Правительство Воронежской области перешло на импортонезависимую СЭД CompanyMedia

В конце 2019 – начале 2020 года завершился очередной этап проекта развития автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области, который обеспечил переход на импортонезависимую платформу CompanyMedia на основе отечественного программного обеспечения. В результате проекта было сформировано единое информационное пространство электронного документооборота, в котором взаимодействуют все структурные подразделения правительства Воронежской области, исполнительные органы государственной власти Воронежской области и 33 администрации муниципальных районов и городских округов Нововоронеж и Борисоглебск. В настоящий момент в системе работает около 5 200 пользователей.

Объектом развития является государственная информационная система Воронежской области «Автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области» - АС ДОУ. Система предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства, информационного взаимодействия в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, в их подведомственных учреждениях и органах местного самоуправления Воронежской области.

История проекта, подготовка к внедрению

Система CompanyMedia, как основа для обеспечения работы АС ДОУ, в правительстве Воронежской области используется с 2013 года, и все это время система непрерывно функционально развивалась и совершенствовалась. Решение о переходе на импортонезависимую версию системы было принято в 2018 году, в этом же году был составлен подробный план перехода на новую версию СЭД, позволяющий осуществить переход без "простоя" в использовании системы. К этому моменту АС ДОУ включала в себя много дополнительно реализованной функциональности, которую требовалось также воплотить в новой версии системы. Кроме того, в АС ДОУ накопилось большое количество документов, причем многие документы были с длительным сроком исполнения и контроля.

Проект развития АС ДОУ ставил перед собой следующие цели:

• перевод системы на новую программную платформу CompanyMedia  на основе отечественного программного обеспечения,
• функциональное развитие системы АС ДОУ, перенос уже реализованных фуекциональных доработок,
• подключение органов местного самоуправления Воронежской области к АС ДОУ,
• переход на импортонезависимую СЭД должен осуществляться без перерывов в работе пользователей в СЭД.

В рамки проекта также были включены работы по миграции документов, обучение пользователей, администраторов и профильных специалистов работе в системе, а также обеспечение гарантийного обслуживания обновленной системы. Переход был запланирован на конец 2019 года, таким образом, чтобы пользователи смогли начать работать в новой версии системы сразу после январских праздников 2020 года.

В течение 2018 года до момента внедрения новой версии системы были проведены подготовительные мероприятия:

• была создана рабочая группа, в которую вошли представители основных профильных органов власти, таких как департамент цифрового развития, организационное управление правительства области, правовое управление, управление по работе с обращениями граждан, контрольное управление.
• рабочей группой был проведен анализ и определен список ранее сделанных доработок и отчетов в СЭД, которые необходимо перенести в новую версию АС ДОУ, были проанализированы разные типы хранящихся в системе документов и определены порядок и сроки их миграции в новую версию системы в зависимости от особенностей делопроизводства.
• рабочей группой были определены правила отбора документов для первоочередной миграции, которые должны быть доступны пользователям в новой версии АС ДОУ с первого дня работы в ней. При этом старая версия системы должна оставаться доступной пользователям как архивная версия с ограничениями на создание в ней новых документов, пока не будут мигрированы на новую платформу все прежние документы.

В рамках этапа подготовки был разработан технический проект системы, содержащий архитектурную схему программно-аппаратных средств системы, описание функциональных модулей системы и реализованных интерфейсов системы. Данный документ послужил технологической основой для реализации проекта перехода и существенно упростил этот процесс.

На этапе подготовки также были разработаны комплекты документации по администрированию доработанной системы и руководства для работы пользователей в различных модулях АС ДОУ.

Проект внедрения

В проекте перехода на новую версию системы, СЭД CompanyMedia 6 была развернута в 2-х экземплярах. Первый экземпляр предназначался для работы Аппарата Губернатора и структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области и их подведомственных учреждений, второй экземпляр системы автоматизировал работу органов местного самоуправления Воронежской области.

