Как повысить быстродействие СЭД в 2 раза. Опыт ОА «СЭБ Банк»

В 2017 году АО «СЭБ Банк» озадачилось вопросом повышения производительности системы электронного документооборота. Инициатива проекта по совершенствованию СЭД исходила от реальных пользователей – сотрудники банка все чаще стали отмечать медленный отклик системы на действия. Просьбы пользователей были услышаны, и руководство поставило задачу перед специалистами компании «Диджитал Дизайн» принять меры по повышению быстродействия системы. Компания «Диджитал Дизайн» на тот момент осуществляла техническую поддержку, сама система электронного документооборота на базе Docsvision в банке появилась в 2011 году.

За время пользования в системе накопились неактуальные операции, а для каких-то управленческих процессов внутри компании появились возможности совершенствования и оптимизации. Для успешной реализации проекта по повышению производительности СЭД нужно не только желание пользователей, но и тщательно продуманный план, какие именно действия помогут исправить накопившиеся проблемы. К разработке такого плана и приступили специалисты «Диджитал Дизайн».

Повышение производительности СЭД – это ресурсоемкий проект, и для получения результата требуется потратить много сил и времени. Главное, советуют эксперты, действовать последовательно, как поступил «СЭБ Банк».

• Шаг первый. Обновление версии системы

Первый и самый предсказуемый шаг на пути к повышению производительности системы – это обновление версии самой платформы. Переход с Docsvision 4.5 на 5.4 подразумевает улучшения, новые архитектурные возможности, появление недостающей функциональности.

Обновление версии платформы позволяет оптимизировать основные алгоритмы обработки данных, при этом не требует больших временных и ресурсных затрат.

• Шаг второй. Переезд на новые серверы

Одновременно с обновлением шел процесс перехода на новые серверы, его выполняли специалисты Банка. Это мероприятие обеспечило сокращение скорости работы системы еще на несколько секунд.

• Шаг третий. Обновление процессов

После обновления версии платформы ранее автоматизированные бизнес-процессы функционируют в «режиме совместимости», но для получения максимальной эффективности их также необходимо обновить. Платформа Docsvision обладает рядом преимуществ, которые делают переход на новые версии проще и удобней. Одним из таких преимуществ является модульная архитектура, она позволяет модернизировать существующие и внедрять новые модули независимо друг от друга без вмешательства в основные бизнес-процессы. Другим немаловажным преимуществом платформы, по словам представителя СЭБ Банка, является простое администрирование и возможность поддержки и развития СЭД силами собственных специалистов.

В рамках текущего проекта команда «Диджитал Дизайн» совместно с сотрудниками Банка обновила два самых сложных по своей структуре модуля – процесс закупок и процесс приема сотрудников на работу. Со времени внедрения системы требования к некоторым процессам и к самим документам изменились, поэтому модули требовали не только технического обновления, но и изменений в бизнес-логике.

В ходе проведенных работ модули приобрели дополнительные функциональные возможности. Так, например, в модуле закупок стало возможным согласование документов через электронную почту без подключения к СЭД, установка лимита на сумму закупок и контроль выбора поставщиков.

Процесс приема сотрудника на работу отличается параллельным и асинхронным выполнением этапов процесса. Например, оформление документов может происходить одновременно с созданием учетной записи в корпоративных системах для нового сотрудника. С этой задачей успешно справились специалисты «Диджитал Дизайн» благодаря тесному взаимодействию с сотрудниками банка.

Остальные процессы продолжают пошагово обновлять специалисты Банка в режиме реального времени.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот