Почему ECM-системы отправляют в отставку и почему они туда не уходят?

Пару лет назад аналитики Gartner сделали громкое заявление: ECM-системы исчерпали свой потенциал, и начался процесс их постепенного ухода с рынка. По их мнению, уже к 2020 году приложения для управления документами и контентом должны вытеснить традиционные ECM как минимум в 25% крупных предприятий. Оправдывается ли прогноз и как обстоят дела в России?

С развитием мобильных технологий, повышением количества форматов документации и контента, которыми оперируют компании и пользователи, перед ECM-платформами встает задача обеспечить интеграцию этого многообразия на новом уровне.

И именно этот момент и стал, на мой взгляд, основанием для экспертов Gartner предположить скорый «закат ECM»: слишком велико отличие между различными документами, мультимедиа-форматами, современными веб-страницами и другими видами корпоративного контента, который используется в практике компаний, чтобы все это можно было свести в единой платформе.

Также, необходимо учитывать и большое количество различных операций, которые выполняются сегодня в рамках обработки контента – Office 365, G Suite, Dropbox и др. могут работать с одним форматом контента, но выполнять различные операции.

Отсюда и выводится прогноз: потребности компаний и организаций в управлении документами новых форматов и контентом лучше реализуют специально разрабатываемые для таких задач приложения. Да, ECM-решения успешно справляются со стандартными задачами, но новые – с их помощью уже не решить. Именно это в Gartner имели в виду, констатируя «смерть» ECM.

С точки зрения Gartner, ответ на эти вызовы дают многочисленные современные сервисы для управления контентом, SaaS-решения, которые адаптируются под каждую новую задачу и новые виды документов, процессов и т.д. Централизацией управления предполагается либо пожертвовать полностью, либо решать вопросы интеграции новых инструментов с помощью общих API.

В теории, такой подход позволил бы сочетать принятые стандарты и протоколы для интеграции через API в единый программно-управляемый пакет, что позволило бы решать задачи документооборота и управления корпоративным контентом через создание кастомизированных приложений, панелей управления и отчетов, оперирующих на основе данных из множества источников.

Но данный сценарий развития рынка не учитывает несколько важных факторов, самым главным из которых можно назвать инертность больших компаний и приверженность к традиционно используемым ИТ-инструментам.

Россия как ECM-рай

Например, в России большинство ECM-решений были внедрены в крупных компаниях довольно давно, многим подобным проектам уже 10 лет. Как правило, они реализованы на базе платформ крупных западных вендоров, в том числе в формате заказных, кастомизированных под задачи заказчика решений.

Сейчас наступил тот момент, когда жизненный цикл таких ECM-систем исчерпывается из-за эволюции требований рынка и текущих технологических реалий. В случае РФ помимо данных факторов можно добавить курс государства на импортозамещения.

И в этом свете два-три года назад можно было говорить, что и в России рынок ECM «сдувался», поскольку всем казалось, что запроса на автоматизацию процессов документооборота и архивного хранения документов больше нет. Но сегодня становится очевидным, что главным трендом на российском рынке является курс на перевнедрение ECM-платформ всеми компаниями, которые пользовались ими ранее – заново, долго и дорого.

Причина?

Резко повысился спрос на качество пользовательского опыта и удобство интерфейса ECM-решений, хотя еще совсем недавно функциональность и отказоустойчивость полностью покрывали собой основные запросы заказчиков.

Учитывая масштабы компаний, использующих ECM в России, а также количество запросов от них на подобного рода задачи в 2019 году, могу сказать, что направление ECM в России скорее живо, чем мертво. Рынок ждет много больших и сложных проектов, которые зададут новый вектор развития ECM в сторону повышения комфорта пользователей, расширения функционала за счет поддержки мобильных платформ и др.

Поэтому, когда об ECM говорят как о динозаврах, отмирающих в экосистеме ИТ-решений для управления документами и другими видами корпоративного контента, это справедливо далеко не для всей планеты и всех ее рынков.

ИИ-перспектива ECM

Еще один вектор развития ECM-решений в будущем – развитие инструментов искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) в составе их функционала.

ECM-системы в этом свете станут обязательным инструментом сохранения и развития конкурентного преимущества для многих крупных компаний в разных областях экономики. Так, оптимизация процессов управления документами и контентом повышает скорость взаимодействия в рамках рабочих операций между сторонами, снижает издержки на них, повышает операционную гибкость.

Такая оптимизация возможна за счет способности ИИ- и МО-решений обнаруживать общие характеристики внешне не связанных между собой документов и файлов. Далее на основе этих находок можно создавать новые виды бизнес-ценности для компании. Поэтому те, кто уже начинает комбинировать стандартные возможности современных ECM-решений с аналитикой данных и машинным обучением, могут совершить рывок в плане операционной эффективности и качества документооборота в ближайшем будущем.

Первый возможный эффект их интеграции в ECM – создание нового контента на базе существующего, через обработку данных на новом уровне анализа появится возможность создавать новые продукты, а также улучшать характеристики уже существующих в соответствии с пожеланиями конечного пользователя.

Второе направление – оценка инвестиций в систему управления документацией и контентом за счет умного сбора и анализа обратной связи. Аналитика и МО здесь играют важнейшую роль и справляются с задачами такого рода крайне эффективно. Более того, аналитика данных способна предсказывать финансовый эффект апгрейда ECM-системы, планируемого или недавно осуществленного.

Третий момент - по мере своего развития ИИ и МО в ECM смогут упразднить необходимость в ручной обработке документации и создании контента. Чем больше данных у ИИ, и чем более продвинутыми инструментами они обрабатываются, тем быстрее происходит обучение и тем скорее произойдет переход к самостоятельному созданию новых видов контента и метаданных.

Аналитики прогнозируют, что в следующие 3-5 лет функционал по автоматизации создания и обработке контента в ECM станет обязательным элементом, и именно аналитика данных вкупе с ИИ станут главным фактором развития ECM.

Не спеши ты нас хоронить

Оценивая современную ситуацию на рынке с позиций собственного опыта, нельзя не согласиться с Gartner: в самом общем плане ECM-платформы действительно во многом отстают от уровня современных потребностей бизнеса в области управления документацией и корпоративным контентом.

Однако данное отставание трудно считать причиной, по которой целый рынок зарекомендовавших себя решений должен уступить место весьма размытой и хаотичной концепции «дробления».

Например, существуют огромный рынок EDI-решений, позволяющих осуществлять автоматизированный обмен электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

EDI-системы позволяют конвертировать привычные документы в стандартные цифровые форматы, гарантируя как корректность конвертации, так и качество доставки (конфиденциальность информации подразумевается по умолчанию). То есть, они обеспечивают полную автоматизацию взаимодействия информационных систем компаний без участия человека.

Так, EDI-решения наиболее распространены в сегменте ритейла, особенно в США, местный EDI-рынок составляет 58,9% мирового, тогда как на Европу и Китай приходится 23,8% и 3,2% соответственно.

Несмотря на узкий сегмент применений и географический ареал распространения, никто не «хоронит» этот рынок только потому, что потребности компаний в управлении документами, данными и новыми видами контента расширяются.

В этом свете логичнее говорить о грядущей и неизбежной эволюции сложившегося рынка ECM, а не о вытеснении целого класса решений набором разрозненных и, по большому счету, пользовательских нишевых сервисов.

Михаил Егоров, заместитель генерального директора по стратегическому развитию компании "АйДи - Технологии управления"

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ECM