ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» автоматизирует межфилиальный обмен документами
ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» - один из лидеров охранных услуг страны – переходит на электронный документооборот. В системе на базе Docsvision уже успешно работают с документами и договорами сотрудники Центрального аппарата, идёт подключение филиалов предприятия и ещё нескольких сотен пользователей. Проект в 2016 году завершила компания ICL КПО-ВС.
О компании
ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность», созданное 15 лет назад, сегодня является Ведомственной охраной Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Предприятие входит в пятёрку лидеров охранных услуг страны, имея среди стратегических клиентов крупнейшие компании и предприятия отрасли связи: ПАО «Ростелеком», ФГУП «Почта России», ФГУП ВГТРК, ФГУП «Радиочастотный центр», ФГУП «Космическая связь». Предприятие оказывает широкий спектр охранных услуг и обладает развитой филиальной структурой, включающей в себя более 70 отделений по всей России и более 15 тысяч человек.
Предпосылки внедрения
В связи с тем, что предприятие обладает развитой филиальной структурой, появилась потребность в централизованном, удобном и надёжном инструменте для работы с документами. В каждом филиале до реализации проекта существовал свой порядок обработки документов, что значительно осложняло процесс обмена информацией. Сотрудники предприятия регулярно сталкивались с целым рядом проблем, а именно: недостаточный контроль исполнения поручений, затрудненный поиск и длительное время доставки документов в бумажном виде. Чтобы устранить неэффективность в работе с документами, руководством предприятия было принято решение о внедрении электронного документооборота и создании централизованной системы взаимодействия между филиалами.
Было принято решение о переходе на электронный документооборот. Проект был призван устранить неэффективность в работе с бумажными документами при растущем объёме взаимодействия филиалов и привести к полному отказу от бумажного документооборота при обмене документами между филиалами.
Реализация
Для его реализации была выбрана платформа Docsvision, хорошо зарекомендовавшая себя на примере ряда успешных внедрений в органах государственной власти РФ и масштабных территориально распределенных проектах. Внедрение осуществил опытный сертифицированный партнёр «ДоксВижн» - компания ICL КПО-ВС.
В 2016 году проект был завершён. На текущий момент система электронного документооборота на базе версии Docsvision 5.4 запущена в промышленную эксплуатацию, пользователи Центрального аппарата управления успешно работают в СЭД, планируется распространение на остальные филиалы ФГУП для работы в системе минимум 200 пользователей.
Переведена в электронный вид:
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией,
- работа с организационно-распорядительной документацией,
- переписка между филиалами и внутри филиала.
В СЭД автоматизирована вся работа с заявками на подготовку договора и согласование договоров. Процесс реализован интегратором путем доработки приложения Docsvision «Договоры» под требования заказчика. Классический документооборот автоматизирован на базе приложения «Управления документами», а для автоматической рассылки заданий и уведомлений были настроены индивидуальные бизнес-процессы.
Важной особенностью проекта стала интеграция СЭД с учетной системой 1С заказчика в части автоматизации договорной деятельности: синхронизированы справочники, а согласованные договора автоматически передаются из СЭД в 1С.
Внедрение системы позволило упорядочить обмен большими потоками документации, сделать удобным и контролируемым процесс согласования договоров, исключить влияние человеческого и прочих факторов, влияющих на скорость обработки документов.
«Столкнувшись с низкой эффективностью традиционных форм работы с документами, руководство ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» поставило перед нами задачу создать простой и удобный инструмент для организации процесса документооборота. Основная сложность состояла в том, что предприятие имеет широкую сеть филиалов по всей России, которые территориально удалены друг от друга, - рассказывает Дмитрий Маруллин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании ICL-КПО ВС, - В результате нам удалось выработать решение, которое значительно упрощает обработку документов как внутри филиала, так и между ними. Уникальность его в том, что оно легко тиражируется. Несмотря на то, что в рамках проекта были задействованы центральный офис и два пилотных подразделения в Нижнем Новгороде и Казани, ресурсы решения позволяют охватить все оставшиеся филиалы без ущерба для скорости и доступности»
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: Docsvision