Электронный документооборот корпорации «ВОЛМА» на базе Docsvision получил новое развитие

Корпорация «ВОЛМА» — крупное российское предприятие, производящее строительно-отделочные материалы, один из лидеров рынка. В текущем году завершен переход компании на новейшую версию российской платформы Docsvision 5.4, на базе которой сегодня настроен электронный документооборот для 500 пользователей территориально-распределенных площадок. Проект осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).

Главный офис «ВОЛМА» расположен на территории завода в Волгограде Корпорация объединяет 7 производственных площадок: Волгоград, Воскресенск, Челябинск, Оренбург, Майкоп, Абсолямово и Минск в республике Беларусь, а продукцию предприятия можно приобрести во всех основных регионах России и ближнего зарубежья. Электронный документооборот был внедрен несколько лет назад в связи с динамичным ростом компании и географически распределенной структурой подразделений.

Система документооборота объединяет более 500 активных пользователей во всех регионах России и ближнего зарубежья. Ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД. В Docsvision сегодня ведется претензионная работа с дилерами, динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства; автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот, организован удобный архив. Реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов.

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. Переход на новую версию не вызвал сложностей за счет грамотно спланированного обучения и высокого уровня подготовки пользователей. Новый функционал и полное соответствие требованиям корпорации снова подтвердили правильность выбора платформы.

В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%. Второе важное преимущество – возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах, и третье – исключение потерь документов, большое сокращение времени на поиск документа и контроль исполнения.

Главная перспектива дальнейшего развития системы - это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения. Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах IPad Air. На них установлены приложения CRM SAP для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами.

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма»:

«Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.4 было реализовано в ходе проекта. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным.

Кроме того, коллектив ИТ «ВОЛМЫ» помнил, что всеми изменениями, даже в лучшую сторону, необходимо управлять, и использовал методологию восьми шагов г. Джона Коттера. Рекомендую всем коллегам ознакомиться с его сказкой «Наш айсберг тает»!

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision