«Хлебпром» пополняет электронный архив бухгалтерской документации с помощью технологий ABBYY

Компания в 2 раза быстрее получает важную финансовую информацию о поставках по запросам проверяющих органов и для сверки взаиморасчетов.

«Хлебпром», крупный российский производитель кондитерских изделий, продуктов здорового питания и деликатесов, внедрил универсальную платформу ABBYY FlexiCapture и электронный архив, чтобы автоматически пополнять его первичной документацией на отгрузку товара, подписанной и поставщиком, и закупщиком. Теперь сотрудники компании тратят на 20% меньше времени на поиск нужных счетов-фактур и товарных накладных на поставленную покупателям продукцию.

«Хлебпром» поставляет печенья и торты не только по всей России, но и в Республику Беларусь, Великобританию, Китай, Казахстан и другие страны. Российский производитель входит в 100 лучших кондитерских компаний мира по версии отраслевого журнала Candy Industry*. Поиск данных в документах на поставку занимал много времени. Чтобы получить прямой доступ к скан-копии документа на поставку и не обращаться в стороннюю организацию для получения бумажного носителя, а, следовательно, сократить расходы на эту услугу, «Хлебпром» в сотрудничестве с компанией «Юниксофт» организовал электронный архив на базе ECM-системы eDocLib, а затем внедрил платформу ABBYY FlexiCapture.

Теперь специалисту финансовой службы «Хлебпрома» достаточно отсканировать товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД) и доверенности. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически определяет типы документов и извлекает все необходимые атрибуты, такие как дату и номер документа, ИНН, КПП поставщика и т.д. Сотруднику остается только проверить, что вся информация распознана правильно. После этого скан документа и карточка с данными экспортируются в архив на базе eDocLib.

Платформа ABBYY автоматически обрабатывает более 7 млн страниц ежегодно. Поиск нужных счетов и товарных накладных в компании стал удобнее и в 2 раза быстрее.

«Благодаря проекту с «Юниксофт» и ABBYY мы на 15% снизили расходы на услуги частного электронного архива. Все внутренние службы «Хлебпрома» теперь подключены к единой базе данных. Платформа ABBYY FlexiCapture позволила нам значительно ускорить документооборот внутри компании и оперативнее работать с замечаниями наших покупателей по поставкам (расхождения при приемке, расхождения в ценах), а также отвечать на запросы проверяющих органов по поставленной продукции и по транспортной логистике», – комментирует Екатерина Александрова, руководитель службы финансового контроля «Хлебпрома».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ABBYY, Электронные архивы