Модификация единой системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области до импортонезависимой версии CompanyMedia с использованием СПО

В Правительстве Ульяновской области проведена модернизация единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) в конце 2018 года. В настоящее время Правительство работает в импортонезависимой ЕСЭД на базе системы CompanyMedia. При переходе также был осуществлен перенос более миллиона документов из ранее существовавшего системного хранилища в новое, более современное. В едином пространстве электронного документооборота работают Правительство Ульяновской области, 20 исполнительных органов государственной власти, 167 муниципальных образований, в том числе 3 городских округа.

В 2006 году в Правительстве Ульяновской области была внедрена СЭД CompanyMedia на платформе IBM Lotus Domino. С момента актуализации вопроса импортозамещения ИТ в органах государственной власти Правительство Ульяновской области заинтересовалось переходом на полностью импортонезависимую систему электронного документооборота. Для таких заказчиков, компанией «ИнтерТраст» была разработана программа плавного перехода на версию CompanyMedia, работающую на СПО компонентах. Программа состоит из двух этапов. Задача первого этапа – перевод пользователей на работу в веб-клиенте системы, с сохранением возможности параллельной работы в привычном десктопном интерфейсе, это позволяет проводить обучение пользователей новому веб-интерфейсу постепенно, подразделение за подразделением. Также в рамках первого этапа осуществляется подготовка серверного оборудования для перехода на новую версию. На втором этапе внедряется импортонезависимая система и осуществляется перенос доработок, выполненных в более ранних версиях CompanyMedia. С этого момента работа с документами ведется только в web-клиенте.

В Правительстве Ульяновской области было принято решение провести модернизацию СЭД согласно разработанному компанией «ИнтерТраст» плану. Такое решение было обусловлено рядом факторов, среди которых можно отметить следующие:

• Опыт разработчика - более 25 лет на рынке систем электронного документооборота;
• Наличие системы CompanyMedia в Реестре отечественного ПО;
• Возможность модернизации СЭД без простоев в процессе перехода на импортонезависимую СЭД;
• Возможность переноса старых данных в новую версию СЭД;
• Кросс-платформенность, опора на открытые стандарты и программное обеспечение;
• Полнофункциональный веб-клиент (включая рабочее место администратора системы);
• Поддержка работы с мобильными устройствами - доступ к своим делам и информации из любого места в любое время  (планшеты);
• Наличие палитры инструментов в СЭД CompanyMedia, предоставляющих широкие возможности кастомизации, оставаясь в рамках типовой версии системы. Среди них можно назвать настраиваемые реквизиты и бизнес-правила для сохранения документов и изменения связей, правила выбора маршрута согласования в зависимости от значения полей документа, автоматическое направление на подпись при определенном ходе согласования, настройка интерфейса для пользователя или для группы;

Система управления документами и задачами CompanyMedia является полностью российской разработкой и включена под номером 871 в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. CompanyMedia разворачивается на базе свободного программного обеспечения (СПО) и не требует использования лицензионных программных решений зарубежного производства.

ActiveFrame 5 — документоориентированная платформа хранения и обработки данных, созданная специалистами «ИнтерТраст» на основе Java. Платформа предоставляет все необходимые инструменты для разработки прикладных решений.  На базе ActiveFrame5 разработана импортонезависимая конфигурация СЭД CompanyMedia.

Цели проекта

Проект модификации ЕСЭД был направлен на достижение следующих целей:

• Выполнение законодательных и нормативных требований государства. Выпущено более 14 законодательных и нормативных в области СПО и импортозамещения.
• Снижение стоимости владения, т.к. для работы не требуется лицензионных отчислений западным разработчикам.
• Переход пользователей на использование полнофункционального «тонкого» клиента и снижение таким образом затрат на сопровождение ЕСЭД.
• Снижение затрат на функциональное развитие ЕСЭД.  Система должна обеспечивать гибкость, высокую адаптивность и возможность самостоятельного развития ЕСЭД благодаря открытости исходного кода.  Также системой должна предоставляться возможность оперативной разработки нужных для Правительства новых систем силами собственных разработчиков.
• Переход к использованию УКЭП при обмене документами.
• Автоматизация взаимодействия с порталом ССТУ.рф
• Расширение функциональности ЕСЭД (автоматизация работы с заседаниями и т.д.)
• Интеграция с российским офисным продуктом Р7-Офис.
• Кросс-платформенность ЕСЭД.

