Решение «Архив первичной бухгалтерской документации» на Docsvision

Простой способ автоматизировать ввод данных с «бумаги» в информационные системы организации

Из широкого спектра финансовых документов предприятия особо выделяется так называемся первичная документация, сопровождающая акты хозяйственной деятельности предприятия: акты сдачи-приемки, товарные накладные и т.д.

Поговорим подробнее о том, как создать удобный электронный архив таких документов.

Как ведется работа с «первичкой»?

Как правило, документы хранятся и в бумажном виде (в шкафах, коробках), и в электронном, если они в таком виде поступили.

Недостатки очевидны: бумажные документы долго искать, они имеют свойство теряться и портиться, а смешанный формат хранения может усложнить подготовку отчётности для надзорных служб и органов, особенно если компания территориально распределенная.

Спросите финансового директора или главного бухгалтера – нужен ли ему архив всей первичной документации в электронном виде? Ответ всегда будет положительный. Однако лишь очень небольшой процент компаний ведет архив этих документов полностью в электронном виде.

В чем сложность ведения электронного архива «первички»?

Создание архива c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется.

Камень преткновения – его наполнение.

При большом потоке входящей первичной документации, процесс ввода данных в систему:

• требует времени высококвалифицированных сотрудников, ведь кроме непосредственно архива данные нужно завести и в учётную систему, «связать» документы между собой,
• поступление документов происходит «волнами», в моменты пика начинается аврал,
• аврал приводит к ошибкам при вводе, к вытекающим из этого ошибкам отчётности и нарушению сроков.

Готовое специализированное решение для автоматического наполнения электронного архива

На помощь приходят технологии потокового сканирования и распознавания текстов. Готовое решение на базе Docsvision может передавать данные не только в электронный архив, но и в другие учётные системы предприятия. Его разработала компания HIT-Service, сертифицированный партнёр Docsvision и технологический партнёр компании ABBYY, за плечами у которого много проектов внедрения СЭД/ECM и успешных проектов по созданию электронных архивов в частности.

Как работает решение

При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер - можно пачкой в конце дня.
Далее архив наполняется автоматически.

Как именно? Посмотрите схему работы решения, подробное описание реального проекта в «Уральской консалтинговой компании» и видеозапись, посвященную этому решению.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision