«Белэнергомаш-БЗЭМ» автоматизирует процессы c DirectumRX

Специалисты «Белэнергомаш-БЗЭМ» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей DirectumRX.

Проект охватил несколько направлений:

• автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией – теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;

переведена в электронный вид работа с внутренними документами: служебными записками, с нормативно-технической документацией, с приказами, распоряжениями. Так, компании удалось отказаться от приличного объема бумаги на столах сотрудников, к тому же руководство получило гарантию того, что вся необходимая информация доводится до подчиненных;

• все договоры хранятся в единой базе – в системе DirectumRX. Сократилось время на согласование договорных документов, для удобства подписанта при печати на бумажный экземпляр наносится штамп о согласовании, наличии протокола разногласий и электронной подписи.

электронное взаимодействие с контрагентами стало частью процесса внутреннего согласования. Благодаря коннектору к сервису обмена, который планируется запустить в эксплуатацию в начале следующего года, ответственному за документ сотруднику больше не нужно контролировать отправку и возврат документа. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через сервис электронного обмена, система сама контролирует его возврат.

• для закупочной деятельности в «Белэнергомаш-БЗЭМ» разработан уникальный модуль «Закупки». С его помощью проще управлять заявками на закупку и ввоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оформлять доверенности на получение ТМЦ и карты замены материала. Процесс согласования заявок стал более прозрачным.

• заявки на изготовление продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для автоматизации преддоговорной деятельности выделен отдельный модуль «Продажи». С DirectumRX рассмотрение и обработка заявок ускоряются и становятся более контролируемыми. Жизненный цикл заявки встроен в единый процесс: от получения входящего письма и подготовки коммерческого предложения до заключения договора и уведомления о запуске в производство.

• работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему. Теперь легко ознакомить всех участников с повесткой, сформировать и отправить на исполнение протокол, а отслеживать исполнение работ можно с помощью удобного отчета.

Благодаря качественному обучению пользователи начали работать в системе с первого дня. По итогам двух месяцев использования системы «Белэнергомаш-БЗЭМ» удалось достичь впечатляющих результатов:

• запущено более 19 000 задач, из них более 6000 — на согласование по регламенту;
• создано более 42 000 документов, из них: 2474 договорных документа, 4285 входящих и исходящих писем, 3545 счетов-фактур, 4437 накладных, 1527 актов и 4981 служебная записка.

Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Внутреннее и внешнее взаимодействие сотрудников происходит в системе, а процессы стали более гибкими.

Специалисты «Белэнергомаш-БЗЭМ» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей DirectumRX. Планируется разработка дополнительных модулей – «Сервисы компании» для работы с заявками на транспорт, пропусками, бухгалтерскими справками и командировками, и «Управление качеством» для автоматизации паспортов качества, актов о браке, управления жалобами.

Ключевые слова: автоматизация, Directum