Почему технической документации нужен свой электронный архив?

Работа со сложным оборудованием, конструирование деталей и готовой продукции, дальнейшее усовершенствование механизмов сопровождается накоплением огромных архивов технических документов. При этом хранить различные чертежи, сметы и прочую информацию нужно не только в финальных вариантах, но и в промежуточных - например, для контроля этапов разработки. И если бухгалтерские документы достаточно хранить, в среднем, 5 лет, а дальше их уничтожают, то технические хранятся столько, сколько эксплуатируется инфраструктурный объект. И в этом заказчика, а не только регуляторов, прямой интерес.

Особо ценная бумага

Основной массив технической документации, требующий оцифровки и бережного структурированного хранения, состоит из данных на промышленные объекты и выпускаемые изделия на всех стадиях производственного процесса: чертежей, информации по техническим испытаниям, ремонтно-эксплуатационной документации и т.д. При этом часто архив представляет собой «микс» бумажных документов и электронных чертежей стандартных и специфических форматов, диктуемых системами, используемых для конструирования. Привести его к единому электронному знаменателю — довольно трудоемкая задача. Сложности обусловлены разницей форматов, отсутствием единой структуры хранения, специфичностью источников данных (профессиональных программ) и территориальной распределенностью предприятия.

Однако сделать это необходимо. Техническая документация обладает особой ценностью для предприятия. Типичны случаи, когда заказчик обращается за помощью в построении электронного архива после ЧП, в результате которого были утеряны бумажные чертежи и данные по эксплуатации ключевого оборудования на объекте. Зачастую восстановлению они не подлежат, а оцененный ущерб несопоставимо выше стоимости внедрения электронного архива.

У каждого своя задача

Для любого промышленного предприятия технические документы — это основной источник корпоративных знаний, которые используются в работе множества подразделений. И если неприемлемость хранения данных в бумажном виде понятна и без погружения в тематику — бумаги могут сгореть или утонуть, их тяжело пересылать друг другу и контролировать версионность, то с электронными форматами возникает путаница. Ведь существуют хранилища, встроенные в специализированное программное обеспечение классов CAD-, PDM- и PLM. Чем они не подходят для организации архивов?

Специализированное конструкторское ПО, как правило, не содержит полноценных средств для создания промышленных систематизированных архивов документов и организации полноценного технического документооборота: в них невозможно или сложно прописать бизнес-процессы по сбору, согласованию, регистрации, учету и хранению документации. Также такие системы имеют ограничения по хранимым форматам, гибкой структуризации хранения файлов, поиску (в том числе и полнотекстовому) и настройкам доступа к документам.

Каким должен быть архив?

Централизованный электронный архив технических документов — это специализированное решение класса ECM, и оно обладает рядом особенностей.

• На этапе сбора информации поддерживает загрузку, автоматическое атрибутирование и распознавание скан-образов документов, что облегчает перевод бумажных оригиналов в электронный вид.
• Интегрируется с конструкторским программным обеспечением для обновления архива непосредственно в ходе работы над тем или иным проектом. Поддерживает версионность документов.
• Систематизирует и поддерживает многоуровневое связывание документации в соответствии с логическими признаками: объект, проект, исполнитель и т.д.
• Предлагает различные модели и политики доступа к документации, учитывающие класс документов, роли пользователей, статус обработки; обеспечивает должный уровень конфиденциальности документов.
• Дает возможность не только импорта, но и экспорта данных в интегрированные внешние системы, предоставляя им документы в различных форматах и данные из регистрационной карточки.
• Унифицирует форматы предоставления электронных версий документов, облегчая их чтение.
• Обеспечивает развитые средства поиска и подбора документов по запросу, включая поиск по текстовому содержимому документации.

Внедрение электронного архива технической документации позволит не только хранить корпоративный контент и управлять им, но и сформировать базу знаний по типовым проектам и проектным решениям, объединить в корпоративную информационную среду все системы управления предприятием.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Логика Бизнеса, Электронные архивы