Процесс модификации единой системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области

Работы по проекту проводились согласно разработанному плану перехода. В рамках 2017 года пользователи СЭД в Правительстве Ульяновской области были обучены работе в веб-интерфейсе и переведены на работу в нем. Также было подготовлено необходимое, для разворачивания импортонезависимой системы серверное оборудование.

В течение 2018 года была развернута импортонезависимая система, куда была перенесена часть доработок, реализованных в системе до модернизации. В рамках этого этапа также была осуществлена миграция данных из старой версии системы, в общей сумме в модернизированную систему были перенесены более 1 миллиона документов. При этом была реализована автоматизация обработки не консистентных данных – разрабатывался специальный механизм для переноса документов, которые исполняли сотрудники уже неработающие в организации на момент модернизации и соответственно отсутствующие в актуальных справочниках системы.

В системе ведется полный цикл работ по входящим и исходящим документам, внутренним и организационно-распорядительным документам и обращениям граждан, автоматизирована работа с договорной документацией, а также процесс проведения заседаний.

В рамках проекта реализовано единое пространство электронного документооборота, в котором осуществляется взаимодействие между Правительством Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти и муниципальными образованиями.

Единая система электронного документооборота Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области на сегодняшний день:

• Более 4000 пользователей
• Единое пространство электронного документооборота:

o   Правительство Ульяновской области

o   20  Органов исполнительной власти

o   167 муниципальных образований

o   3 городских округа

• МЭДО версии 2.7
• Полноценная работа с простой электронной подписью и квалифицированной электронной подписью
• Интеграция с Порталом Правительства Ульяновской области в части работы с обращениями граждан
• Интеграция с ССТУ

Итоги перехода

По результатам проекта можно подвести следующие итоги:

• Благодаря единой системе электронного документооборота, деловая переписка между исполнительными органами государственной власти и органами местного самоуправления Ульяновской области ведется полностью в электронном виде. В электронном виде осуществляется доставка поручений и напоминание о сроках исполнения, ознакомление с корреспонденцией и нормативными актами, отправка отчётов об исполнении поручений и прочий документооборот. Таким образом, обеспечена 100% оперативность доставки документов, их доступность, контроль исполнения, прозрачность переписки.
• Обеспечен полноценный обмен электронными документами с федеральными органами власти и другими субъектами Российской федерации благодаря МЭДО 2.7
• Значительно улучшилось быстродействие ЕСЭД с учетом неизменности оборудования на РМ.
• Обеспечивается корпоративное взаимодействие между Правительством Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти и муниципальными образованиями.
• С использованием функционала модернизированной версии системы налажено оперативное и гарантированное документационное обеспечение управления.
• ЕСЭД Правительства Ульяновской области полностью соответствует законодательным и нормативным требования государства.
• Развитие функциональности ЕСЭД может осуществляться без программирования на основе «палитры инструментов» новой версии ЕСЭД.
• Создана надежная основа для повышения качественного уровня работы сотрудников Правительства Ульяновской области за  счет использования в ЕСЭД современных IT технологий и методологий работы управленцев.

Следует отметить высокий уровень компетенций специалистов на стороне заказчика – Правительства Ульяновской области. Благодаря высокому уровню организации процессов документооборота и всесторонней поддержке проекта начальником управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области  Щипановой Ольги Петровны, все цели проекта были достигнуты полностью и в срок. Также необходимо отметить быстрое решение всех технических вопросов на стороне заказчика, которое было обеспечено ОГКУ «Корпорация развития интернет-технологий — многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Ульяновской области» («Правительство для граждан») в лице директора Опенышевой Светланы Владимировны и начальника отдела прикладного программного обеспечения департамента по технической поддержке Погодина Валентина Валентиновича.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ИнтерТраст