Ретроконверсия: преимущества оцифровки бумажного архива

О переходе на «цифру» сегодня говорят и пишут повсеместно. Электронный документооборот стал частью реальности многих компаний, которые оцифровывают все больше документов. В профильных изданиях часто встречаются термины «ретроконверсия», «потоковое сканирование», «оцифровка архивов». В этой статье рассмотрим, что представляет собой ретроконверсия на практике, и зачем компаниям оцифровывать бумажные документы.

Будущее за цифровыми архивами?

Каждому предприятию знакома проблема громоздких бумажных хранилищ, в которых компании обязаны хранить документы десятилетиями. Даже при грамотной организации архива, поиск нужных бумаг часто занимает не один час. Дополнительная сложность, если с информацией работают сразу несколько сотрудников: с оригинала приходится делать копии, что также требует временных и финансовых затрат.

При этом бумажные документы изнашиваются, рвутся, мнутся и просто теряются. Для того, чтобы решить все эти проблемы, используют современные технологии ретроконверсии и оцифровки бумажных документов с последующим переводом в формат электронного архива. Конечный результат такой работы – структурированный, простой и удобный цифровой архив в формате единой базы данных.

Ретроконверсия: простыми словами о сложных процессах

Независимо от того, как выглядит бумажный архив и сколько документов включает, ретроконверсия представляет собой сложный многоэтапный процесс. Он состоит из отдельных операций, каждая из которых требует тщательного подхода. Ошибки несут серьезные проблемы, вплоть до безвозвратной утери документов, многие из которых существуют в единственном экземпляре. По этой причине оцифровкой бумажных архивов должны заниматься специалисты с опытом работы в разных категориях документации: технической, финансовой, бухгалтерской и пр.

Важно также понимать, что ретроконверсия – промышленная технология и предполагает использование специального оборудования для потокового сканирования и оцифровки. Это минимизирует риски, с которыми связан перевод архива предприятия в безбумажный вид.

Преимущества перехода на безбумажный архив

Переход на «цифру» имеет много плюсов, которые делают финансовые и временные затраты оправданными. Характерно, что здесь прослеживается тенденция: чем сложнее и объемнее документооборот организации, тем большими будут выгоды. Как результат, сокращаются сроки принятия стратегических решений, оптимизируется большинство бизнес-процессов, упрощается работа с госинспекциями и другими контролирующими органами.

Быстро и удобно

Главное преимущество оцифрованного архива – скорость и удобство поиска нужной информации. При грамотной классификации и структуризации необходимые документы можно найти за несколько минут. Поиск возможен разными способами - по категориям, дате составления, автору или сразу нескольким атрибутам. Также возможно осуществить поиск по содержимому, что, конечно, удобнее по сравнению с традиционными папками и стеллажами.

Для эффективной работы такой информационной сети особое внимание в процессе ретроконверсии уделяют атрибутированию, индексированию цифровых документов, а также формированию базы данных.

Надежно и безопасно

Еще один веский аргумент в пользу оцифровки документов – защита и безопасность. В отличие от бумажных оригиналов, «цифра» не изнашивается и хранится на протяжении неограниченного времени. Кроме того, в цифровых архивах реализованы надежные механизмы защиты содержимого от намеренного или случайного удаления, а также повреждения. Информацию невозможно удалить по ошибке. Многоуровневый контроль исключает доступ к информации лиц, не обладающих соответствующими правами. В целях максимальной защищенности и сохранности данных используется технология резервного копирования базы.

Многопользовательский доступ - незаменимое преимущество в ситуации, когда с архивными документами работает одновременно несколько сотрудников, в том числе в разных структурных или территориально-распределенных подразделениях. Если в случае с бумажными оригиналами не избежать копирования или сканирования с последующей доставкой, с «цифрой» такой проблемы не существует.

К слову, это не только упрощает бизнес-процессы, но и исключает ситуации бесконтрольного копирования или сканирования конфиденциальных документов. Достаточно настроить права доступа, и работать с документацией смогут только те сотрудники, у которых есть полномочия. При этом получить доступ можно, не вставая с рабочего места. Более того, при наличии прав, работать с цифровыми документами возможно из любой точки мира, используя компьютер или другие электронные устройства. Все, что нужно – стабильное интернет-подключение.

