«Ленское «ПТЭС» ввела в эксплуатацию электронный архив документов на платформе «Этлас»
Ленское предприятие тепловых и электрических сетей («Ленское «ПТЭС») входит в структуру алмазодобывающей компаний «АЛРОСА» и является основным, наиболее крупным теплоснабжающим предприятием, обеспечивающим около 90% суммарной потребности в тепловой энергии объектов жилищно-коммунального хозяйства, социальной сферы, промышленных и иных предприятий и организаций г. Ленска. За последнее время на предприятии проводится серьезная реконструкция.
В ходе модернизации предприятия руководством было принято решение о создании прозрачного и надежного хранилища всех документов компании. Для решения этой задачи специалисты, просмотрев ряд систем электронного архива, остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт», так как оно полностью подходило под решение поставленных задач, а именно:
- Самостоятельное и простое создание и управление структурой архива документов.
- Наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера.
- Удобный и настраиваемый поиск документов.
- Поддержка версионности документов.
- Наличие подсистемы работы с абонентскими договорами.
- Формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов.
- Организация и учет в системе хранения копий оригиналов документов.
- Возможность простого самостоятельного внедрения системы.
Специалисты предприятия создали в системе структуру архива, настроили карточки для всех видов хранимых документов, сформировали требуемые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр абонентских договоров и контрагентов с историей взаимоотношений.
Внедрение электронного архива позволило компании кардинально изменить подход к работе с документами за счет получения централизованного архива, как самих документов (технических регламентирующих, проектных и кадровых), так и их графических копий, с гибкой подсистемой поиска, тем самым значительно упростив работу сотрудникам. Также удалось полностью избавиться от долгих поисков и потери потерь документов.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: Электронные архивы