Единая система электронного документооборота Почты России признана лучшей в стране

Проект Почты России по масштабному внедрению единой системы электронного документооборота получил приз на конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018». Награда была вручена в номинации «Самое масштабное внедрение ЭДО».

Система электронного документооборота Почты России предназначена для автоматизации процессов документационного управления предприятием, включая регистрацию документов, их согласование, утверждение и подписание (включая подписание электронной подписью), для формирования поручений по документу (пунктам документа), отчетов по результатам деятельности пользователей СЭД.

Система объединяет 16 900 пользователей. В настоящий момент в системе ЕСЭД Почты России находятся 2 400 000 документов. И ежедневно их число увеличивается на 4 300 шт. 25% всех документов переведено полностью в электронный вид. Доступ к системе возможен как со стационарных рабочих компьютеров, так и с мобильных устройств.

«Внедрение системы электронного оборота позволило снизить число «ручных» операций при подготовке проекта документа. Сокращены сроки обработки документов за счет предварительной настройки маршрута согласования и ухода от необходимости отбора согласующих и последующего контроля процесса его инициатором. Также был реализован механизм параллельного редактирования документа, что дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени», - сказал заместитель генерального директора Почты России по информационным технологиям и развитию новых продуктов Сергей Емельченков.

ЕСЭД повышает исполнительскую дисциплину за счет установления сроков исполнения поручений, контроля их соблюдения, а также сбора аналитики и отчетности по факту исполнения. Система стимулирует своевременность обработки документов благодаря регулярным уведомлениям различными способами (почта, всплывающие окна, SMS) сотрудников о поступлении им задач, приближении сроков выполнения задачи и просрочке исполнения.

Кроме того, за счет использования ЕСЭД сокращается нагрузка на работников архивной службы за счет автоматизации функций архива.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Почта России