Система учета рабочего времени на базе "1С:Документооборот" помогла оптимизировать работу специалистов многофункционального общего центра обслуживания холдинга "Металлоинвест"

Специалисты компании "1С-КПД" автоматизировали учет использования рабочего времени специалистов ООО "Металлоинвест Корпоративный Сервис" – многофункционального общего центра обслуживания (ОЦО) группы компаний "Металлоинвест". Созданная на основе решения "1С:Документооборот" система учета рабочего времени на момент внедрения охватила около 800 рабочих мест. Внедрение позволило организовать оперативный учет рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение многопрофильных задач. Руководство получает детальную информацию о выработке и эффективности работников кадровой службы, бухгалтерии, секретарей обслуживающего центра и других. Это помогает оперативно контролировать занятость и эффективно использовать рабочее время сотрудников для решения других задач. Сократился период простоев рабочего времени специалистов ОЦО, повысились исполнительская дисциплина и качество их работы.

Группа компаний "Металлоинвест" – мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и металлизованной продукции, один из региональных производителей высококачественной стали. ООО "Металлоинвест Корпоративный Сервис" (ООО "МКС") – многофункциональный общий центр обслуживания ГК "Металлоинвест".

Сотрудники ОЦО ведут бухгалтерский и налоговый учет, решают задачи казначейства, управления персоналом, сопровождения закупочной деятельности, занимаются вопросами правовой поддержки и экономической безопасности компаний холдинга. Оперативное решение этих задач напрямую влияет на эффективность работы всей группы компаний, поэтому руководству важно получать информацию, необходимую для грамотного распределения задач, управления рабочим временем и занятостью персонала центра.

Ранее для учета занятости, рабочего времени и трудозатрат специалистов ООО "МКС" использовались электронные таблицы. При этом нередко в учете рабочего времени возникали ошибки, связанные с человеческим фактором: не всегда сотрудники корректно предоставляли необходимую информацию, не все данные верифицировались руководством. Кроме того, больших трудозатрат требовали актуализация данных и формирование консолидированных показателей за различные периоды времени.

Назрела необходимость в эффективной системе учета рабочего времени сотрудников ОЦО, которая позволяла бы контролировать время и трудозатраты специалистов центра, ускорить сбор и консолидацию данных о занятости и выработке персонала. Для решения этих задач было решено задействовать функционал системы "1С:Документооборот", внедренной ранее в компаниях группы специалистами "1С-КПД". В результате внедрения появилась возможность:

• Ежедневно заполнять отчеты о затраченном на выполнение поставленных задач времени (таймшиты). В случае отсутствия данных, система автоматически уведомляет об этом специалиста и его непосредственного руководителя. В итоге обеспечен корректный учет рабочего времени сотен различных сотрудников центра. Затрачиваемое на контроль правильности заполнения таймшитов и получение консолидированной информации время сократилось на 65%.
• Формировать отчеты о выработке персонала в режиме реального времени. Руководству доступна актуальная информация о времени, затраченном на участие в тех или иных проектах, что позволяет распределять задачи, контролировать занятость и эффективность работы сотрудников и, в случае необходимости, оптимизировать процессы.
• Повысить исполнительскую дисциплину и качество работы сотрудников ОЦО.

Директор по операционной эффективности и развитию ООО "МКС" Максим Чумак, отмечает: "Система учёта рабочего времени сотрудников, созданная на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", помогает нам рационально планировать работу персонала, в том числе – распределять человеческие ресурсы на задачи. Мы получили возможность оперативно контролировать занятость сотрудников, оценивать производительность работы структурных подразделений и каждого работника, выявлять и оптимизировать наиболее трудоемкие процессы. В целом, эффективность управления персоналом ОЦО повысилась".

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: 1С:КПД