Мосгоризбирком автоматизировал документооборот и работу с обращениями граждан

Московская городская избирательная комиссия сократила время регистрации и рассмотрения обращений граждан и входящей корреспонденции за счет внедрения электронной приемной и системы электронного документооборота (СЭД). Решение на платформе российской компании Docsvision было внедрено в 10 подразделениях Мосгоризбиркома в рамках программы импортозамещения, сменив решение на базе IBM BPM. Внедрение СЭД, успешно отработавшей, в том числе, в ходе выборов Президента РФ в марте 2018 года, выполнено компанией КРОК.

Проект систематизировал обработку документов и обращений граждан, поступающих как в бумажной, так и в электронной форме через сайт Электронной приемной Московской городской избирательной комиссии. Внедренное решение позволило организовать быструю и удобную регистрацию корреспонденции в единой базе. Теперь и исполнители, и контролирующие процесс сотрудники могут отслеживать работу с документом на всех этапах и с учетом соответствия регламентированным срокам. Вся история рассмотрения и исполнения документа, подготовки ответа доступна в системе, как и электронная версия самого документа. Это исключает необходимость перемещения бумаг между подразделениями, максимально оптимизируя процесс работы сотрудников Мосгоризбиркома на всех уровнях: от руководства до специалистов.

Кроме того, в СЭД выстроена система напоминаний о приближающемся завершении срока рассмотрения документа. Эта функция особенно актуальна в ходе избирательных кампаний: согласно регламенту, решения по любому обращению в этот период принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Теперь исполнитель запроса видит в отдельном списке напоминаний задачи, по которым приближается контрольный срок, а руководитель получает сообщения в случае угрозы несоблюдения сроков исполнителем.

КРОК завершил внедрение СЭД заблаговременно до выборов Президента РФ, что позволило в плановом режиме провести обучение сотрудников Мосгоризбиркома и быть полностью подготовленными к началу выборной кампании. За два дня до выборов и в течение пяти дней после события система помогла обработать и ответить на сотни писем и запросов на пояснения в рамках кампании. При этом обращения и жалобы, поступившие в день выборов, были рассмотрены в тот же день. И на сегодня Комиссия готова к единому дню голосования 9 сентября, в рамках которого пройдут также выборы Мэра Москвы.

«Ежедневно через Мосгоризбирком проходит множество запросов от граждан, органов местного самоуправления, коммерческих структур относительно разъяснений избирательных прав, процедур голосования и прочих нюансов. В зоне ответственности Комиссии - подготовка и проведение выборов и референдумов в Москве. В прошлом году Мосгоризбирком проводил организацию местных выборов, которые проходили в рамках 125 избирательных кампаний. Мы строго ограничены регламентами, и потому оптимизация процесса регистрации и передачи исполнителю документа позволяет выделить больше времени на решение самой проблемы обратившегося, предоставив контроль бюрократических процедур компьютерным технологиям», - говорит председатель Мосгоризбиркома Валентин Павлович Горбунов.

На сегодня в Мосгоризбиркоме автоматизировано 60 рабочих мест.

«Помимо традиционных преимуществ систем электронного документооборота – таких, как ускорение рассмотрения документов, повышение исполнительской дисциплины и прочих, – проект позволил вывести на более качественный уровень общий подход к регистрации и обработке обращений граждан. Это особенно важный результат, который повышает уровень качества государственных сервисов, - говорит Сергей Плаунов, Руководитель направления BPM и ECM КРОК. Нужно сказать, что для КРОК это далеко не первый проект в этом направлении. Например, близкий по своей сути функционал был реализован нами в рамках интеграции СЭД с электронной приемной Администрации Пермского края, а также реализации личного кабинета гражданина на портале судов общей юрисдикции г. Москвы, позволяющего подать документ без похода в суд».

По итогам реализации проекта СЭД для Мосгоризбиркома КРОК был признан победителем в номинации «Значимый проект года» на ежегодном Партнерском форуме разработчика Docsvision.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот