Инвестгеосервис в 2,5 раза ускорил согласование документов

Группа компаний «ИНВЕСТГЕОСЕРВИС» осуществляет полный цикл строительства нефтяных и газовых скважин. Входящее в группу предприятие АО «Инвестгеосервис» является генеральным подрядчиком по строительству скважин и специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов.

Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Например, только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тысяч первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ/оказанием услуг и распределением их по объектам (скважинам) и этапам (секции скважин). Своевременное согласование и утверждение этих документов напрямую влияет на соблюдение сроков при закрытии бухгалтерской отчетности, а также на качество и полноту предоставления управленческой отчетности руководству компании для принятия соответствующих оперативных решений.

Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения; реестры начислений по неотфактурованным услугам; реестры несписанных материалов и т. п. формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами — руководителями подразделений, кураторами проектов, экономистами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему «1С: Управление строительной организацией», использующуюся в компании для управления проектами строительства. При этом зачастую оформление документов затягивалось на разных этапах согласования. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней. Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования.

Партнером по внедрению стала компания «Кодерлайн». Для выполнения поставленных задач была выбрана система «1С: Документооборот». В ходе проекта система была развернута на 50 рабочих местах, в том числе и в финансовом подразделении компании. Выполнена интеграция «1С: Документооборот» с «1С: Управление строительной организацией».

Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза — с 10 до 4 дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.

Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает 4 дня — система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Это помогает не выходить из графика закрытия ежемесячной отчетности. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе согласования документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

Константин Куланин, директор Департамента экономики и корпоративного планирования АО «Инвестгеосервис» отмечает: «Отлаженный документооборот — важная составляющая часть работы нашей компании, поэтому мы серьезно подошли к устранению проблем в процессах согласования и прохождения первичных финансовых документов. Ранее АО „Инвестгеосервис“ взяло на себя обязательство по внедрению программы „быстрое закрытие“ (закрытие бухгалтерского учета на 6-й рабочий день). Новая система „1С: Документооборот 8“ во многом помогла выполнить данную программу, т. к. автоматизировала работу с документами, а на их согласование теперь тратится значительно меньше времени. В целом работа с документацией стала более упорядоченной».

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот, 1с