Порядок в СЭД: почему необходим электронный архив

Государственная политика в области регулирования бизнеса дает понять: повсеместное использование систем управления контентом (ECM, Enterprise Management Content) в России – вопрос времени. Одно из центральных мест в таких системах сегодня занимает единое электронное хранилище документов. Рассказываем, почему такие системы важны и какие задачи бизнеса они решают.

Единое электронное хранилище документов против хаоса

В последние годы различные ИТ-системы и приложения, а также системы захвата данных ускорили переход к системам электронного документооборота (СЭД) и решениям по управлению контентом компании (ECM), позволив как повысить объемы ввода данных в ИТ-системы компаний, так и преобразовывать «бумагу» в электронный формат.

Стало ли это решением всех проблем? Конечно же, нет. Так, по данным компании Star Storage, 60% сотрудников в среднем тратят более часа на создание уже существующих документов. При этом один и тот же документ в обороте компании может умножаться до 20 раз. В среднем же бизнес теряет около 7,5% всех своих документов, а еще 3% не заархивированы и не хранятся должным образом.

В целом же порядок трат таков: на создание одного стандартного документа уходит 55 рублей, на управление им – примерно 165 рублей, на архивирование и хранение – около 1000 рублей. Поиск неправильно заархивированного документа обойдется уже впятеро дороже, а воссоздание утраченного документа может стоить в 10-12 раз больше стоимости архивирования и хранения. Как и везде: профилактика качественной работы с документами обходится гораздо дешевле ликвидации инцидентов.

Зачем архивировать?

При бумажном документообороте и носитель, и формат письменной или печатной информации оставались практически неизменны на протяжении сотен лет. Напротив, формат электронных записей и носитель информации, на котором они хранятся, могут выйти из употребления в течение десятилетия. Достаточно вспомнить о количестве устаревших на сегодняшний день аппаратных и программных форматов, которые 10-15 лет назад были отраслевыми стандартами.

Единое хранилище документов в этом свете является ключевым компонентом любой стратегии цифрового преобразования и управления информацией.

Многие организации избегают развития проектов СЭД в целом и электронных архивов в частности, поскольку они добавляют накладные расходы и риски в проекты. Однако если рассматривать электронные архивы как часть СЭД/ECM-проекта, возникает возможность получить прямые выгоды. Так, управляя записями в электронном виде, компания может автоматически получать метаданные документов, которые далее используются для идентификации записей, их категоризации и облегчения поиска. Кроме того, менеджеры по работе с документами могут установить более жесткий контроль над файлами, а устранение дубликатов превращается в рутинную задачу.

Электронный архив помогает обеспечить удаление старых версий и мгновенный поиск необходимой информации в нужный момент, а также достичь соответствия внутренним политикам и внешним требованиям в области документооборота (отраслевые стандарты, требования регулятора и т. д.). Одним из ключевых преимуществ является возможность использования единого хранилища документов для всех информационных систем, что обеспечивает сокращение затрат и сроков реализации проектов.   

Важнейшие возможности современных e-архивов

СЭД/ECM-решения не должны ограничиваться простым копированием практик управления документами из физического мира в цифровую среду. Поэтому от них прежде всего требуется умение автоматически управлять приемом информации из различных источников (например, SharePoint, файловые хранилища и электронная почта).

Электронные архивы также должны поддерживать управление документами из локации хранения. Архивные документы – не просто снимки прошлого, которые хранятся мертвым грузом, – они предоставляют информацию, которая может улучшать управление бизнес-процессами по всей организации.

Существуют еще две важные функции современных электронных архивов: автоматическая классификация и объединение записей. Обе они помогают людям больше сосредоточиться на своей работе и меньше – на управлении документами. Так, автоматическая классификация необходима для точности и полноты – ведь даже старательные сотрудники будут совершать ошибки при декларировании новых записей в архиве. 

А объединение записей решает следующую задачу. СЭД/ECM-решения «проглатывают» все электронные файлы при миграции на цифровую парадигму документооборота, и, когда эти файлы помещаются в центральное хранилище, это приводит к проблемам при поиске, получении доступа и использовании контента. Объединение же записей позволяет устанавливать связь с другими системами, идентифицировать записи и помещать их в соответствующие графики управления и хранения без негативного влияния на бизнес-процессы.

Критерии отбора

В целом архитектура СЭД-решения и функциональность электронного архива для задач современного бизнеса должны поддерживать модульную парадигму. Коммуникация между модулями должна реализовываться в формате, имеющем наилучшие перспективы на долголетие, поэтому сегодня подход, основанный на обмене сообщениями в формате XML, является хорошим выбором. 

Он позволяет заменять отдельные компоненты, не затрагивая другие части системы. Многоуровневая архитектура, характерная для современных приложений управления данными, хорошо подходит для системы архивирования, разделяя данные, логику, то есть понимание того, как извлечь значимые данные из системы хранения данных, уровня представления и пользовательского интерфейса.

Систему архива необходимо дублировать таким образом, чтобы ее можно было полностью надежно восстановить и защитить от несанкционированного доступа. Кроме того, необходимо обеспечить поддержку аудиторского следа, чтобы сохранить историю всех изменений записи (например, переход на новый формат, добавление метаданных, обновление цифровых подписей и т. д.).

Другие критически важные возможности e-архива:

1. Система должна позволять вести архив всех документов компании в соответствии с рекомендациями Росархива.
2. Поддержка возможности формирования номенклатуры дел для документов, обрабатываемых как в СЭД, так и в других учетных системах. Документы должны добавляться в дела (тома) вручную или автоматически по заранее установленным критериям.
3. Обеспечение учета выдачи оригиналов документов, контроль сроков их возврата в архив. В случае если сотруднику не нужен бумажный оригинал документа, он может запросить доступ к архивным материалам в электронном виде.
4. Проработка и постоянное совершенствование быстрого поиска нужных документов: как минимум должны быть реализованы полнотекстовый и атрибутивный виды поиска, а также поиск по штрихкоду.

Заключение

Правильный вопрос сегодня заключается не в том, нужна ли вашей организации система СЭД/ECM с эффективным электронным архивом «на борту», а в том, какую именно систему устанавливать и сколько работы придется проделать для перехода на цифровую парадигму работы с документами.

Просто свести все документы компании в единый электронный архив будет недостаточно. Успех придет только через организацию процессов работы с ними.

Любые СЭД и архивные решения работают лучше всего, когда они тесно интегрированы в бизнес-процессы компании и сопровождающие их ИТ-инструменты.

Только полностью понимая охват и объем электронной информации компании, ее руководство сможет по-настоящему подготовить организацию к развитию в цифровом мире следующего десятилетия. Новый горизонт развития здесь – интеллектуальные инструменты интеграции между ECM-, ERP- и CRM-системами компаний. 

Александр Громадин, Руководитель проекта, проектный офис практики СЭД компании «АйДи – Технологии управления»  

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Электронные архивы, АйДи - Технологии управления