В Банке «ИТУРУП» внедрена импортонезависимая система CompanyMedia

Импортонезависимая СЭД CompanyMedia внедрена в банке «ИТУРУП» с целью объединения всех документов в единой системе. С помощью системы автоматизирована работа с внутренними, входящими, исходящими, организационно – распорядительными документами и договорами.

ООО «Банк «Итуруп» – региональный банк, расположенный в г. Южно – Сахалинск, Сахалинской области. Исторически, банк специализируется на обслуживании предприятий промышленности Сахалина. Банк обладает высокой репутацией и стабильной позицией в регионе, активно внедряет инновационные инструменты, разработанные российскими компаниями.

Предпосылкой к внедрению системы электронного документооборота в банке ИТУРУП послужила необходимость осуществлять полноценную работу с документами внутри единой информационной системы. До проекта внедрения документы поступали на электронную почту банка, откуда они регистрировались делопроизводителем и направлялись непосредственным исполнителям в бумажном или электронном виде. При этом отмечался очень длительный процесс согласования документов на бумажных и электронных носителях, неудобство мониторинга статуса согласований, а также контроля  сроков исполнения по причине отсутствия унифицированной системы работы с документами. Для устранения этих недостатков было принято решение о внедрении СЭД.

Для внедрения была выбрана СЭД CompanyMedia.  Такой выбор был сделан по нескольким причинам. Решающие из них: широкая функциональность системы, отражающая требования к работе с документами в банке; наличие возможностей контроля и мониторинга процессов согласования и отслеживание сроков исполнения в режиме реального времени, что играет немаловажную роль в банковском документообороте. Дополнительными критериями выбора можно назвать: импортнезависимость ПО, то обстоятельство, что решение является полностью отечественной разработкой; интуитивный и удобный интерфейс системы; предоставление  предметного консультационного сопровождения пользователей.

Новая версия СЭД CompanyMedia  имеет улучшенный веб-интерфейс, также улучшена и оптимизирована работа всей системы. В основе используется СПО на уровне СУБД (PostgreSQL) и серверной операционной системы (CentOS). СЭД CompanyMedia входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В 2017 году система CompanyMedia удостоена премии «Цифровые вершины» - первой национальной награды в области ИТ, поощряющей лучшие отечественные решения для повышения эффективности, в номинации «Лучшая СЭД».

Проект по внедрению внутренней системы электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia стартовал в начале ноября 2019 года.  Внедрение системы, обучение пользователей, технические консультации и сопровождение проводилось полностью удаленно.  Проект внедрения осуществляла компания Айкам – партнер компании «ИнтерТраст». В рамках проекта была организована рабочая группа, в которую от Айкам входили инженеры и разработчики, а от банка сотрудники отдела программирования и автоматизации банковских процессов. Один из сотрудников заказчика прошел очный курс обучения в учебном центре компании «ИнтерТраст». Со стороны Айкам задачи специалистов заключались в установке программного обеспечения на серверах заказчика, конфигурирование данных и тестирование системы, сопровождении бесперебойной работы функционала СЭД. Со стороны заказчика – организация рабочих мест пользователей, сбор и  предоставление информации о требуемых настройках, своевременные оповещения о возникающих ошибках, необходимости доработок и внесения изменений.

В рамках проекта автоматизированы следующие функциональные области: делопроизводство, подготовка внутренних и организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения), работа с номенклатурой дел, работа с договорами. Система обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач, предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту.

Сотрудники Заказчика с энтузиазмом и готовностью отнеслись к переходу на единую систему электронного документооборота CompanyMedia. Руководители подразделений, руководители высшего звена, ключевые делопроизводители заблаговременно ознакомились с принципами работы в системе  на видеосеминарах, проведенных компанией «ИнтерТраст». Для остальных сотрудников компанией Айкам было организовано персональное обучение в удаленном формате, на котором сотрудники банка проявляли заинтересованность, инициативность.  Было вынесено много предложений на обсуждение по приведению функционала системы к виду, наиболее соответствующему сложившимся в банке бизнес процессам. Все семинары и консультации были записаны и размещены на внутреннем портале заказчика для самообучения сотрудниками банка. Также на данном портале собраны справочные материалы по работе с модулями в системе от компании «ИнтерТраст» и предметные инструкции, подготовленные сотрудниками Айкам.

Результаты проекта и планы развития

Переход всех сотрудников банка к новым условиям работы с документами находится в процессе. Но уже на данном этапе можно отметить увеличение оперативности работы с рассмотрением и маршрутизацией документов. Значительно ускорилось время согласования документов, уменьшилось время на ознакомление с документами. Делопроизводитель банка регистрирует поступающую корреспонденцию, и без промежуточных операций документ поступает на рабочее место ответственного сотрудника подразделения.

В качестве развития проекта обсуждается доработка в части интеграции системы и электронной почты. Необходимо организовать прямую доставку в СЭД документов, поступающих на электронную почту. Данная доработка будет проведена разработчиками компании Айкам. В ближайших планах стоит обновление системы заказчика до новой версии CompanyMedia, которая планируется в ближайшее время. В данной версии заказчик ожидает появление функционала автозаполнение форм карточки документа.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, ИнтерТраст, внедрение