Правительство Мурманской области на пути цифровизации процессов работы с документами

Первые шаги к цифровизации процессов работы с документами служебной переписки в Правительстве Мурманской области (ПМО) были сделаны еще в 2009 году с началом использования системы электронного документооборота (СЭДО) в рамках концепции региональной информатизации. В 2017 году с помощью СЭДО был запущен юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), участниками которого стали 26 исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ). Проект реализован при помощи специалистов ИТ-компании «Диджитал Дизайн».

Подготовка СЭДО Правительства Мурманской области к возможности обмена юридически значимыми электронными документами началась еще в 2016 году, когда компания «Диджитал Дизайн» приступила к доработке функциональности системы. Проведенные работы дополнили СЭДО инструментами, необходимыми для создания электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства, и обеспечили возможность получения ПМО электронных документов от участников МЭДО с начала текущего года, а также использования электронного согласования при подготовке документов служебной переписки ИОГВ.

После внесения в августе 2017 года в организационные документы дополнительных регламентирующих положений издание в ИОГВ юридически значимых электронных документов с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) стало правомочным. Новый функционал активно используется, доля исходящих и внутренних документов, издаваемых в электронном виде, быстро растет.

В связи с введением ЮЗЭДО потребовалось произвести ряд доработок некоторых функций системы. Для ускорения процесса работы с электронными документами был разработан новый электронный штамп для регистрации электронных документов, проведены настройки рабочих мест сотрудников, ответственных за делопроизводство в ПМО и ИОГВ. Новые возможности системы обеспечили контроль процесса обмена электронными документами и получение статистических данных, необходимых для формирования отчетов.

В порядке развития ЮЗЭДО планируется обеспечить возможность руководителям ИОГВ утверждения электронных документов в среде мобильного приложения «Автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ руководителя). Приложение обеспечивает надежную защиту информации, позволяет контролировать достоверность процесса подписания документа, получать полную информацию о владельце сертификата ЭП.

«При тотальной информатизации очень важно не только быть первым в технологической гонке, но и обеспечивать при этом комфортную работу людей, в данном случае – сотрудников ИОГВ, поскольку они являются главным трудовым ресурсом. Возможности СЭДО позволят ускорить процессы подготовки документов, а комфортное пребывание в системе пользователей делает эту работу эффективной», – считает Тимур Лапин, председатель комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

Следующая задача, которую предстоит решить в процессе внедрения ЮЗЭДО – создание электронных архивов, обеспечивающих долгосрочное хранение юридически значимых электронных документов в соответствии с рекомендациями ВНИИДАД. Электронный архив обеспечит сохранность оригинальных структурированных файлов с ЭП и электронных копий бумажных оригинальных документов. Предстартовый проект по настройке стенда с электронным архивом в ПМО уже завершен, планируется дальнейшее развитие данной темы.

«Также мы приступаем к интеграции СЭДО с порталом ССТУ.РФ для загрузки результатов рассмотрения обращений граждан. В соответствии с Указом Президента РФ с 1 июля текущего года вся информация об обращениях граждан и результатах их рассмотрения размещается в специальном разделе портала ССТУ.РФ. С помощью компетенций «Диджитал Дизайн» мы автоматизируем подготовку, формирование и отправку отчетности, что позволит нам не только оптимизировать процесс и сэкономить человеческие ресурсы, но и улучшить процесс обработки обращений», – поделился планами развития Тимур Лапин.

Опубликовал: Ирина Рыбченко (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, Диджитал Дизайн