Умные ECM: главные инновации в СЭД на ближайшие годы

Роман Коновалов, генеральный директор "АйДи - Технологии управления" - о том, как меняется рынок ECM благодаря инновациям, и какие преимущества дает бизнес-пользователям использование прогрессивных технологий в ECM.

Многие руководители считают, что управление документооборотом — консервативный бизнес-процесс, который не требует инновационного и креативного подхода. Но использование облачных вычислений, искусственного интеллекта и мобильных приложений ускоряет процессы маршрутизации и согласования документации, а также помогает принимать взвешенные управленческие решения в считанные минуты.

По данным Markets and Markets, мировой ECM-рынок будет расти со среднегодовым приростом в 16,2% с 2017 по 2022 годы и перешагнет планку в 67 млрд. долларов к концу периода. Резкому росту объемов рынка ECM способствуют совершенствование инструментов обеспечения конфиденциальности данных, а также появление на рынке новейших технологий, которые позволяют сделать работу с документами максимально простой и доступной даже для рядовых сотрудников организаций.

В России пока многие бизнес-руководители скептически относится к внедрению в работу инновационных технологий. Это связано с тем, что новейшие ИТ-инструменты вызывают у них опасения в области конфиденциальности данных, разграничения прав доступа сотрудников к документам и безопасности передачи бумаг, содержащих корпоративную тайну. Однако механизмы защиты контента совершенствуются, и уже в ближайшие 2-3 года мы увидим, как ECM в России становятся по-настоящему умными. Как это будет выглядеть?

Мобильные приложения для управления данными

В прошлом году Gartner объявил о смерти ECM как устаревшего класса ИТ-продуктов. После чего многие вендоры задумались о внедрении новейших ИТ-инструментов в работу систем. Компании, стремящиеся упростить управление контентом, начали тестировать различные технологии для мгновенного захвата документов и их передачи на обработку и хранение, а также для маршрутизации и согласования документов.

Главным трендом в этом направлении стало использование мобильных приложений. По результатам опроса AIIM, 32% респондентов назвали доступ к информации в любом месте и в любое время одним из основных мотивов отказа от бумажных носителей.

Переход к мобайлу означает автоматическую конвертацию документов в формат, пригодный для чтения и редактуры с мобильных телефонов, например, в виде электронных таблиц с полями для заполнения. Кроме того, мобильные девайсы могут использоваться для моментального сканирования и обработки документов. Все это позволяет оптимизировать рабочий процесс: менеджеры больше не зависят от офисного десктопа и могут заключать сделки и отправлять документы на согласование в «полевых» условиях. Особенно это важно для торговых представителей ритейл-компаний, для которых даже минутное промедление при заключении договора может стоить сделки.

Искусственный интеллект и роботизация для сбора и обработки документов

ECM-решения хранят в себе огромные пласты информации, пожалуй, даже больше, чем традиционные поставщики аналитических данных — учетные ERP и CRM-системы. Однако лишь ее малая часть эффективно используется для роста показателей бизнеса. Во многом это связано с тем, что обработка неструктурированных данных, содержащихся в таких документах, как договоры, соглашения или счета, - процесс трудоемкий и подверженный ошибкам. В итоге компании тратят огромные средства на оцифровку бумажных архивов, организацию общего доступа к файлам и настройку решений для совместной работы и платформ для управления документами.

Все это можно делать в разы быстрее и дешевле с применением AI (искусственного интеллекта) и RPA (роботизации бизнес-процессов). Механизм взаимодействия таких «умных» алгоритмов с ECM не так сложен: ECM обеспечивает инструменты когнитивной аналитики неочищенными данными, а интеллектуальная автоматизация позволяет обрабатывать эти огромные объемы данных быстрее и точнее, чем это было возможно когда-либо человеческими усилиями, и находить в них скрытые закономерности.

Например, использование ECM с поддержкой AI или RPA-инструментов, переводящих PDF, изображения, видео или аудиофайлы и другие форматы в удобочитаемый вид, позволяет упростить извлечение, маркировку и использование ценной информации из неструктурированных документов. Можно также обучить систему идентификации типов документов на основе контента, определению, в каком репозитории должен храниться документ, или автоматическому реагированию на входящие документы и запуску соответствующих процессов согласований.

Сегодня большинство интеллектуальных технологий и методов анализа, таких как глубокая контент-аналитика или обработка естественного языка, доступно через приложения ECM или в виде дополнительных модулей к системам. Например, глобальный вендор OpenText в конце 2017 года предложил концепцию «Интеллектуальное, подключенное предприятие», в основе которой лежит обработка всех объемов данных в вашей организации, как структурированных, так и неструктурированных, при помощи ИИ и «умной» аналитики, для оптимизации бизнес-процессов. Естественно, ядром такого предприятия ИТ-компания назвала ECM, которая поставляет данные для обработки, — и даже запустила несколько ИИ-сервисов, работающих с документацией.

В ближайшем будущем спрос на такие решения будет только расти: Gartner подсчитал, что к 2021 году почти 40% организаций по всему миру внедрят интеллектуальные системы в свои рабочие и бизнес-процессы.

Облака для экономии средств и организации совместной работы

Установка ECM on-premise может быть дорогостоящим и сложным для управления процессом: такая система требует постоянных инвестиций в аппаратное и программное обеспечение, найм, обучение и содержание команды ИТ-администраторов, ИТ-услуги. Кроме того, дополнительными статьями расходов станут масштабирование решения, подключение к нему новых пользователей и филиалов.

В 2018 году в Forrester подсчитали, что 90% лиц, принимающих решения о развертывании ECM, планируют делать это в облаке — переход к управлению контентом в гибридных или частных облаках уже не будущее, а наша реальность. Разработчики предлагают, например, управление цифровыми активами как услугу. Они создают безопасную и обособленную пользовательскую архитектуру, разрабатывают структуру папок таким образом, чтобы никакие данные или их целостность не терялись при переносе документов из одной системы в другую. И в итоге заказчик получает полностью укомплектованное, безопасное решение, которое может безболезненно развивать и масштабировать.

Помимо очевидной экономической выгоды, разворачивание ECM в облаке позволяет эффективно организовать совместную работу над документами. Для этого их не нужно перебрасывать между отдельными репозиториями или пользователями — достаточно дать коллегам доступ к залитому на облачный сервис файлу. А также облачные сервисы легко интегрируются между собой и с внешними бизнес-приложениями. Можно, например, встроить в облачную ECM BPM-инструментарий для автоматизации управления бизнес-процессами. Алгоритмизация процессов в ECM поможет устранить ручные задачи по маршрутизации документов и повысит эффективность совместной работы сотрудников.

Дополненная реальность, блокчейн и все-все-все

Наконец, существуют более футуристические сценарии для развития ECM — использование инструментов дополненной реальности, переход на технологии квантовых вычислений или применение технологии распределенных реестров для хранения документации.

Но говорить об их массовом внедрении в ECM-секторе пока не приходится. До тех пор, пока не будет преодолено недоверие бизнес-руководителей к инновациям, они не будут приживаться на российских предприятиях.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, АйДи - Технологии управления