Компания «Аргос 2003» установила «Скан-Архив»

Компания «ГЭНДАЛЬФ» объявила о завершении внедрения электронного архива документов в «Аргос 2003».

Более 18 лет компания «Аргос 2003» продает бакалейные продукты питания по всей России. Продукцию компании покупают оптом и в розницу владельцы гипермаркетов, ларьков, рынков, складов, торговых павильонов, кафе, чайных, ресторанов. Компания поставляет клиентам сахар-песок с заводов Курской, Белгородской, Воронежской, Липецкой, Орловской и других областей, а также крупы, соль и соду. Среди партнеров «Аргос 2003» - сети супермаркетов «Перекресток» и «Пятерочка», АО «Тандер», корпорация «Гринн» и другие лидеры розничного рынка.

У компании 7 магазинов по всей Белгородской области, которые ежегодно приносят многомиллионный оборот. При таких масштабах торговли в бухгалтерии «Аргос 2003» накопилось больше 50 тысяч бумажных документов. Сложности работе с архивом подобных размеров часто стали возникать при проверках контролирующих органов. Тогда в «Аргосе» приняли решение установить «Скан-Архив», разработку компании «ГЭНДАЛЬФ» для создания электронного архива документов. Возникшие в «Аргос 2003» сложности решил второй релиз программы. У компании нет филиалов и обособленных подразделений, и внедрение прошло сразу во всей организации. Сейчас в «Скан-Архиве» работают три человека.

Бумажный реестр продолжает существовать, так как пока в базу загружаются только документы за прошлые периоды. Процесс не закончен: за 2017-18 годы обработано больше 13 тысяч документов, а это всего 32% от их общего числа. Но уже теперь можно сказать, что благодаря «Скан-Архиву» упростилась работа не только с контролирующими органами, но и с контрагентами, которые есть у компании по всей стране. Если раньше при всевозможных проверках поиск и сканирование документов из бумажного реестра занимал несколько рабочих дней, то ныне на это достаточно нескольких часов. «Скан-Архив» позволил комплексно реализовать стандарт контроля учета и наличия первичной документации. Поэтому готовиться к проверкам и предоставлять документы по любому запросу стало удобнее. В бухгалтерии высоко оценивают изменения в работе после внедрения программы, и особенно экономию времени.

Рассказывает руководитель IT-службы  «Аргос 2003» Александр Ханипов:

- К обработке нашего бумажного архива мы приступили в начале прошлого года, сейчас процесс ускорился. В бухгалтерии начинают пользоваться «Скан-Архивом», уже есть ощутимые результаты. Мы налаживаем работу программы, уделяем много времени вопросу лицензирования. И в ближайшем будущем планируем переход на версию 3.0.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Электронные архивы