Местная администрация г. Павловска сформировала электронный архив документов
Компания «Этлас-Софт» совместно с компанией «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов Местной администрации города Павловска.
Основной целью проекта была оцифровка и индексация имеющегося архива документов, начиная с 2006 года. На первом этапе работ были отсканированы:
- Постановления
- Распоряжения Местной администрации и Муниципального образования
- Протоколы и решения Муниципального совета
- Протоколы публичных слушаний
- Доверенности
- Официальная переписка с контрольно-счетной палатой и прокуратурой
- Различные виды отчетов (статистика, исполнение бюджета, ФСС)
- Прочие внешние, внутренние и исходящие документы.
Так как количество отсканированных документов, которые нужно было занести в систему было довольно значительным, то встал вопрос об автоматизации этого процесса. Был проработан и реализован механизм автоматического определения названия, типа и даты документа, с дальнейшим автоматическим размещением его в структуре архива и автоматическим созданием, и регистрацией карточки документа.
Данный механизм позволил за 15 минут импортировать весь архив отсканированных документов. В процессе импорта система определяла место куда необходимо разместить документ, формировала и заполняла карточку документа.
Таким образом благодаря созданному механизму автоматического импорта документов процесс индексации и формирования электронного архива сократился примерно в 20 раз.
На последнем этапе были заведены пользователи и группы пользователей с установкой прав доступа к различным частям архива.
В результате выполнения проекта Местная администрация г. Павловска получила электронный архив всех своих документов, с возможностью быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа, с возможностью просмотра оригинала.
На данный момент происходит постоянное пополнение архива текущими документами.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: Этлас-Софт, Электронные архивы