Эргономично

Экономия офисного пространства – дополнительный плюс цифровых архивов. И, если для небольших компаний этот вопрос может стоять не настолько остро, крупные предприятия с ежедневным документооборотом оценят это преимущество в полной мере. Многочисленные полки с папками и стеллажи заменит небольшой сервер с базой данных. Очевидно, что аренда офисных или производственных площадей – это серьезная статья бюджета компании. В случае с оцифровкой бумажных носителей расход средств на хранение информации можно, если не избежать полностью, то существенно сократить.

Перечисляя аргументы в пользу оцифровки документов, упомянем еще один. Если бумажные экземпляры частично повреждены при хранении, данные можно восстановить (реставрировать) в процессе ретроконверсии. Разумеется, восстановление осуществляется при участии уполномоченных сотрудников предприятия.

Другие преимущества   

• Интеграция документооборота предприятия в единую информационную IT-сеть позволяет хранить разные категории документов: кадровые, финансовые, распорядительные, технические, проектные.
• Возможности копирования и мгновенного обмена документами уполномоченными сотрудниками по электронной почте или другим каналам связи.
• Одновременная работа с документом неограниченного числа пользователей, обладающих правами доступа.
• Хранение в системе сканов бумажных оригиналов электронных документов в любых форматах.
• Контроль действий пользователей: возможность узнать, кто и когда обращался за информацией, а также вносил изменения. Это делает документооборот в компании прозрачнее и безопаснее на всех уровнях.

Как происходит оцифровка документов

Опишем кратко процесс оцифровки архива на примере алгоритма и технологий, используемых на практике компанией «Логика Бизнеса».

1. На начальном этапе проводится экспертная оценка объема работ, а также физического состояния бумажной документации.
2. Документы классифицируют и распределяют по типу обработки. Так, это может быть обработка разворотами, постраничная обработка, широкоформатное сканирование.
3. После согласования результатов экспертизы, а также условий, разрабатывается детальное ТЗ, в соответствии с которым будет выполняться ретроконверсия. На этом этапе, наравне с договором, заключается соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
4. Далее следует выполнение работ. Подготовка включает расшивку документов, удаление скоб, скрепок, ниток. Бумажные экземпляры сортируют, при необходимости, реставрируют, комплектуют технологическими разделителями.
5. Готовые к ретроконверсии документы сканируют и переводят в соответствующие электронные форматы. Постобработка включает сшивку, комплектацию, проверку качества и целостности.

Впрочем, на этом задачи организации, выполняющей оцифровку, не заканчиваются. Важнейший этап работ – формирование полноценной цифровой базы данных, которая позволит персоналу компании-заказчика быстро находить и работать с любыми документами в электронном виде. Для этого массив оцифрованных образов индексируют, составляют реквизиты для поиска по электронной базе, после чего формируют единую информационную систему. Оригиналы на бумажных носителях сшивают и приводят в первоначальный вид.

И вновь о безопасности

Для клиентов важна сохранность и безопасность архивных документов, в особенности, конфиденциальных. Автоматизация процессов оцифровки бумажного архива минимизирует риски. В распоряжении компании-исполнителя учетные информационные системы, позволяющие провести предоставленный архив через весь процесс без утери, повреждения, нарушения комплектности. Что касается конфиденциальности, то здесь, как уже упоминалось выше, важным фактором будет обязательное подписание соглашения о неразглашении конфиденциальной информации.

«Логика Бизнеса» специализируется на комплексных процессах, связанных с преобразованием информации с любых бумажных носителей в цифровой формат. При необходимости и по запросу клиента предоставляется оборудование и персонал для поддержки процессов или производится оцифровка архива любых масштабов под ключ ресурсами компании. Услуги потокового сканирования и ретроконверсии доступны как с вывозом архивов на производственные площадки «Логики Бизнеса», так и на территории заказчика.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Логика Бизнеса, Электронные архивы