие-то остаются мало востребованными. Одной из последних новинок рынка можно назвать систему DocSpace, представляемую в России компанией Conteq (КОНТЕК). Этого новичка уже по достоинству оценили ведущие предприятия Северо-Запада России. Что система может предложить пользователям, каковы ее сильные и слабые стороны, насколько она удобна в использовании и обслуживании? На эти и другие вопросы мы попытались ответить в данном обзоре.
СЭД/ECM-система DocSpace – это коробочное решение для автоматизации работы с электронными документами, созданное на базе MS SharePoint.
Об истории создания
Работы над платформой DocSpace начались в середине 2009 года (официальный старт работ – 23 июля). Команда, в состав которой входили специалисты по MS SharePoint и менеджеры, имеющие опыт работы на проектах внедрения известных западных и российских СЭД/ECМ-систем, уже тогда понимала перспективность разработки приложений на портальной платформе SharePoint. Мощность механизмов SharePoint для автоматизации совместной работы и удобство доступа к приложению не оспоримо. Однако для решения задач автоматизации российского ЭД функционала этой портальной технологии явно не хватало. Разработчики добавили шаблоны документов, личные папки пользователей, многофункциональные формы документов, автоматизацию поручений, функциональные роли, замещения и т.д.
По словам генерального директора компании Conteq (КОНТЕК) Алексея Семидетнова, DocSpace сразу задумывалась как фундаментальный гибкий инструмент, предоставляющий любому заказчику автоматизацию основных документно-ориентированных процессов. «В этом мы видим существенное отличие DocSpace от большинства СЭД на SharePoint, «выросших», как правило, из решений, адаптированных под конкретного клиента. Кроме этого, принципиальным было невмешательство в ядро и инструменты настройки. Конечно, это потребовало от команды дополнительных затрат времени, ловкости и изобретательности, зато теперь любой специалист со знанием SharePoint может легко адаптировать решение и дорабатывать новую функциональность», - комментирует Алексей Семидетнов.
Спустя два года из имеющейся апробированной функциональности был сформирован «коробочный» продукт. Официальный день рождения СЭД/ECM-системы DocSpace – 24 октября 2011 года. В состав решения вошли конфигурации «Электронный документооборот», «Электронный архив», «Отчетность» и «Заявки на оплату». Эти процессы имеют общие типовые схемы и могут быть автоматизированы на основе «коробочного» решения.
Задача СЭД/ECM-системы DocSpace - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.
О пользователях системы
Для сотрудников организаций, пользователей СЭД, DocSpace представляет собой удобное веб-ориентированное пространство для ежедневной работы, управления документами и задачами. Система предназначена для всех тех заказчиков, которые выбрали в качестве инфраструктурных решений программные продукты Microsoft.
Система ориентирована, прежде всего, на коммерческие предприятия с количеством рабочих мест от 15 и выше. Однако у системы есть все, чтобы заинтересовать государственного заказчика: четкие регламенты работы, регистрация документов в соответствии с ГОСТ, жесткий контроль исполнительской дисциплины.
О функционале
DocSpace обладает достаточно широким функционалом: регистрация и ввод документов, работа с электронными документами; электронный архив, docflow, функции поиска, аналитика и отчетность, обеспечение безопасности (см. раздел сайта DocSpace.ru с описанием функционала системы).
Одним из преимуществ СЭД/ECM-системы DocSpace можно назвать модульность и расширяемость. Это означает, что модульный принцип реализации позволяет добавлять новую функциональность без влияния на стабильное ядро. Интерфейсы системы открыты - легко создавать дополнительные расширения. Доработка может быть выполнена непосредственно заказчиком или сертифицированным партнером DocSpace.
«Мы считаем, что предлагаемый нами подход к автоматизации электронного документооборота уникален и экономически выгоден. С одной стороны, заказчик приобретает готовую функциональность для автоматизации основных процессов, закрывая около 80 % потребностей. С другой – «коробка» основана на гибкой платформе с открытым API, что дает возможность заказчику самому или с привлечением сторонних специалистов легко дорабатывать новую функциональность, «фишечки» и «бантики», и закрыть остальные 20 % потребностей. Дорогостоящих специалистов и дополнительных навыков для проведения таких изменений не требуется», - рассказывает Алексей Семидетнов.
О безопасности
Что касается безопасности, то в системе реализованы несколько уровней:
• доступ имеют только авторизованные пользователи,
• пользователям назначаются уровни доступа в зависимости от их функциональной роли и должности,
• документы относятся к уровням доступа в зависимости от их назначения и свойств.
Для большей уверенности в безопасности данных применяется электронно-цифровая подпись или шифрование.
Первые клиенты
На данный момент система DocSpace успешно функционирует в логистической компании «ЛСЕГ», энергетической компании «Ленэнерго», геологоразведочном нефтяном институте ВНИГРИ, судостроительном предприятии «Адмиралтейские верфи», федеральном девелопере индустриальной недвижимости «АПлюсДевелопмент» и многих других.
О планах развития
В планах компании по развитию системы, во-первых, создание приложения для различных устройств, работающих под управлением Win8. Во-вторых, компания намерена увеличить количество поддерживаемых системой языков.
И, в-третьих, запланирована сертификация DocSpace для работы с Microsoft Azure. По словам Алексея Семидетнова, облачный ЦОД позволит заказчикам экономить деньги, обеспечить гибкость и масштабируемость инфраструктуры и еще быстрее приступить к продуктивной работе с СЭД/ECM-системой.
Демо-версия системы доступна на специальном разделе сайта - Docspace.ru/demo.
Тематики: Интеграция, ПО