Генеральный импортер моторных масел BP Castrol в России выбирает DirectumRX
В компании ООО «Сетра Лубрикантс» завершен проект внедрения DirectumRX. На базе облачной системы автоматизированы договорные процессы, делопроизводство и финансовый архив.
ООО «Сетра Лубрикантс» является импортером моторных масел BP Castrol на территории России. Линейка продукции Castrol включает в себя смазочные материалы практически для всех видов автомобилей, мотоциклов, сельскохозяйственных машин, общепромышленного оборудования, морской инженерии. Продукты компании используются в космических аппаратах, в том числе в ракетах-носителях, спутниках и международной космической станции.
Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство и хранение первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.
При выборе СЭД для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью закрыть эти требования, поэтому выбор был сделан в пользу данной облачной системы.
Финансовый директор ООО «Сетра Лубрикантс» Пузанова Анна:
«В DirectumRX все документы согласуются по заранее настроенным правилам, благодаря этому процесс согласования в нашей компании ускорился в несколько раз, а случаи потери документов исключились, сократились офисные расходы на печать черновиков документов, процесс согласования стал более прозрачен. Внедрение системы позволило нам сократить время на рутинные операции и сфокусироваться на ключевых задачах».
Задачей проекта по автоматизации электронного документооборота в ООО «Сетра Лубрикантс» стало создание эффективной функциональной системы на базе DirectumRX, которая должна была обеспечить:
- одновременную работу 150 сотрудников в облаке;
- удобное хранение и быстрый поиск документов;
- массовый экспорт скан-образов документов из финансового архива;
- автоматизацию согласования документов.
Внедрение проходило поэтапно в три итерации: сначала автоматизировали делопроизводство, затем договорной процесс, и далее – финансовый архив.
Этап №1. Делопроизводство
На первом этапе на базе модуля DirectumRX «Делопроизводство» была настроена работа с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями.
Дополнительно был разработан новый тип документа «Доверенности» со своим реестром и панелью фильтрации. Для него также настроили автоматическую рассылку уведомлений о приближении срока завершения доверенности сотруднику, которому она выдана, его непосредственному руководителю и делопроизводителю:
Этап №2. Договоры
Потребность автоматизации договорного процесса была полностью закрыта за счет модуля «Договоры». На данном этапе в систему были занесены все действующие договоры. Для разных видов и категорий договоров настроили соответствующие правила согласования, а для типовых договоров был определен упрощенный порядок согласования. Также было автоматизировано согласование входящих счетов на оплату. Теперь все документы хранятся в едином архиве и согласуются по четко установленным маршрутам.
Этап №3. Финансовый архив.
До внедрения у компании была собственная самописная система, которая не позволяла выгружать документы для налоговой службы по заданным критериям. Поэтому первоочередной задачей на данном этапе стала организация удобного хранения первичной документации с возможностью ее выгрузки.
Для этого был разработан новый модуль «Финансовый архив», в котором создан реестр первичных финансовых документов с панелью фильтрации. Реестр позволяет быстро и удобно сделать выборку необходимых документов и экспортировать их для отправки в контролирующие органы.
Также была реализована интеграция DirectumRX с ABBYY FlexiCapture для распознавания данных из счетов-фактур и накладных, недостающие реквизиты при этом загружаются из файла Excel с данными SAP. Теперь распознанные и классифицированные первичные документы автоматически создаются в DirectumRX:
Сейчас система находится на опытной эксплуатации, которую заказчик благодаря уже имеющемуся опыту внедрения взял на себя. В DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. В планах – дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизация электронного обмена документами с контрагентами.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция, ПО