Проект реализовывался в три больших этапа:

1. этап, август – ноябрь 2019: Выполнение работ. В рамках этого этапа проводилось планирование проекта, выполнение работ по настройке решения, первичной миграции справочников и документов, перенос доработок, обучение пользователей работе с системой, а также разработка методики испытаний для запуска системы в промышленную эксплуатацию.
2. этап, декабрь 2019: Приемо-сдаточные испытания. В рамках этого этапа были проведены приемо-сдаточные мероприятия, подготовка к вводу системы в промышленную эксплуатацию.
3. этап, январь 2020: Запуск системы в промышленную эксплуатацию. В рамках этого этапа проекта оказывалось техническое и консалтинговое сопровождение обновленной АС ДОУ, для сотрудников правительства Воронежской области проводилось дополнительное необходимое обучение, оказывались консультации и техническая поддержка на рабочих местах сотрудников.

В обновленной системе автоматизированы следующие процессы:

«Делопроизводство» - автоматизация следующих видов документационного обеспечения управления:

• прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;
• организация переписки между подразделениями;
• контроль исполнения входящих, внутренних, организационно-распорядительных и исходящих документов;
• автоматизация документационного взаимодействия вышестоящих и нижестоящих подразделений;
• поддержка «многолетнего» режима работы.

«Обращения граждан» - регистрация и контроль исполнения обращений физических лиц.

«Поручения» - регистрация и хранение инициативных поручений, выданных сотрудникам организации, предоставление средств контроля за исполнением поручений.

«Договоры» - автоматизация документационного обеспечения процессов заключения договоров и ведения предпроектной работы.

«Документы» - подготовка проектов документов с последующей регистрацией в других подсистемах, построение хранилища электронных документов;

«Центр отчетов», обеспечивающий построение отчетов и справок по исполнительской дисциплине по утвержденным формам и печать документов по бланкам.

«Заседания» - автоматизация процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний совещательных органов государственной власти области.

«Регистр НПА ИОГВ ВО» - фиксирование информации о проведении правовой экспертизы и опубликовании нормативных правовых актов исполнительных органов власти Воронежской области.

В процессе проекта были установлены и настроены более пятидесяти мобильных рабочих мест системы, которые обеспечивают возможность участия в электронном документообороте Губернатора Воронежской области и высших руководителей Аппарата Губернатора и правительства Воронежской области на планшетных устройствах с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.

В ходе проекта была проведена интеграция со следующими информационными системами и ресурсами:

• с внешними СЭД через универсальный интегратор системы;
• с АИС ГЖИ ВО (государственная жилищная инспекция Воронежской области);
• с ССТУ.РФ в части выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан;
• с сервисом "Электронная приемная" на официальном Портале Воронежской области;

  В рамках проекта была проведена миграция необходимых документов: нормативно правовых актов начиная с 2013 года, а за период 2018 – 2019 года миграция всех других документов. Всего было мигрировано порядка 760 000 документов.

В ходе данного проекта был внедрен межведомственный юридически значимый электронный документооборот с использованием системы МЭДО формата 2.7, произошел полный переход на подписание документов в АС ДОУ с применением квалифицированной электронной подписи, в том числе и на мобильных рабочих местах.

В настоящее время работа АС ДОУ охватывает все структурные подразделения Правительства Воронежской области, исполнительные органы государственной власти Воронежской области и подведомственные им учреждения, 39 общественных приемных губернатора в муниципальных районах и городских округах области, 33 органа местного самоуправления Воронежской области, которые были подключены посредством уникального сервиса корпоративного взаимодействия «Мульти СО». Сервис «Мульти СО» позволяет в рамках одного экземпляра CompanyMedia настроить практически неограниченное количество системных организаций, у каждой из которых будет настроен свой независимый контур документооборота. При этом обмен документами между правительством Воронежской области и органами местного самоуправления происходит в одной системе, между ее разными экземплярами - «Экземпляром ПВО» и «Экземпляром ОМСУ ВО».

На текущую дату 2022 года в АС ДОУ работает 5 233 пользователя, из которых 4 543 - руководители и сотрудники правительства Воронежской области, ИОГВ и подведомственных учреждений, и 690 пользователей - сотрудники органов местного самоуправления Воронежской области.

