«Гэндальф» внедрил электронный архив в компании «Кровля и изоляция»

ООО «Кровля и изоляция» на рынке строительных материалов с 2014 года. Компания является одним из крупнейших поставщиков кровли, утеплителей, панелей, сухих смесей, гипсокартона и прочих материалов для строительства и ремонта.

И имеет представительства в 21 городе России. В компании работает более 300 сотрудников.

Наличие тысяч клиентов у московского представительства подразумевает обширный документооборот подразделения: за год бухгалтерия обрабатывает до 37 000 исходящих (для клиентов) и 14 000 входящих (от 500 поставщиков товаров и услуг) документов.

Руководство предприятия задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы перевести документы прошлых периодов (2015-2017 гг.) в электронный вид, сократить время на обработку исходящей документации и наладить ее оперативный контроль в базе «1С». Получить уверенность в наличии подписанных оригиналов.

Из спектра предложенных на рынке программ по архивированию документов специалисты «Кровли и изоляции» выбрали «Скан-Архив», разработанную компанией «Гэндальф». Ее основными преимуществами стали возможность распознавания документов без дополнительного штрихкодирования и оптимальная цена.

Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому у специалистов ООО «Кровля и изоляция» не возникло проблем с интеграцией решения с «1С:Комплексной автоматизацией», установленной в компании. Кроме того, на основе функционала «Скан-Архива» они разработали специальный отчет в «1С». Отчет показывает, какой пакет документов должен быть предоставлен к каждой конкретной сделке и есть ли он в наличии.

Обработка документации в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа распознает бумажные документы, синхронизирует их сканы с «1С» и записывает электронные копии в архив. После этого документы доступны для поиска в «1С» и «Скан-Архиве». В любой момент можно проверить их наличие, распечатать или отправить по почте. Права доступа распределены так, что просматривать документы может вся организация, а сканируют и вносят их только 3 сотрудника бухгалтерии.

На сегодняшний день 95% исходящих документов организации за 2015-2017 гг. распознаны программой по реквизитам и внесены в электронный архив. Начиная с 2018 года 100% исходящих документов «Скан-Архив» оперативно распознает по штрихкодам. Также «Скан-Архив» распознает до 50% входящих документов от поставщиков, что обусловлено их разными форматами и оформлением.

Бухгалтерия использует «Скан-Архив» для предоставления документов в контролирующие органы. Причем время на подготовку к налоговым проверкам существенно сократилось. Алла Владимировна Леонтьева, директор по логистике ООО «Кровля и изоляция», отмечает: «Мы анализировали решения ведущих игроков рынка по архивированию. У нас есть опыт работы с архивом «1С», который предоставляет стандартную версию. Но я с уверенностью могу сказать, что «Скан-Архив» - это тот стандарт контроля документов, который необходим любой организации. Он увеличивает скорость передачи документов даже не в 2, а в 5 раз. При большом документообороте работать без него становится невозможно».

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация архива, Электронные архивы