СЭД ТЕЗИС автоматизировала управление договорами, командировками, закупками и качеством в Valio

Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье. Кроме того, завод выполняет функции дистрибуционно-логистического центра, откуда продукция Valio отправляется клиентам со всей России и торговым партнерам из стран СНГ. Подразделение также работает с партнерскими производствами, выпускающими под контролем и по заказу компании молоко, йогурты, творог и другую продукцию Valio.

В компании решили внедрить новую СЭД для повышения эффективности и прозрачности внутреннего документооборота, в частности, договорной деятельности, оформления командировок и переработок, проведения закупок, обработки сообщений о несоответствии.

Заказчик остановил выбор на СЭД ТЕЗИС. В ходе внедрения системы были настроены справочники и виды документов, а также последовательность этапов различных процессов. Кроме того, проведена интеграция с учетной системой 1С и ERP системой Axapta. В СЭД перенесены архивные данные из этих систем, регулярно выполняется синхронизация информации о статьях затрат, контрагентах, номенклатурных группах товаров, подразделениях, должностях, сотрудниках и т.д.

Автоматизированы следующие направления:

• Управление договорами
  Автоматизированы все этапы: создание документа, согласование внутри компании и с контрагентом, регистрация в канцелярии. Предусмотрена возможность согласования с протоколом разногласий (списком изменений для обсуждения с контрагентом).

• Оформление командировок
  Процесс включает согласование заявки, приобретение билетов, оформление приказа, расчет командировочных и предоставление отчета об израсходованных по итогам командировки средствах.

• Закупки и согласование поставщиков
  В СЭД ТЕЗИС переведена оценка заявки, выбор лучшего варианта, согласование, выполнение, а также финансовый контроль и проверка безопасности при крупных суммах.

• Управление несоответствиями
  Под этим процессом подразумевается обработка сообщений об испорченной упаковке, просроченных продуктах и тому подобном.

За счет того, что широкий круг процессов ООО «Валио» переведен в СЭД ТЕЗИС, движение документов во многом автоматизировано. Сотрудникам не нужно самим определять состав согласующих, при этом обеспечено выполнение всех регламентов. Маршруты движения документов гибкие и учитывают все особенности бизнес-процессов заказчика.

В СЭД автоматически фиксируется время выполнения задач, движение документов, занятость сотрудников и множество других показателей. Все это можно увидеть в истории карточки или при помощи различных отчетов, которые можно подготовить в системе. За счет этого документооборот и связанные с ним процессы стали абсолютно прозрачными. В компании создано централизованное структурированное хранилище документов. Их легко найти по словам из текста. Для всех пользователей настроены параметры доступа, обеспечена безопасность работы в системе и передачи данных по открытым каналам связи, поэтому нивелирован риск утечки информации.

«Внедрение СЭД ТЕЗИС позволило нам получить стабильно работающий продукт, качественно реализующий наши бизнес-процессы документооборота. Система показала высокий уровень надежности, что позволило нам забыть о долгом запуске процессов согласования или медленном открытие электронных документов», — отмечает директор по информационным технологиям ООО «Валио» Евгений Калинин.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Haulmont