До внедрения СЭД ТЕЗИС в Группе компаний уже использовалась СЭД , однако с 2017 года это решение было снято с поддержки. Вдобавок к этому, прошлая система имела ограничения по производительности и не позволяла автоматизировать ряд процессов «Автоплюс», накапливалась очередь из отложенных задач. Поэтому в итоге было решено заменить СЭД.
При выборе учитывался ряд критериев:
- функциональность;
- архитектура;
- масштабируемость;
- удобство интерфейса;
- открытость и способность к развитию;
- безопасность;
- стоимость самого решения и поддержки;
- наличие рекомендаций.
Оптимальным вариантом по сочетанию этих критериев стала СЭД ТЕЗИС. ГК «Автоплюс» приобрела Расширенную редакцию системы. Команда СЭД ТЕЗИС изучила бизнес-процессы управляющей компании и дочерних предприятий автохолдинга, разработала функциональную спецификацию по проекту, в соответствии с ней настроила систему и расширила ее возможности.
При внедрении СЭД ТЕЗИС в первую очередь были реализованы управленческие процессы — обработка распоряжений управляющей компании и заявок дочерних компаний в адрес УК. Для этого созданы новые виды документов и настроены новые процессы.
Распоряжениям УК соответствует документ «Управленческое требование» (УТ). В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все этапы работы с ним: создание; предварительное обсуждение, которое запускается при необходимости; согласование с юридической и финансовой дирекцией, а также другими подразделениями и руководителями; утверждение у генерального директора. В финале на основе УТ создается приказ, который отправляется на ознакомление в дочерние компании. Еще один новый вид документа — «Заявка в дирекцию». Сотрудник УК или дочерней компании создает в СЭД ТЕЗИС такой документ, указывает предметную область, например, «Юридические вопросы», и направляет на исполнение. Сотрудник из штата дирекции принимает заявку в работу, при необходимости — согласует с коллегами. Документы по итогам исполнения прикрепляются к карточке в СЭД.
Помимо этого в СЭД ТЕЗИС реализована возможность подготовки доверенностей: создание, передача юристам для оформления, проверка в дирекции по правовым и корпоративным вопросам, подписание у гендиректора. Также через систему можно организовать оформление нотариально заверенной доверенности. Автоматизированы также другие процессы документооборота, работа канцелярии, контроль исполнения задач, подготовка аналитики и отчетности. Внедрены и активно используются инструменты для организации совещаний. В СЭД ТЕЗИС происходит формирование повестки, уведомление участников, подготовка протокола, создание задач его на основе. Настроен отдельный вид совещаний — «Комиссия качества». Теперь специалисты служб по работе с клиентами обязательно оформляют эту важную управленческую процедуру в ТЕЗИС.
«Главный результат проекта — ГК «Автоплюс» полностью перешла на ТЕЗИС, а прошлая система отправлена в архив, — рассказывает Сергей Шестопалов, ИТ-директорГК «Автоплюс», — Все настроенные в прошлой СЭД процессы переведены в новую. Вдобавок к этому, в ТЕЗИС реализован ряд процессов, которые ранее выполнялись вне каких-либо решений по автоматизации. Это позволило формализовать и оптимизировать работу, повысить ее прозрачность и контролируемость. Кроме того в ГК «Автоплюс» появилось единое пространство для хранения документов, где их легко можно найти, достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова. Сейчас СЭД ТЕЗИС используют юристы, секретари и руководители подразделений, а также менеджеры всех отделов. Система применяется очень широко, в ней работают все дочерние предприятия группы. Общее количество пользователей составляет более 700 человек».
* По данным рейтинга АвтоБизнеРевю ТОП-100 автохолдингов России