Подготовка пользователей к работе в новой версии системы

Для снятия рисков проекта по адаптации пользователей к работе в новой системе, которые выражаются в отсутствии навыков и опыта работы в новом интерфейсе системы, был использован комплексный подход.

Прежде всего, была запущена работа внутри самого правительства, которую курировала рабочая группа проекта. Эта работа заключалась в заблаговременной отправке сотрудникам официальных писем о переходе на новую версию АС ДОУ, привлечении руководителей органов исполнительной власти для доведения до своих сотрудников информации о том, что с января 2020 года будет осуществлен переход на новый интерфейс системы АС ДОУ, и информации о том, как необходимо подготовиться к этому переходу и о сроках прохождения соответствующего обучения.

От каждого органа государственной власти были выделены несколько делопроизводителей, руководителей и пользователей, которые проходили комплексное очное обучение и по окончании которого становились консультантами по работе в системе для сотрудников своих подразделений.

Для широкого круга пользователей проводились вебинары, которые позволили в онлайн режиме познакомиться с новым интерфейсом системы и ее функциональностью. Вебинары проводились по разным тематикам и разделялись по различным модулям. Группы обучения формировались по ключевой специфике работы и обязанностям сотрудников: делопроизводители, сотрудники департамента по работе с обращениями граждан, с нормативно-правовыми документами, руководители и обычные пользователи системы, таким образом, предметные специалисты могли глубже ознакомиться с работой в системе конкретно в своей области. Все вебинары записывались и были доступны всем желающим для неограниченного изучения.

Дополнительно применялось обучение с помощью прикладного программного обеспечения «Электронный тренажер дистанционного обучения CompanyMedia», которое проводилось организованно, под контролем руководителей подразделений. В каждом департаменте и структурном подразделении выделялись ответственные специалисты, в задачу которых входил контроль прохождения пользователями обучения на электронном тренажере. По итогу прохождения данного обучения проходило тестирование сотрудников на предмет усвоения пройденного материала.

На этапе перехода к промышленной эксплуатации проводились большие очные демонстрации по работе в системе.

Данный комплекс мер позволил оперативно подготовить большое количество сотрудников к изменениям в работе в системе электронного документооборота и снять определенные риски, связанные с изменением привычного порядка работы.

«В рамках реализованного проекта развития АС ДОУ были решены задачи, поставленные Правительством Воронежской области. Прежде всего – выполнены требования Правительства РФ по импортозамещению в соответствии с постановлением Правительства РФ № 325 от 23 марта 2017 года, АС ДОУ переведена на программную платформу российского производителя, которая находится в реестре отечественного ПО. В рамках перехода была проведена миграция контрольных документов регионального и федерального уровня. Мы получили удобный инструмент для самостоятельного подключения пользователей органов местного самоуправления области к единому пространству электронного документооборота Правительства. В настоящий момент можно говорить об организации единого пространства электронного документооборота в рамках всей Воронежской области. В АС ДОУ обеспечивается юридическая значимость электронного документооборота благодаря внедренной квалифицированной электронной подписи, настроено взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, другими субъектами РФ с использованием системы межведомственного электронного документооборота ФСО России (МЭДО). В настоящее время мы реализуем планы по дальнейшему развитию системы.» - так прокомментировал проект Соколов Алексей Серафимович - Заместитель руководителя департамента цифрового развития Воронежской области.

Дальнейшие планы на развитие системы электронного документооборота

АС ДОУ продолжает постоянно развиваться и функционально совершенствоваться, в соответствии с потребностями пользователей системы добавляется новый функционал и отчеты в СЭД, планируются интеграции с другими информационными системами области. Также в ближайших планах поэтапное централизованное подключение к единой СЭД городских и сельских поселений области, в Воронежской области их количество 444 и у них в настоящее время нет своей системы электронного документооборота.

 В дальнейших планах рассматривается переход на новую, более современную версию CompanyMedia 7, дальнейшее развитие МЭДО 2.7.1 в соответствии с реализацией требований Постановления Правительства РФ 1264 от 29.07.2021 г.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст