Об эволюции систем управления документами и проблемах с архивным хранением в период цифровизации - ЭОС на конференции в РГГУ

5 декабря 2018 года в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) прошла научно-практическая конференция «Управление документами в цифровой экономике». Здесь обсуждались наиболее злободневные темы современной цифровизации – нормативное регулирование, архивное хранение электронных документов, эволюция СЭД/ECM в сторону интеллектуальных систем, новые требования к специалистам и многое другое.

Статус научно-практической конференции позволил организаторам включить в программу самые разные доклады. Здесь прозвучали выступления не только ученых-документоведов и архивистов, но и специалистов-практиков. Без ложной скромности можно сказать, что доклады представителей ЭОС Владимира Баласаняна и Натальи Храмцовскойстали одними из самых аргументированных и ярких. Наработки, накопленные за годы существования ЭОС, опыт участия в различных экспертных сообществах, в том числе в нормо- и правотворчестве – все это позволило подвести под выступления фундаментальную теоретико-методологическую и практическую базу.

Владимир Баласанян, председатель Совета директоров компании ЭОС, прочел доклад «Системы управления документами на пороге цифровой экономики». Он рассказал о пути, который прошли системы управления электронными документами, превратившиеся сегодня в центральный инфоресурс организаций. Кроме того, современные информационные системы связаны между собой и электронные документы по каналам обмена передаются в разные организации, что образует единое информационное пространство и тем самым сокращает и упрощает время доставки информации. По этой причине современные решения не сравнить с предшественниками – в их основе «умные» технологии (распознавание речи, семантическая обработка неструктурированных документов с элементами ИИ и др.), новая аналитика (более наглядная и динамичная), расширенная функциональность, интеграционные возможности, социализация. Естественно, что для них необходима иная инфраструктура и нормативное обеспечение – только тогда эти системы станут «средой доверия». Спикер проанализировал текущее состояние отечественной законодательной базы, рассказал о правовых инициативах и методическом сопровождении развития ЭДО, о «цифровых вызовах» (невозможности обеспечения долговременного хранения с помощью традиционных пассивных технологий и переходе от статичных документов к изменяющимся коллекциям), а также о проблеме форматов при архивном хранении. Завершающим тезисом стала мысль, что электронное сохранение – общемировая проблема, нерешенность которой может угрожать судьбе всей нашей цивилизации.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, была еще более критична в своем выступлении «Организация хранения электронных документов как самое слабое звено национального проекта «Цифровая экономика». Она высказала мнение, что создание условий для реализации этой программы по направлению «Нормативное регулирование» сталкивается с серьезным препятствием. Везде встает вопрос о хранении электронных документов, а он не проработан ни в правовом, ни в методическом аспекте. Возможные срывы по срокам в разработке законов порождает риски для отрасли. Уже говорят о том, какие научные исследования по проблемам электронных документов могут быть использованы в практической работе при подготовке законодательных и нормативно-правовых актов по «цифровой экономике». Росархиву пора вплотную взяться за разработку необходимых документов, так как именно этот орган является регулятором сферы!

Опыт участия ЭОС в данной конференции расценивается как полезный и плодотворный. Диалог с теоретической наукой в разных формах – одно из неизменных направлений деятельности компании с момента ее создания. Это позволяет не только донести до ученого мира свою позицию, но и быть в топе профессионального сообщества, под влиянием которого формируется государственная политика. Это особо важно в период, когда нацпроект «Цифровая экономика» остро нуждается в нормативно-методической поддержке.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: ЭОС