ЭОС на XXIX Международной конференции «Документация в информационном обществе»: об эволюции СЭД/ECM, обновленном «Архивном деле» и ИИ в деловых системах

И организаторы, и многие спикеры конференции обозначили необходимость координации усилий (для подготовки достойного «ответа» на цифровые вызовы) руководителей всех уровней, ученых, специалистов-практиков, а также разработчиков цифровых решений. Один из вариантов организации работы современного архива с электронными документами был представлен компанией ЭОС. На пленарном заседании Анастасия Меницкая, Product owner системы «Архивное дело» (ЭОС), рассказала об автоматизации ведомственного архива на базе новой версии данной системы.

Анастасия Меницкая, Product owner системы «Архивное дело» (ЭОС)

В 2022 году «Архивное дело» реализовано на принципиально новой базе – ЭОС Платформе. Обновленная система сохранила традиции и функционал, который много лет нарабатывался и успешно использовался клиентами ЭОС. Вместе с тем, система получила дополнительные возможности и полностью соответствует потребностям импортозамещения. Она поддерживает работу как с бумажными, так и с электронными документами, позволяет вести несколько архивов в одной системе, а также бесшовно интегрируется с СЭД «ДЕЛО».

Спикер подробно остановилась на процессе обработки электронных документов при их передаче из СЭД в «Архивное дело», рассказала о реализации типовых задач работы архива (составлении номенклатур дел, ведении описей и др.), а также поделилась планами развития продукта. В частности, в будущем планируется реализовать полнотекстовой поиск на базе ElasticSearch, решить вопрос с уничтожением электронных документов, автоматизировать работу с запросами на выдачу и собственно выдачу электронных экземпляров и т.д.

В рамках секции «Информационные технологии в делопроизводстве и архивном деле» руководитель ЕСМ-направления ЭОС Сергей Полтев продолжил тему «ответов» ИТ-компаний на актуальные цифровые вызовы. В рамках своего доклада «Кроссплатформенность, интеграция, безопасность. Эволюция СЭД/ECM-решений, новые вызовы и возможности» он выделил ключевые вызовы сегодняшнего дня, а также рассказал, что предлагают российские ИТ-разработчики (в частности, ЭОС) в качестве адекватного ответа на текущие потребности клиентов.

Сергей Полтев, руководитель ЕСМ-направления ЭОС

Сергей Полтев отметил, что все «вызовы» можно разложить на две составляющих – это обеспечение бесперебойной работы существующих решений и прочие потребности, связанные с эволюцией систем электронного документооборота, расширением контура информационных систем, увеличением количества информации и т.д.

Что будет, если системное ПО перестанет работать по разным причинам? Ответ разработчиков российского ПО – это кроссплатформенность, то есть поддержка отечественных ОС и СУБД. Еще одна потребность, которая стала более актуальной – это миграция с устаревших систем с переносом данных. Разработчики обеспечивают для этого необходимые технологические инструменты, создают скрипты, а также примерные инструкции и регламенты.

Спикер также рассказал о роли современной СЭД в информационной инфраструктуре организаций. Для многих СЭД уже стала ключевым элементом цифровой экосистемы, выступая в качестве хранилища данных из самых разных систем. Здесь также актуальна тема импортонезависимости – системы, с которыми интегрируется СЭД, тоже необходимо замещать отечественными.

Одна из известных проблем внедрения российских продуктов – это их взаимная совместимость. Здесь очень помогают инициативы российских разработчиков по созданию интегрированных стеков отечественных решений (например, инициатива ДОР (Деловые Отечественные Решения) возникла в 2017 году и предусматривает создание вертикально интегрированного стека – от отечественного железа до офисного ПО, СЭД и BI инструментария). Для того, чтоб потребителям было проще оценить, насколько совместимы разные разработки, создан каталог совместимости решений АРПП – он позволяет быстро проверить и подобрать совместимые решения.

Сергей Полтев отдельно остановился на инструментариях, которые сейчас наиболее востребованы – в частности, это инструменты аналитики и наглядной визуализации, извлечения и структурирования данных, ИИ, эффективный поиск, роботизация и интеграция. Он также рассказал, как некоторые из этих инструментов реализованы в СЭД «ДЕЛО» и системе «Архивное дело» (обе системы разработаны ЭОС).

На круглом столе «Искусственный интеллект в управлении документами и данными: возможность, необходимость или неизбежность?» Наталья Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт-аналитик по управлению документацией ЭОС, выступила с докладом на тему «Управление документами в деловых системах на основе искусственного интеллекта».

Наталья Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт-аналитик по управлению документацией ЭОС

Наталья Храмцовская выделила ряд проблем, связанных с использованием ИИ. Они обычно возникают, когда ИИ начинают применять для поддержки принятия решений. Претензии часто высказываются, если решения не устраивают заинтересованных лиц. Появляются требования обосновать приятное решение, подтвердить его законность и недискриминационность. Сами системы с элементами ИИ сегодня таковы, что даже небольшие изменения в алгоритмах, кодах, данным способны привести к совершенно иным результатам. Именно поэтому часто предъявляются претензии к их «прозрачности». В связи с этими проблемами сегодня достаточно актуален вопрос регламентации работы с решениями с элементами ИИ. Наталья Храмцовская рассказала о том, что делается в данном направлении, в частности, о разработке стандартов на уровне ISO. 

Запись пленарного заседания и тематических секций можно посмотреть тут. Видео заседания «Круглого стола» с участием Натальи Храмцовской размещено здесь.